Sebelum seseorang pekerja mengambil cuti yang panjang ataupun berhenti kerja tugasan penting yang perlu dibuat adalah untuk mengagihan tugasan (handover), juga disebut sebagai penyerahan kerja oleh sesetengah syarikat.
Proses handover ini sangat penting bagi memastikan kelancaran tugasan sedia ada lebih-lebih lagi jika kerja tersebut memerlukan pemerhatian berterusan (continuous). Tanpa mengira status sama ada eksekutif atau pengurusan, proses handover perlu dibuat bagi memastikan kelancaran apabila ada pekerja baru mengambil alih kerja tersebut.
Menurut definisi handover adalah satu proses di mana seorang pekerja mengagihan tugasan dan tanggungjawab kepada individu lain yang akan mengantikannya. Proses pengagihan ini juga dikenali sebagai tempoh handover dan ia boleh makan masa berhari atau berminggu.
Antara perkara yang perlu handover kepada pekerja baru yang mengambil alih sesuatu tugasan tersebut adalah,
- Dokumen-dokumen kerja
- Data-data kerja
- Peralatan-peralatan kerja
- Tanggungjawab dan projek
- Jadual-jadual kerja
Tanggungjawab Siapa Untuk Buat Handover?
Jika dilihat pada satu sudut pandangan, tanggungjawab handover ini lebih terarah kepada pekerja itu sendiri. Dalam proses penyerahan tugasan kepada individu baru, pekerja itu perlu memastikan segala maklumat untuk melakukan tugasan difahami individu yang bakal menggantikannya.
Contoh mudah untuk menerangkan situasi atas adalah Pekerja A bakal bersara jadi beliau perlu melatih pekerja baru yang akan menggantikan tempatnya nanti. Ini termasuk memastikan pekerja baru tersebut mahir melakukan tugasan seperti beliau atau lebih baik.
Namun, tanggungjawab handover ini sebenarnya terletak pada bahu pengurus ataupun pegawai di bahagian sumber manusia (HR) itu sendiri. Hal ini kerana melatih dan mencari pekerja baru bukannya tanggungjawab pekerja.
Skop kerja bagi seseorang pekerja itu bergantung kepada persetujuan yang ditandatangani dalam kontrak kerja, dan pada kebanyakan masa tidak dinyatakan keperluan untuk melatih pekerja baru yang bakal menggantikannya. Hanya membantu dalam proses handover yang ringan sahaja.
Cara Pastikan Proses Handover Berjalan Lancar
Terdapat banyak perkara yang perlu diambil perhatian dan dibuat dalam memastikan kelancaran proses handover dari satu pekerja kepada pekerja lain. Oleh itu, penting untuk majikan dan pegawai di bahagian HR ambil maklum beberapa perkara di bawah.
- Ambil Tahu Skop dan Tanggungjawab Tugasan
Penting untuk majikan atau pegawai HR ambil maklum skop dan tanggungjawab kerja yang perlukan pengganti. Ini kerana sebelum mendapat pengganti yang sesuai mungkin pengurusan perlu mengagihan tugasan kepada pekerja lain yang masih bekerja.
Bagi situasi pekerja yang bercuti panjang pula, penting untuk menerangkan skop dan tanggungjawab kerja kepada ahli pasukan supaya mereka tahu untuk menyelesaikan tugasan yang diberikan andai berlaku sebarang masalah.
- Buat Senarai Semak (Checklist) Tugasan yang Perlu Dibuat
Selepas mengenal pasti skop dan tanggungjawab sesuatu tugasan tersebut perkara utama yang boleh dibuat adalah membuat checklist bagi memudahkan proses handover. Melalui checklist tersebut majikan dan pegawai HR boleh tahu sama ada tugasan itu perlukan pengganti segera atau tidak.
Memiliki checklist juga dapat membantu ahli pasukan menyelaraskan kerja sedia ada dengan tugasan baru yang diberikan. Pekerja yang mengambil cuti panjang perlu menyediakan checklist seawal mungkin dan bincangkan dengan pasukan.
- Rancang Strategi Pengambil Alihan yang Sesuai
Seperti dikatakan di atas, jika sesuatu tugasan itu memerlukan pemerhatian berterusan maka proses handover perlu dilakukan dengan secepat mungkin. Sama ada dengan mencari pekerja baru untuk jawatan tersebut atau agihannya kepada pekerja lain terlebih dahulu.
Situasinya sama untuk pekerja yang mengambil cuti panjang, di mana pekerja itu perlu merancang handover yang sesuai bagi memastikan tiada bebanan kerja tambahan kepada pasukanya.
- Berkomunikasi dan Bantu Apa yang Perlu
Perkara terakhir dalam proses handover adalah untuk sentiasa berkomunikasi dan menawarkan bantuan bagi memastikan pekerja baru memahami skop tugasannya. Hulurkan bantuan secara fizikal dan mental kepada pekerja bagi melancarkan lagi proses penyerahan.
Kekalkan komunikasi walaupun untuk pekerja yang bercuti panjang kerana ia bukan sahaja dapat membantu kerja lain melaksanakan agihan tugasan yang diberi, tetapi pada masa sama memudahkan urusan apabila kembali kerja semula nanti.
Tingkat Komunikasi dan Efisiensi Dengan MySyarikat!
Kesimpulannya, komunikasi adalah perkara utama yang perlu dititikberatkan dalam memastikan kelancaran proses handover. Semua pihak termasuk pengurusan juga perlu memainkan peranan dalam memastikan perlaksanaan tugasan kerja berjalan dengan lancar.
Suka diingatkan bahawa pengurusan sumber manusia amat penting bagi memastikan kelancaran dan efisiensi perniagaan dalam memastikan syarikat terus berdaya saing dan berkembang maju.
Berita baik kepada semua, aplikasi super – MySyarikat sistem pengurusan sumber manusia (HRMS) adalah satu-satunya perisian yang anda diperlukan!
Terdapat pelbagai fungsi pengurusan yang diperlukan majikan, pegawai bahagian HR dan syarikat ditawarkan MySyarikat dari pengurusan gaji (Secured Payroll); pengurusan cuti (Leave Management); pengurusan tuntutan (Claim Management); merekod kehadiran (Smart Attendance) hingga membuat pengumuman (Smart Announcement) dan banyak lagi!
Bagi syarikat yang berdepan masalah komunikasi antara pekerja dan pihak pengurusan, fungsi Smart Announcement – MySyarikat dapat melancarkan proses membuat pengumuman bagi meningkatkan komunikasi dengan sekali tetapan sahaja!
Dengan sistem pengurusan sumber manusia digitaliasi yang mudah digunakan dan mesra pengguna, MySyarikat mampu untuk merevolusikan cara syarikat anda bekerja dan menaik taraf kualiti kerja pekerja dengan sekelip mata!
Rasai sendiri pengalaman menggunakan sistem MySyarikat sekarang! Klik ‘Book Demo’ untuk tetapkan sesi demo bersama kami, 100% percuma!
