Sebelum seorang pekerja mengambil cuti panjang atau membuat keputusan untuk berhenti kerja, tugasan penting yang perlu dilakukan ialah proses handover kerja atau penyerahan tugasan. Dalam sesetengah syarikat, ia juga dikenali sebagai proses handover document atau penyerahan kerja rasmi.
Proses ini sangat penting bagi memastikan kelancaran tugasan sedia ada, khususnya jika kerja tersebut memerlukan pemantauan berterusan (continuous task). Tanpa mengira jawatan sama ada eksekutif atau pengurusan, handover kerja perlu dibuat bagi memastikan kesinambungan tugasan apabila ada pekerja baharu mengambil alih.
Secara definisi, handover kerja ialah proses di mana seorang pekerja menyerahkan tugasan dan tanggungjawab kepada individu lain yang akan menggantikannya. Proses ini lazimnya dikenali sebagai tempoh handover dan boleh berlangsung dari beberapa hari hingga beberapa minggu, bergantung pada skop kerja.
Antara perkara utama yang perlu diserahkan dalam proses handover ialah:
- Dokumen kerja rasmi
- Data atau rekod berkaitan tugasan
- Peralatan kerja
- Tanggungjawab projek
- Jadual dan tugasan harian
Tanggungjawab Siapa Untuk Buat Handover?
Secara umum, tanggungjawab utama untuk memastikan handover berjalan lancar adalah pada pekerja yang bakal bercuti panjang atau berhenti kerja. Mereka perlu menyediakan maklumat lengkap supaya individu yang menggantikannya dapat melaksanakan tugasan dengan baik.
Contoh mudah, seorang pekerja yang bakal bersara perlu melatih pengganti agar memahami proses kerja sedia ada. Latihan ini termasuk memastikan pengganti mampu melaksanakan tugasan dengan tahap kemahiran yang sama atau lebih baik.
Namun begitu, dari sudut pandangan pengurusan, tanggungjawab penuh proses handover sebenarnya terletak pada majikan atau pegawai sumber manusia (HR). Ini kerana mencari, melatih, dan menyediakan pekerja baharu bukanlah tanggungjawab pekerja lama, sebaliknya terletak di bawah skop pengurusan.
Berdasarkan kontrak kerja, kebiasaannya tidak dinyatakan pekerja lama perlu melatih pengganti sepenuhnya. Sebaliknya, mereka hanya membantu dalam bentuk penyerahan maklumat asas atau panduan kerja bagi memudahkan peralihan.
Cara Pastikan Proses Handover Berjalan Lancar
Bagi memastikan kelancaran proses handover kerja, majikan dan pegawai HR perlu mengambil kira beberapa perkara penting berikut:
- Fahami Skop dan Tanggungjawab Tugasan
Majikan atau HR perlu mengetahui skop dan tanggungjawab kerja yang memerlukan pengganti. Jika pekerja berhenti kerja sebelum pengganti dilantik, tugasan boleh diagihkan sementara kepada ahli pasukan lain.
Untuk pekerja yang bercuti panjang, penting untuk menjelaskan skop tugasan kepada pasukan agar mereka bersedia menangani sebarang masalah yang mungkin timbul sepanjang ketiadaannya.
- Sediakan Senarai Semak (Checklist) Tugasan
Selepas mengenal pasti skop kerja, sediakan senarai semak (checklist handover). Checklist ini membantu majikan, HR, dan pasukan menyemak sama ada tugasan memerlukan pengganti segera atau boleh ditangguhkan.
Penyediaan checklist lebih awal juga memudahkan penyelarasan kerja antara ahli pasukan, sekali gus mengelakkan keciciran tugasan.
- Rancang Strategi Pengambilalihan
Jika sesuatu tugasan memerlukan pemantauan berterusan, proses handover perlu dilakukan segera. Sama ada dengan melantik pengganti, atau untuk sementara waktu mengagihkan tugasan kepada pekerja lain dalam pasukan.
Situasi ini juga terpakai bagi pekerja yang bercuti panjang, di mana perancangan handover yang baik dapat mengelakkan bebanan kerja tambahan kepada pasukan.
- Kekalkan Komunikasi dan Hulurkan Bantuan
Elemen paling penting dalam proses handover ialah komunikasi. Pekerja yang bakal bercuti panjang atau berhenti kerja perlu memastikan komunikasi sentiasa jelas dengan pengganti atau pasukan.
Baca juga: Kontrak Pekerjaan: Bertulis dan Tidak Bertulis
Kesimpulannya, proses handover kerja bukan sekadar formaliti, tetapi langkah penting dalam memastikan kelancaran operasi syarikat. Sama ada pekerja bercuti panjang atau berhenti kerja, penyerahan tugasan yang teratur membantu mengelakkan masalah, menjaga produktiviti, serta memberi keyakinan kepada pasukan dan majikan.
Oleh itu, majikan, HR, dan pekerja sama-sama perlu memainkan peranan bagi memastikan proses ini berjalan lancar dan berkesan.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
