Dalam proses pengambilan pekerja, bahagian sumber manusia biasanya akan melakukan semakan latar belakang (background checking) sebelum mengambil seseorang pekerja. Ia merupakan prosedur biasa yang diamalkan sama ada di dalam atau luar negara.
Namun, sejak kebelakangan ini timbul satu isu di mana pekerja enggan memberikan butiran latar belakang semasa memohon kerja atas faktor kebimbangan penyalahgunaan atau penyebaran data individu.
Kenapa Penting Background Checking?
Pada asasnya background checking merupakan satu teknik atau alat yang digunakan bahagian sumber manusia atau perekrut untuk menyaring calon-calon pekerja yang memohon suatu jawatan dengan syarikat.
Ia selalunya dibuat selepas proses interview dengan pihak syarikat akan menghubungi bekas majikan calon pekerja bagi menyemak maklumat. Atau pihak syarikat boleh mengakses pengkalan data untuk melibat jika pekerja memiliki rekod jenaya ataupun tidak.
Menurut kajian hampir 92% majikan akan membuat background checking sebelum mengambil seseorang pekerja itu. Antara perkara yang dilihat atau disemak semasa background checking adalah,
- Alamat kediaman pekerja
- Latar belakang pendidikan pekerja
- Latar belakang sejarah pekerjaan
- Latar belakang rekod jenayah
- Latar belakang surat menyurat
Perlu difahamkan di sini bahawa prosedur background checking ini dibuat adalah untuk mengurangkan risiko syarikat mengambil pekerja yang memiliki reputasi kurang baik. Ia juga sebagai perlindungan kepada syarikat jika berlaku sebarang masalah.
Boleh Ke Majikan Akses Maklumat Pekerja?
Jika dirujuk pada Akta Kerja 1955 tiada penepatan yang menerangkan background checking tetapi sebaliknya terdapat satu seksyen menjelaskan tentang keperluan menyimpan daftar. Pada Bahagian 13, Seksyen 61 dalam Akta Kerja 1955 adalah menerangkan tentang kewajipan majikan menyimpan rekod pekerja.
- Setiap majikan hendaklah menyediakan dan menyimpan sebuah atau lebih daftar yang mengandungi maklumat tertentu berhubung dengan setiap pekerja yang bekerja untuknya sebagaimana yang ditetapkan oleh peraturan-peraturan yang dibuat di bawah Akta ini.
- Setiap daftar tersebut hendaklah disimpan untuk tempoh tertentu supaya setiap butiran yang direkodkan di dalamnya boleh diperolehi untuk pemeriksaan bagi tidak kurang dari enam tahun selepas merekodkannya.
Berdasarkan penetapan di atas jelas bahawa majikan perlu menyimpan rekod pekerja untuk satu tempoh tertentu walaupun selepas pekerja itu berhenti atau tukar ke syarikat lain. Maka, ini memperlihatkan yang majikan dibenarkan untuk mengakses maklumat pekerja.
Sungguhpun begitu menjadi tanggungjawab majikan itu sendiri untuk menjaga maklumat yang diberikan pekerja. Ini berkait rapat dengan perundangan yang digariskan pada Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) 2010.
Di bawah Akta ini ia menerangkan perlindungan terhadap data pengguna yang diambil mestilah tidak disalah gunakan untuk dijual pada pihak ketiga. Dan atas sebab itu juga syarikat selalunya mengeluarkan polisi Non-Disclosure Agreements (NDA) yang bertujuan untuk menjaga mana-aman pihak dari membocorkan maklumat peribadi tanpa kebenaran.
Adakah Lakukan Background Checking Langgar Undang-Undang?
Sukar sebenarnya untuk menentukan sama ada prosedur background checking melanggar undang-undang atau tidak. Namun, satu perkara yang pasti adalah majikan perlu simpan data pekerjanya untuk satu tempoh tertentu. Dan menjadi tanggungjawab majikan itu juga untuk menjaga data tersebut sehingga ia tamat tempoh.
Bagi kes melakukan background checking pula ia boleh dianggap tidak melanggar perundangan atau menjadi kesalahan jika maklumat yang dicari tidak merisiko keselamatan pekerja seperti maklumat perbankan atau data sulit.
Dalam kes background checking majikan juga perlu bertanggungjawab dan tidak menyalah gunakan maklumat pekerja untuk sebarang tujuan peribadi. Setiap maklumat yang dicari mestilah berkaitan dengan pengambilan pekerja dan bukannya untuk menjual data ke pihak ketiga.
Pastikan Syarikat Patuhi Perundangan Dengan MySyarikat HR Software Terbaik Di Malaysia!
Adakah anda sedang mencari HR software terbaik yang boleh bantu pengurusan pekerja tetapi pada masa yang sama mematuhi perundangan kawal selia kerja di Malaysia? Jika jawapannya ‘YA’, berita baik kepada anda kerana HR software MySyarikat adalah pilihan pengurusan kepada bisnes-bisnes di Malaysia.
Dengan sistem HR software MySyarikat, pengurusan sumber manusia syarikat akan akan menjadi lebih efisien dan efektif! Daripada pengurusan gaji, cuti, tuntutan sehingga merekod kehadiran dan banyak lagi dapat diselesaikan dengan HR software yang moden dan inovatif ini.
Mari tingkatkan kualiti kerja tempat kerja, melancarkan operasi perniagaan dan merevolusikan syarikat anda dengan sistem HR software moden MySyarikat!
Jom rasai sendiri pengalaman menggunakan HR software MySyarikat sekarang secara percuma dengan ‘Book Demo’ bersama kami!
