Beberapa bulan lepas tular satu video rakaman di media sosial apabila seorang pegawai sumber manusia (HR) di sebuah syarikat animasi tempatan ‘membawang’ pasal pekerja dalam satu podcast.
Video yang tular itu menerima pelbagai kecaman pengguna internet, mengkritik kredibiliti pegawai HR yang bergosip tentang ‘drama’ di tempat kerja dan secara tidak langsung melanggar kod kerahsiaan (confidentiality).
Confidential Antara HR dan Pekerja
Secara asasnya setiap organisasi memiliki maklumat sulit yang perlu dijaga antara pekerja dan syarikat. Mudahkan kata hal-hal dalam kain yang orang luar tidak patut tahu.
Kebiasaannya telah menjadi tanggungjawab bahagian HR yang akan menguruskan maklumat antara pekerja dan syarikat, dalam memastikan ia kekal sulit daripada pengetahuan umum.
Tetapi menjadi kebiasaan juga dalam budaya di Malaysia apabila pekerja ‘membawang’ sehingga tanpa sedar melanggar kod kerahsiaan yang boleh menjejaskan hubungan antara pekerja dan syarikat.
1. Kod Kerahsiaan (Confidentiality)
Seperti dinyatakan tadi, bahagian HR bertanggungjawab menguruskan maklumat sulit syarikat dengan memperkenalkan kod kerahsiaan (confidentiality). Hal ini kerana bahagian HR menjadi tunjang yang menyimpan rekod setiap pekerja di dalam sesebuah organisasi.
Antara maklumat yang disimpan pada bahagian HR adalah:
- Maklumat peribadi pekerja termasuk latar belakang keluarga dan alamat persuratan
- Maklumat penggajian pekerja seperti jumlah gaji dan tanggungan
- Maklumat kesihatan dan maklumat sulit seperti data percukaian dan rekod masa lampau
Atas faktor itu setiap pekerja di bahagian HR perlu mematuhi polisi Non-disclosure agreements (NDA) yang kebanyakan syarikat tetapkan dalam kontrak perkhidmatan. Selain itu, bahagian HR juga perlu memahami Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) 2010.
Perlu diingatkan bahawa setiap syarikat menyertakan klausa kod kerahsiaan di dalam kontrak kerja, walaupun polisinya berbeza-beza tetapi matlamat utamanya adalah sama iaitu halang kebocoran dan ketirisan maklumat syarikat.
2. Non-Disclosure Agreement
Dalam bahasa mudah, NDA adalah persetujuan kontrak yang mengikat secara sah di antara pihak-pihak yang menandatanganinya untuk tidak mendedahkan sebarang maklumat seperti yang terkandung dalam perjanjian.
Bagi konteks kerja, NDA melibatkan persetujuan antara pekerja dan majikan untuk tidak mendedahkan sebarang maklumat kepada mana-mana pihak dalaman atau luaran tentang maklumat berkaitan syarikat.
Ini termasuk maklumat penggajian dan kenaikan pangkat atau bonus yang diberikan. Mudah kata sebarang maklumat peribadi melibatkan upah tidak boleh didedahkan oleh pekerja kepada pekerja yang lain.
Kebiasaannya, NDA ini disertakan dalam kontrak kerja untuk menghalang pekerja dedahkan tangga gaji atau maklumat gaji dengan pekerja lain bagi mengelakkan pertelingkaran.
3. Akta Perlindungan Data Peribadi 2010
PDPA yang diperkenalkan pada 15 November 2013 berfungsi untuk memberi perlindungan kepada maklumat peribadi seseorang individu yang diproses bagi tujuan transaksi komersial.
Ia diguna pakai terhadap semua individu dan organisasi yang memproses data peribadi berdasarkan 7 prinsip amalan pengendalian maklumat seperti:
- Prinsip Am
- Prinsip Notis dan Pilihan
- Prinsip Penzahiran
- Prinsip Keselamatan
- Prinsip Penyimpanan
- Prinsip Integriti Data
- Prinsip Akses
Dalam konteks kerja PDPA digariskan pada ‘Panduan Pengurusan Data Pekerja (Garis Panduan Pekerjaan)’ yang menyentuh tentang pengumpulan data pekerja semasa dan selepas proses pengambilan pekerja.
Dalam bahasa mudahnya majikan yang mengumpul maklumat pekerja perlu melindungi data peribadi pekerja itu kerana kebocoran maklumat boleh dianggap melanggar kod kerahsiaan.
Keperluan Mematuhi Kod Kerahsiaan
Sekali lagi diingatkan bahawa setiap maklumat peribadi dan sulit diantara pekerja dan syarikat perlu dijaga dengan baik oleh semua pihak termasuk bahagian HR dan pekerja.
Mengambil situasi pegawai HR syarikat animasi tempatan tersebut, tindakan beliau boleh dianggap satu bentuk pecah amanah dan mengugat kredibiliti sebagai seorang pekerja di bahagian sumber manusia.
Ia bukan sahaja menjejaskan hubungan diantara pekerja dengan bahagian HR, malah merosakkan imej syarikat di mata dunia.
Kes ini sama juga dengan beberapa syarikat luar negara apabila ramai orang dalaman mendedahkan maklumat sulit syarikat sehingga mencetus konflik kepentingan.
Ingatlah bahawa setiap data peribadi pekerja adalah maklumat sulit yang perlu dijaga dan dihormati oleh majikan, begitu juga sebaliknya untuk pekerja menjaga rapi maklumat sulit syarikat daripada dibocorkan ke pesaing luar.
