Surat tunjuk sebab (show cause letter) dan surat amaran (warning letter) adalah dokumen penting dalam pengurusan sumber manusia (HR). Kedua-duanya digunakan oleh majikan untuk menangani isu disiplin pekerja, tetapi setiap surat mempunyai tujuan berbeza:
- Surat tunjuk sebab: Digunakan untuk meminta penjelasan daripada pekerja mengenai salah laku tertentu sebelum tindakan disiplin diambil.
- Surat amaran: Dikeluarkan sebagai peringatan rasmi kepada pekerja tentang kelakuan atau prestasi yang tidak mematuhi piawaian syarikat.
Artikel kali ini memberikan panduan menyeluruh untuk memahami perbezaan, prosedur, dan hak kedua-dua pihak dalam isu ini.
Kenapa Surat Tunjuk Sebab Penting?
Mudahnya show cause letter adalah dokumen yang diberikan majikan kepada pekerja bagi meminta penjelasan terhadap suatu tindakan atau salah laku yang bercanggah dengan penetapan syarikat. Ia dikeluarkan untuk tujuan memberi peluang kepada pekerja bela diri.
Tujuan Utama:
- Memastikan keadilan: Memberikan peluang kepada pekerja untuk menjelaskan situasi sebelum tindakan lanjut.
- Dokumentasi rasmi: Rekod penting untuk proses disiplin yang telus.
- Mengurangkan risiko tindakan undang-undang: Mematuhi Akta Kerja 1955 untuk melindungi hak majikan dan pekerja.
Kandungan Penting:
Surat tunjuk sebab mesti:
- Menjelaskan secara spesifik salah laku yang didakwa.
- Memberikan tempoh masa tertentu untuk pekerja memberi jawapan.
- Bersifat profesional dan objektif.
Contoh Situasi:
- Ketidakhadiran tanpa notis.
- Kelewatan berulang kali.
- Pelanggaran polisi syarikat.
Bila Surat Amaran Perlu Dikeluarkan?
Warning letter didefinisikan sebagai notis rasmi daripada majikan kepada pekerja untuk memberitahu salah laku pekerja atau berkaitan prestasi yang tidak memenuhi standard syarikat. Ia berfungsi sebagai makluman peringatan kepada pekerja untuk memperbaiki diri.
Pemberian warning letter ini juga boleh diberikan sebagai peringat terakhir kepada pekerja berkaitan kesalahan yang berulang atau kesalahan lain yang serupa. Untuk kes penurunan prestasi, warning letter diberikan untuk memaklumkan kepada pekerja supaya perbaiki diri.
Jenis Surat Amaran:
- Amaran lisan (direkodkan): Langkah pertama untuk kesalahan kecil.
- Amaran bertulis: Untuk kesalahan yang lebih serius atau kesalahan berulang.
- Amaran akhir: Memberikan peluang terakhir sebelum tindakan lanjut seperti pemberhentian.
Kandungan Penting:
Surat amaran harus:
- Menyatakan secara jelas kesalahan yang dilakukan.
- Menyebut tindakan pembetulan yang diperlukan.
- Menyatakan akibat jika kesalahan berulang.
Contoh Situasi:
- Gagal mematuhi prosedur keselamatan.
- Perbuatan tidak sopan kepada pelanggan.
- Penurunan produktiviti yang ketara tanpa alasan munasabah.
Beza Show Cause Letter dan Warning Letter
Pada sekali pandang, show cause letter dan warning letter tampak sama. Kedua-duanya digunakan sebagai dokumen yang memberi makluman kepada pekerja oleh majikan untuk memperbaiki diri.
Rentetan daripada itu kebanyakan syarikat sering berikan show cause letter bersama dengan warning letter serentak, dan tidak kurang ada yang berikan terus warning letter tanpa show cause letter.
Akan tetapi terdapat beberapa perbezaan antara show cause letter dan warning letter ini,
| Show Cause Letter | Warning Letter | |
| Tujuan | Beri peluang kepada pekerja membela diri atas salah laku. | Beri amaran kepada pekerja untuk perbaiki diri atau berubah. |
| Jenis | Pekerja perlu menulis respon kepada surat yang diterima. | Majikan mengeluarkan notis pemberitahuan dan peringatan. |
| Kesan | Untuk meminta penjelasan dan bukan amaran rasmi | Amaran rasmi yang boleh dikenakan tindakan serius. |
| Tempoh | Perlu dijawab dalam tempoh tertentu, biasanya 3 ke 7 hari. | Tidak perlu dijawab tetapi pekerja perlu lakukan perubahan dengan segera. |
“Boleh ke majikan bagi kedua-duanya sekali?”
Jawapannya adalah boleh. Majikan boleh keluarkan show cause letter kemudian memberikan warning letter selepas meneliti respon daripada pekerja. Namun, amalan biasanya adalah pemberian show cause letter kemudian disusuli dengan warning letter.
Hal ini kerana warning letter adalah untuk salah laku yang berulang atau serius yang memerlukan perubahan segera oleh pekerja, sementara show cause letter sebagai surat untuk mendapatkan penjelasan daripada pekerja.
Kesimpulannya, surat tunjuk sebab dan surat amaran adalah alat penting dalam menegakkan disiplin di tempat kerja. Memahami perbezaan, prosedur, dan hak-hak berkaitan membantu memastikan proses yang adil dan efektif.
Dengan mematuhi undang-undang dan pendekatan profesional, kedua-dua pihak dapat mengelakkan konflik yang tidak perlu.
Jadikan Pengalaman Kerja Syarikat Lebih Baik Dengan MySyarikat!
Dalam pada itu, anda pemilik syarikat yang hadapi masalah pengurusan pekerja? Atau berdepan aduan pengalaman yang tiada penambahbaikan? Berita baik kerana MySyarikat tawarkan semua penyelesaian kepada masalah tersebut!
Pengurusan pekerja boleh jadi efisien dengan fungsi-fungsi MySyarikat yang direka untuk membantu meningkatkan pengalaman kerja syarikat ke arah lebih positif secara automatik dalam satu sistem sahaja!
MySyarikat juga tawarkan pelbagai lagi fungsi diperlukan syarikat dan bahagian HR dalam menguruskan pekerja seperti proses rekod kehadiran, proses tuntutan, proses penggajian, proses membuat pengumuman, proses KPI dan pelbagai lagi tanpa kompromi!
Jom dapatkan MySyarikat, sistem HR software terbaik di Malaysia sekarang!
Klik BOOK DEMO untuk temujanji demo sistem secara percuma!
