Selama bertahun-tahun, invois dikeluarkan dalam bentul kertas, PDF atau fail Excel. Namun, perniagaan di Malaysia kini mengalami perubahan landskap dengan kerajaan memperkenalkan e-invois sebagai sebahagian daripada agenda pendigitalan cukai negara.
Ya, perubahan ini diperkenalkan untuk menutup jurang kebocoran maklumat, memperkemaskan pelaporan dan meningkatkan integreti perniagaan. Antara yang terlibat dalam perubahan ini adalah perniaga:
- Business to Business (B2B)
- Busines to Consumer (B2C)
- Business to Goverment (B2G)
Oleh itu, jika perniagaan anda mengeluarkan invois, sama besar atau kecil, e-invois bukan lagi pilihan tetapi ia satu keperluan yang perlu difahami dengan mendalam.
Apa Itu e-Invois?
e-Invois ialah dokumen digital rasmi bagi transaksi perniagaan yang perlu disahkan oleh pihak berkuasa sebelum digunakan. Ia bukan sekadar invois elektronik, tetapi invois yang telah melalui proses pengesahan sistem.
Di Malaysia, pelaksanaan ini dikawal selia oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM) melalui sistem MyInvois. Setiap e-invois mesti dihantar untuk pengesahan sebelum dikongsi atau direkodkan sebagai transaksi sah.
Perbezaan e-Invois vs Invois Biasa
Invois biasa lazimnya:
- Dikeluarkan dalam bentuk PDF, Excel atau jaan sistem persedirian
- Tidak memerlukan pengesahan pihak ketiga
- Bergantung sepenuhnya kepada kepercayaan antara pihak
Sebaliknya, e-invois:
- Mesti disahkan secara masa nyata
- Tidak boleh digunakan sebelum diluluskan
- Direkod dalam ekosistem cukai negara
Inilah sebab kenapa e-invois LHDN dianggap lebih kukuh dari sudut pematuhan dan audit. Ia bukan lagi soal format, tetapi soal kesahihan transaksi.
Bagaimana Sistem e-Invois Berfungsi Di Malaysia?
Peranan Sistem MyInvois
MyInvois berfungsi sebagai pusat pengesahan nasional. Setiap e-invois yang dikeluarkan perlu dihantar ke sistem ini untuk semakan automatik. Prosesnya ringkas tetapi berstruktur:
- Data dihantar
- Sistem menyemak pematuhan
- Status diterima atau ditolak dipulangkan
Tanpa pengesahan ini, invois tersebut tidak dianggap sebagai e-invois yang sah.
Jenis Transaksi Yang Terlibat
Pelaksanaan e-invois meliputi:
- B2B: urus niaga antara syarikat
- B2C: jualan kepada pengguna akhir
- B2G: transaksi dengan agensi kerajaan
Skopnya luas, dan hampir semua perniagaan berstruktur akan terlibat.
Aliran Proses e-Invois (Gambaran Umum)
Secara ringkas, alirannya adalah:
- Pengeluaran e-invois
- Penghantaran untuk pengesahan
- Notifikasi status
- Perkongsian kepada pelanggan
- Penyimpanan rekod
Persediaan Pelaksanaan e-Invois Untuk Perniagaan
- Pendaftaran & Keperluan Asas
Langkah pertama ialah memastikan perniagaan mempunyai:
- Nombor Pengenalan Cukai (TIN)
- Akses kepada platform MyTax
Tanpa asas ini, proses e-invois tidak boleh dimulakan.
- Pilihan Kaedah Pelaksanaan
Terdapat dua pendekatan utama untuk cara buat e-invois:
- Portal MyInvois (manual), sesuai untuk volum transaksi rendah
- Integrasi API (automasi), sesuai untuk perniagaan berskala besar
- Persediaan Dalaman Syarikat
Selain sistem, perniagaan perlu bersedia dari sudut manusia dan proses:
- Penyesuaian sistem perakaunan
- Latihan kakitangan kewangan dan operasi
- Penetapan SOP baharu untuk bil dan invois
Pengurusan e-Invois Selepas Dikeluarkan
- Perkongsian e-Invois Dengan Pelanggan
Bentuk e-invois sebenar ialah data digital yang disahkan. Namun, untuk tujuan kefahaman, perniagaan biasanya berkongsi:
- Rekod e-invois yang disahkan
- PDF visual sebagai paparan sokongan
PDF memudahkan rujukan, tetapi status sah tetap terletak pada e-invois yang telah disahkan.
- Pembatalan & Penolakan e-Invois
Pembatalan atau penolakan dibenarkan dalam tempoh 72 jam selepas pengesahan, contohnya jika berlaku kesilapan harga atau maklumat.
Selepas tempoh ini, pembetulan perlu dibuat melalui:
- Nota kredit
- Nota debit
Pendekatan ini memastikan integriti rekod transaksi kekal terpelihara.
- Penyimpanan Rekod & Pematuhan
Semua e-invois perlu disimpan sekurang-kurangnya 7 tahun. Rekod digital yang tersusun memudahkan audit, mengurangkan risiko penalti, dan mempercepat penyelesaian pertikaian.
Garis Masa & Fasa Pelaksanaan e-Invois Di Malaysia
Pelaksanaan dibuat secara berperingkat berdasarkan pusing ganti tahunan:
- Fasa 1: Lebih RM100 juta
- Fasa 2: RM25 hingga 100 juta
- Fasa 3: RM5 hingga 25 juta
- Fasa 4: RM5 juta dan ke bawah
Setiap fasa mempunyai tarikh mula berbeza. Namun, persediaan awal sentiasa memberi kelebihan dari sudut kos, operasi, dan ketenangan.
Siapa Yang Dikecualikan Daripada Pelaksanaan e-Invois?
Beberapa kategori dikecualikan, antaranya:
- Individu bukan perniagaan
- Pendapatan tahunan bawah RM1 juta
- Transaksi penggajian dan dividen
- Zakat dan kategori khas tertentu
Pengecualian ini mengelakkan beban tidak perlu kepada individu dan aktiviti bukan perniagaan.
Baca juga: Cara Turunkan Kadar Turnover Syarikat
Kesimpulannya, e-Invois ialah perubahan struktur kepada cara perniagaan merekod dan melapor transaksi. Ia menuntut kesiapsiagaan sistem, kefahaman proses, dan disiplin pematuhan.
Dalam ekonomi digital, perniagaan yang bersedia lebih awal bukan sekadar patuh tetapi mereka lebih tangkas, lebih diyakini, dan lebih berdaya tahan.
Jika anda masih keliru berkaitan e-invois, jom sertai kursus e-invois anjuran MySyarikat Academy yang merupakan program di bawah HRD Corp. Melaluinya, anda bukan sahaja boleh dapatkan kursus percuma (HRD Corp Claimable) tetapi anda juga mendapat latihan rapi yang diajar oleh HRD Corp certified trainer.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
