Pengurusan sumber manusia (human resource) memainkan peranan penting dalam memastikan kelancaran operasi sesebuah syarikat. Ia bukan sahaja berkaitan dengan pengurusan pekerja tetapi semua perihal termasuk pentadbiran.
Namun, menggunakan cara pengurusan HR manual boleh membawa pelbagai cabaran yang menghalang kecekapan pengurusan operasi syarikat. Lebih-lebih lagi jika syarikat tersebut hanya memiliki seorang sahaja pegawai HR.
Artikel ini akan membincangkan 5 masalah utama dalam pengurusan HR secara manual, dan menerangkan bagaimana sistem HRMS seperti MySyarikat dapat menyelesaikan segala masalah tersebu secara efekstif.
1. Risiko Kesilapan Pengiraan Besar
Antara kelemahan terbesar pengurusan secara manual adalah melihatkan risiko kesalahan pengiraan gaji. Cara pengurusan manual ini sering kali terdedah kepada kesilapan pengiraan atau kelalaian pengiraan lebih-lebih lagi melibatkan caruman wajib dan cukai.
Kesilapan ini bukan sahaja boleh menyebabkan masalah kewangan dan pematuhan undang-undang pekerjaan negara tetapi boleh menjejaskan perkembangan moral pekerja sendiri.
Sistem HRMS, seperti MySyarikat menyediakan ciri automasi gaji yang dapat mengurangkan risiko kesilapan dengan menggunakan data tepat, dikemas kini dan dijana secara automatik.
2. Pengurusan Dokumen Fizikal Tidak Efisen
Banyak syarikat kecil dan sederhana (SME) di Malaysia masih bergantung kepada pemfailan secara fizikal untuk menyimpan maklumat pekerja termasuk kontrak kerja, rekod cuti atau laporan prestasi pekerja.
Pengurusan pemfailan secara fizikal ini bukan sahaja memakan ruang tetapi menyukarkan akses semual kepada maklumat penting untuk pekerja dan pegawai HR itu sendiri. Lebih parah ia terdedah juga kepada risiko kerosakan seperti terbakar atau dicuri.
Dengan sistem HRMS, semua data pekerja dapat disimpan dalam bentuk digital yang menjadikannya lebih mudah untuk diakses dan diuruskan tanpa risiko kehilangan atau keroskaan dokumen tersebut.
3. Sukar Selaras dan Selia Kehadiran serta Cuti
Menyelaraskan dan menyelia rekod kehadiran atau permohonan cuti secara manual boleh memakan masa yang panjang dan terdedah kepada kesilapan. Ini secara tidak langsung menyebabkan ketidakseimbangan dalam pengurusan cuti dan jejaskan produktiviti.
Malah, cara pengurusan kehadiran manual terdedah kepada risiko penipuan yang tinggi. Selain itu, proses pembayaran gaji melalui kehadiran juga terdedah kepada kesilapan yang besar, seterusnya memberi kesan kepada proses pembayaran gaji.
Sistem HRMS seperti MySyarikat mempunyai fungsi pemantauan kehadiran dan cuti yang membolehkan pekerja serta pegawai HR menyemak baki cuti dan menyemak status cuti secara dalam talian (online) yang lebih pantas dan mudah.
4. Proses Penilaian Tidak Teratur
Penilaian prestasi yang dijalankan secara manual seing kali tidak teratur dan kurang konsisten hingga menyebabkan penilaian yang subjektif dan tidak adil. Tidak dilupakan juga data yang dikumpul secara fizikal menyukarkan proses membuat keputusan.
Ini secara tidak langsung boleh menyebabkan penuruan semangat pekerja dan ketidakpuasan dalam syarikat. Apabila moral pekerja runtuh maka ia memberi kesan kepada produktiviti dan semangat kesetiaan pekerja dengan syarikat.
Dengan HRMS, proses penilaian boleh distrukturkan dengan metrik yang jelas dan telus, membolehkan penilaian prestasi yang lebih objektif dan adil. Seterusnya membantu syarikat untuk membuat keputusan yang lebih baik.
5. Masalah Pematuhan Undang-Undang
Perubahan dalam undang-undang kerja atau peraturan kerajaan boleh menjejaskan pengurusan HR jika tiada sistem pemantauan yang cekap. Dalam pengurusan manual, syarikat mungkin terlepas maklumat penting ini dan boleh dikenakan denda atau tindakan undang-undang.
Walaupun perubahan dalam undang-undang dan peraturan ini tidak berlaku secara berkala, ia tetap memberi kesan yang besar apabila dilaksanakan. Kegagalan untuk mengikuti perubahan ini boleh menjejaskan operasi keseluruhan syarikat.
Sistem HRMS seperti MySyarikat mengemas kini perubahan peraturan secara automatik dan mengingatkan pegawai HR mengenai pematuhan undang-undang sekaligus mengurangkan risiko dikenakan tindakan.
Kelebihan Sistem MySyarikat
MySyarikat adalah sebuah sistem HRMS yang direka untuk memenuhi keperluan syarikat-syarikat di Malaysia dan membantu pengurusan HR menjadi lebih efisien. Antara kelebihan sistem MySyarikat termasuk:
- Automasi Pengurusan Gaji, Cuti, Tuntutan: Memudahkan proses pengiraan gaji dan menguruskan cuti serta tuntuan peekrja dengan tepat dan efisien.
- Pemantauan Kehadiran: Memberi akses mudah kepada data kehadiran pekerja, menjadikan pemantauan lebih mudah dan tiada kesilapan.
- Data Pekerja Berpusat: semua maklumat pekerja disimpan dalam satu platform yang mudah diakses tanpa perlu menggunakan pemfailan fizikal.
- Pematuhan Undang-Undang: Sentiasa dikemas kini dengan peraturan terkini bagi memastikan syarikat sentiada mematuhi undang-undang kerja Malaysia.
Kesimpulannya, terdapat banyak masalah pengurusan HR cara manual dapat diselesaikan dengan sistem MySyarikat. Sisem ini adlaah contoh terbaik HRMS yang memberi manfaat besar kepada syarikat-syarikat Malaysia untuk mereka bergerak lebih maju dan efisien dalam pengurusan HR.
Jom dapatkan MySyarikat, sistem HR software terbaik di Malaysia sekarang!
Klik BOOK DEMO untuk temujanji demo sistem secara percuma!
