Petunjuk Prestasi Utama atau Key Performance Indicator (KPI) adalah satu data yang tidak asing bagi sesebuah syarikat. Ia sering digunakan sebagai indikator untuk mengukur perkembangan, sasaran dan perlaksanaan sesuatu tugasan dalam syarikat.
KPI boleh datang dalam pelbagai bentuk tetapi selalunya diolah dalam bahan yang mudah untuk dibaca, seperti data bernombor. Bagi sesebuah syarikat data KPI ini juga boleh membantu syarikat dalam membuat sebarang keputusan untuk jangka masa pendek mahupun panjang.
Apa Itu KPI?
Pada dasarnya petunjuk prestasi utama atau key performance indicator (KPI) adalah alat pengukur prestasi yang dapat diukur dari masa ke masa untuk sesuatu objektif tertentu. Dalam bahasa mudahnya KPI adalah nilai (turut disebut sebagai data) yang menunjukkan prestasi sesuatu perkara dalam mencapai objektif ditetapkan.
Secara ringkas KPI boleh diibaratkan kayu pengukur utama yang menjejak perkembangan, kesan dan impak terhadap hasil perniagaan berdasarkan strategik yang dijalankan. Contoh mudahnya KPI ditetapkan untuk syarikat menyasarkan sekurang-kurangnya 5 pelanggan baru setiap bulan.
Kepentingan KPI
Seperti yang diterangkan awal tadi, KPI ini memainkan peranan penting dalam perjalanan sesebuah syarikat untuk berkembang. Oleh itu, memahami strategi dan mengetahui cara menetapkan KPI amat penting bagi perkembangan sesebuah syarikat.
Antara sebab-sebab utama bagaimana KPI ini dapat membantu perkembangan syarikat adalah,
- Mengekalkan Fokus dan Selarikan Objektif Pasukan
- KPI dapat membantu kekalkan fokus pasukan dalam menuju matlamat yang sama, selain menyelarikan objektif setiap ahli pada landasan bersama
- Pengukur Prestasi Kemajuan
- KPI berfungsi sebagai penanda aras kuantitatif yang dapat mengukur prestasi pasukan serta kemajuan yang dicapai dalam menuju ke sasaran ditetapkan
- Bantu Proses Membuat Keputusan
- Memiliki data yang mudah dibaca dapat memudahkan proses membuat keputusan dalam merancang strategi perkembangan syarikat
- Mengukuhkan Komunikasi Antara Pasukan
- Dengan adanya objektif atau sasaran yang sama, setiap ahli pasukan dapat bergerak bersama dan secara tidak langsung meningkatkan komunikasi antara satu sama lain
- Mewujudkan Budaya Progresif
- Kelebihan memiliki KPI dapat memupuk budaya kerja progresif apabila pasukan dapat menjejak perkembangan masing-masing
- Roadmap
- KPI juga dapat bantu syarikat dalam membina roadmap syarikat untuk jangka masa panjang lebih-lebih lagi dalam perniagaan yang mementingkan hasil
Jenis KPI Untuk Kesesuaian Syarikat
Terdapat pelbagai bentuk atau jenis KPI yang boleh sesebuah syarikat gunakan. Setiap bentuk atau jenis ini dapat mengukur perkara berbeza namun fungsinya sama, melihat perkembangan prestasi terhadap sesuatu objektif.
Ini adalah beberapa jenis KPI yang syarikat boleh amalkan dalam mengukur prestasi kerja dalam mencapai objektfi ditetapkan.
- Strategik
Jenis ini adalah yang selalu digunakan oleh kebanyakan syarikat dalam mengukur prestasi sesebuah perniagaan. Ia biasanya digunakan dengan melihat satu atau dua KPI pada masa tertentu untuk mengukur bagaimana keadaan syarikat bergerak. Contoh KPI ini adalah pulangan pelaburan (return on investment), hasil (revenue) dan pegangan saham (share).
- Operasi
Jenis ini pula selalunya mengukur sesuatu prestasi dalam jangka masa pendek bagi melihat efisiensi mahupun perkembangan untuk sesebuah syarikat. Contoh KPI ini adalah hasil jualan mengikut tempat, kos pengangkutan bulanan dan kos per pemerolehan (CPA).
- Unit
Jenis ini juga adalah yang selalu digunakan dan ia berfokus kepada setiap unit (turut disebut bahagian) bagi mengetahui perkembangan setiap organisasi dalam syarikat. Contohnya bahagian kewangan (finance) mengukur margin keuntungan bersih, bahagian jualan (sale) ukur pelanggan baru atau pemasaran (marketing) ukur aliran keluar produk.
- Leading dan Lagging
Leading KPI adalah pengukur prestasi hasil yang bakal diterima (predicted outcomes) sementara Lagging KPI adalah penanda aras hasil yang diperolehi (outcomes). Syarikat selalunya menggunakan leading dan lagging dalam menjejak hasil secara keseluruhan sebelum membuat sebarang keputusan.
Cara Laksanakan KPI
Sebelum sesebuah syarikat itu melaksanakan atau menetapkan KPI kepada pasuknya, penting untuk merangka strategi yang tepat. Syarikat perlu mengambil kira beberapa faktor seeprti di bawah sebelum melaksanakan KPI kepada pasukan.
- Pilih Jenis KPI yang Sesuai
Kenal pasti jenis KPI mana yang sesuai untuk digunakan dan pada konteks bagaimana ia boleh dilaksanakan. Pemilihan jenis KPI yang sesuai akan menghasilkan data yang diingini dengan lebih baik.
- Selarikan KPI dengan Objektif
Pastikan KPI yang dilaksanakan selari dengan objektif dan matlamat syarikat. KPI adalah satu pengukur data jangka panjang, dan ia berkait rapat dengan perkembangan syarikat. Oleh itu, penting untuk selarikan KPI dengan matlamat akhir syarikat.
- Pastikan KPI Realistik dan Jelas
Dalam melaksanakan KPI perkara yang perlu diambil maklum adalah untuk memastikan sasaran yang diberikan jelas dan realistik untuk semua mencapainya. Jadi penting untuk melibat prestasi lepas sebelum membuat KPI yang baru.
- Rancang Perlaksanan KPI
Seperti dikatakan awal tadi, KPI adalah untuk mengukur prestasi bagi jangka masa panjang. Maka penting untuk syarikat rancang tempoh masa sesuai dan kerangka masa (framework) mana yang ingin digunakan untuk memaksimumkan hasil.
- Elak Tambah KPI Baru Sepanjang Masa
Perkara terakhir yang perlu diambil perhatian adalah untuk tidak mengubah-gubah atau menambah KPI baru sepanjang masa. Perbuatan menambah atau mengubah KPI ini boleh menyebabkan data yang dihasilkan tidak konsisten dan menyukarkan proses membuat keputusan.
Pengurusan Syarikat Boleh Jadi Lebih Mudah Dengan MySyarikat!
Kesimpulannya, KPI memainkan peranan penting bukan sahaja untuk perkembangan syarikat tetapi turut membantu dalam pengurusan pekerja. Apabila pasukan bekerja dalam keadaan baik maka, pengurusan juga dapat beroperasi dengan lancar.
Suka diingatkan bahawa pengurusan sumber manusia amat penting bagi memastikan kelancaran dan efisiensi perniagaan dalam memastikan syarikat terus berdaya saing dan berkembang maju.
Berita baik kepada semua, aplikasi super – MySyarikat sistem pengurusan sumber manusia (HRMS) adalah satu-satunya perisian yang anda diperlukan!
Terdapat pelbagai fungsi pengurusan yang diperlukan majikan, pegawai bahagian HR dan syarikat ditawarkan MySyarikat dari pengurusan gaji (Secured Payroll); pengurusan cuti (Leave Management); pengurusan tuntutan (Claim Management); merekod kehadiran (Smart Attendance) hingga membuat pengumuman (Smart Announcement) dan banyak lagi!
Dengan sistem pengurusan sumber manusia digitaliasi yang mudah digunakan dan mesra pengguna, MySyarikat mampu untuk merevolusikan cara syarikat anda bekerja dan menaik taraf kualiti kerja pekerja dengan sekelip mata!
Rasai sendiri pengalaman menggunakan sistem MySyarikat sekarang! Klik ‘Book Demo’ untuk tetapkan sesi demo bersama kami, 100% percuma!
