Beberapa bulan lalu, satu rakaman podcast tempatan mencetuskan perdebatan hangat di media sosial. Dalam rakaman tersebut, seorang pegawai sumber manusia (HR) dari syarikat animasi terkenal dilihat secara terbuka bercerita tentang pekerja di bawah jagaan beliau seolah-olah menjadikan gosip sebagai kandungan hiburan.
Tindakan itu mengundang kecaman ramai. Ramai pengguna internet menganggapnya sebagai pelanggaran kod kerahsiaan yang bukan sahaja mencalar kredibiliti individu tersebut, malah menjejaskan kepercayaan terhadap keseluruhan bahagian HR.
Isu ini bukan kes kecil. Ia mencerminkan betapa mudahnya sempadan profesional di tempat kerja kabur, terutama apabila rahsia dalaman syarikat dibawa keluar ke ruang awam tanpa sedar.
Confidential Antara HR dan Pekerja
Dalam setiap organisasi, wujud satu garis halus antara maklumat awam dan maklumat sulit. Apa yang berlaku di pejabat, sepatutnya kekal di pejabat.
Bahagian HR memegang amanah besar dalam menjaga keseimbangan ini. Mereka menguruskan maklumat paling sensitif daripada data peribadi pekerja hingga kepada laporan disiplin, penggajian, dan kesihatan.
Namun, budaya ‘membawang’ di tempat kerja sering kali melanggar batas itu. Sedikit cerita yang disalah kongsi boleh mencetuskan konflik di tempat kerja, menjejaskan reputasi, dan membuka ruang kepada tindakan undang-undang.
Inilah sebab utama kod kerahsiaan wujud, bukan untuk menyekat kebebasan bersuara, tetapi untuk melindungi kepercayaan, integriti, dan keselamatan maklumat dalam organisasi.
- Kod Kerahsiaan (Confidentiality)
Secara asasnya, kod kerahsiaan ialah peraturan etika dan undang-undang yang menetapkan bagaimana maklumat sulit perlu dikendalikan. Dalam konteks sistem HR, kod ini memastikan semua data pekerja disimpan dengan selamat dan tidak disalah guna.
Maklumat yang dikategorikan sebagai sulit termasuk:
- Butiran peribadi pekerja seperti nombor kad pengenalan, alamat, dan latar belakang keluarga.
- Rekod penggajian, jumlah gaji, elaun, dan bonus.
- Maklumat kesihatan, data percukaian, dan sebarang rekod disiplin.
Pegawai HR yang diberi akses kepada maklumat ini wajib mematuhi Non-Disclosure Agreement (NDA) yang biasanya termaktub dalam kontrak kerja. Selain itu, mereka juga tertakluk kepada Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) 2010, yang mewajibkan setiap organisasi melindungi data individu daripada penyalahgunaan.
Tanpa pematuhan terhadap kod ini, organisasi bukan sahaja berdepan risiko kehilangan kepercayaan pekerja, malah boleh berhadapan tindakan undang-undang jika berlaku kebocoran data.
- Non-Disclosure Agreement (NDA)
Dalam bahasa mudah, NDA adalah satu bentuk janji bertulis antara pekerja dan majikan, janji untuk tidak membocorkan rahsia syarikat.
Dalam persekitaran kerja digital, NDA memainkan peranan penting dalam melindungi maklumat sensitif seperti struktur gaji, strategi perniagaan, atau formula dalaman syarikat. Ia mengelakkan salah faham sesama rakan sekerja serta mengawal penyebaran maklumat yang boleh mencetuskan konflik di tempat kerja.
Sebagai contoh, perbincangan tentang gaji atau bonus sesama pekerja mungkin nampak remeh, tetapi boleh menimbulkan rasa tidak puas hati, cemburu, dan ketegangan dalam organisasi. Di sinilah NDA berfungsi untuk memastikan keharmonian profesional terpelihara.
- Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) 2010
Dikuatkuasakan sejak 15 November 2013, PDPA 2010 merupakan undang-undang utama yang melindungi maklumat peribadi individu dalam sebarang urus niaga komersial.
Dalam konteks pekerjaan, PDPA mewajibkan majikan mengurus, menyimpan, dan melindungi maklumat pekerja mengikut tujuh prinsip asas:
- Prinsip Am
- Prinsip Notis dan Pilihan
- Prinsip Penzahiran
- Prinsip Keselamatan
- Prinsip Penyimpanan
- Prinsip Integriti Data
- Prinsip Akses
Majikan yang gagal mematuhi prinsip ini boleh dianggap melanggar kod kerahsiaan, terutama jika data pekerja bocor atau disalah guna tanpa kebenaran.
Kenapa Kod Kerahsiaan Penting untuk Syarikat
Mematuhi kod kerahsiaan bukan sekadar soal etika tapi ia adalah asas kepada kepercayaan profesional antara majikan dan pekerja. Apabila rahsia dalaman syarikat terdedah, bukan sahaja reputasi yang terjejas, malah keselamatan perniagaan turut terancam.
Organisasi yang mengamalkan sistem HR moden kini semakin menekankan aspek keselamatan data, dengan ciri automatik untuk mengawal akses maklumat, merekod aktiviti pengguna, dan mengurangkan risiko kebocoran. Pendek kata, teknologi kini membantu memastikan manusia lebih beretika.
Baca juga: Apa Itu Conflict Of Interest Di Tempat Kerja?
Kesimpulannya, setiap individu, sama ada majikan atau pekerja, mempunyai tanggungjawab moral dan undang-undang untuk menjaga maklumat sulit organisasi. Pecah amanah bukan sahaja meruntuhkan kepercayaan, tetapi juga mencetuskan konflik di tempat kerja yang boleh menghancurkan budaya korporat dari dalam.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
