Salah satu surat yang sangat ditakuti dalam dunia pekerjaan adalah surat tunjuk sebab (atau dalam bahasa Inggeris show cause letter) yang selalunya diberikan oleh majikan kepada pekerja bagi memaklum tentang sebarang salah laku.
Pemberian show cause letter ini juga boleh dikeluarkan kepada pekerja yang mengalami masalah penurunan prestasi kerja, lebih-lebih lagi jika tugasan kerja yang dibuat itu memberi impak kepada prestasi kerja ahli pasukannya yang lain.
Antara sebab-sebab lain yang membolehkan syarikat mengeluarkan show cause letter kepada seseorang pekerja adalah,
- Pergaduhan (assault)
- Konflik kepentingan (conflict of interest)
- Pertuduhan mencuri atau penipuan
- Gangguan seksual
- Penyertaan dalam aktiviti mogok haram
- Mengeluarkan kenyataan fitnah terhadap syarikat
Jika anda sebagai pekerja diberikan show cause letter oleh pihak majikan, ia perlu dipandang serius kerana mungkin anda telah melanggar sebarang polisi syarikat atau melakukan kesalahan salah laku besar tetapi diberi peluang untuk membela diri.
Sebaliknya, jika anda sebagai pegawai HR diminta untuk keluarkan show cause letter pula ia bermakna pekerja telah melakukan kesalahan dan anda bertanggungjawab untuk selidik masalah tersebut bagi pihak majikan sebelum mereka membuat keputusan susulan.
Langkah-Langkah Sebelum Keluarkan Show Cause Letter
Seperti dikatakan tadi sebelum syarikat membuat keputusan atas salah laku pekerja yang membolehkan mereka diberi show cause letter, anda sebagai pegawai HR akan diminta untuk membuat penyiasatan secara mendalam.
Penyiasatan yang dibuat ini adalah untuk lihat jika masalah yang dicetuskan oleh pekerja itu atas isu peribadi mereka sendiri atau terdapat faktor luaran yang mendorong mereka untuk melakukannya. Perlu diingatkan syarikat tidak boleh sesuka hati buang pekerja tanpa sebab.
Oleh itu, ini adalah beberapa langkah-langkah yang boleh diamalkan pegawai HR dalam menyiasat masalah yang dihadapi oleh pekerja.
- Temubual pekerja atau saksi yang terlibat
Perkara pertama yang pegawai HR perlu lakukan dalam berhadapan dengan sebarang masalah pekerja adalah berkomunikasi dengan mereka. Dengarkan apa yang mereka sendiri cakap berbanding mendengar dari mulut orang lain.
Jika ia melibatkan masalah dalam kumpulan pula pegawai HR dinasihatkan untuk ambil pandangan dari semua yang terlibat bagi mendapatkan gambaran situasi yang lebih besar. Di sini penting untuk pegawai HR tidak mengamalkan bias dalam buat pertimbangan.
- Lihat rekod dokumentasi pekerja yang berkaitan
Andai masalah tersebut melibatkan kecurian duit atau kenyataan yang di papar pada media sosial, pegawai HR perlu merekod dokumentasi tersebut sebagai bukti. Mengikut protokol yang tepat anda perlu menyimpan segala rekod pekerja untuk tempoh sekurang-kurangnya 5 tahun.
Bagi kes masalah penurunan prestasi pula anda perlu lihat rekod prestasi lampau pekerja untuk pastikan adalah ia benar-benar menurun. Agak sukar sebenarnya untuk ukur prestasi kerja namun cara paling mudah adalah dengan lihat hasil kerja (kualiti kerja) mereka.
- Rujuk penasihat undang-undang jika perlu
Pada kes seperti kecurian wang, penyelewengan wang atau kesalahan tatatertib besar seperti terlibat dengan organisasi haram mahupun pengganas ia adalah sebaik-baiknya membuat rujukan dengan penasihat undang-undang.
Dalam proses merujuk penasihat undang-undang ini pegawai HR perlu menyediakan segala dokumentasi dan bukti yang lengkap untuk memudahkan lagi urusan penyiasatan. Tetapi ini hanya terpakai kepada kes kesalahan tatatertib yang besar sahaja.
- Beri amaran secara lisan atau bertulis
Selepas melakukan penyiasatan dan mengumpulkan segala bukti yang ada, pegawai HR sebaik-baiknya dinasihatkan untuk memberi amaran tidak kira secara lisan atau bertulis kepada pekerja itu.
Tujuan pemberian amaran ini adalah untuk memaklumkan kepada mereka bahawa sebagai teguran dan mahukan mereka membuat perubahan. Selalunya pemberian amaran ini juga adalah untuk beritahu pekerja akan kesalahan yang mereka lakukan.
- Keluarkan show cause letter
Terakhir sekali baru pegawai HR boleh mengeluarkan show cause letter kepada pekerja dan ini selalunya juga melibatkan keputusan yang dibuat oleh pihak majikan. Pengeluaran show cause letter ini adalah langkah terakhir sebelum pihak atasan membuat keputusan sama ada untuk membuang pekerja atau tidak.
Selain keputusan membuang pekerja, bergantung kepada isi show cause letter yang dihantar majikan juga boleh membuat keputusan untuk menggantung pekerja atau menurunkan jawatan yang disandang.
Cara Beri Respon Kepada Show Cause Letter
Pada sisi pekerja, andai anda menerima show cause letter perkara pertama yang perlu dibuat adalah untuk mengenal pasti masalah yang cuba dibentangkan oleh majikan. Anda boleh minta majikan dan pegawai HR menerangkan tindakan mana yang dilihat mereka sebagai salah.
Selepas mendengar penerangan yang diberikan majikan dan pegawai HR, anda dinasihatkan untuk bersama-sama semak polisi syarikat dan penetapan-penetapan yang ada dalam kontrak kerja. Disebabkan itu juga anda dinasihatkan untuk simpan salinan kontrak kerja anda.
Langkah terakhir sekali anda perlu membalas show cause letter kepada syarikat dengan menerangkan pembelaan diri anda atau jika benar-benar melanggar polisi syarikat, anda boleh memohon maaf kepada majikan.
Kesimpulannya, show cause letter ini adalah perkara negatif namun sangat berguna untuk pekerja membela diri andai mereka rasa tindakan yang dilakukan tersebut tidak melanggar mana-mana polisi syarikat.
Sebagai pegawai HR dan majikan anda perlu memberi ruang kepada pekerja untuk membela diri kerana mungkin ia adalah kesalahan pertama mereka. Bagi pekerja pula anda perlu manfaat peluang yang diberikan dengan memperbaiki diri.
Pengurusan Pekerja Jadi Lebih Mudah Dengan MySyarikat!
Pengurusan sumber manusia amat penting bagi memastikan kelancaran dan efisiensi perniagaan dalam memastikan syarikat terus berdaya saing dan berkembang maju. Berita baik kepada semua, aplikasi super – MySyarikat sistem pengurusan sumber manusia (HRMS) adalah satu-satunya perisian yang anda diperlukan!
Terdapat pelbagai fungsi pengurusan yang diperlukan majikan, pegawai bahagian HR dan syarikat ditawarkan oleh sistem MySyarikat dari pengurusan gaji (Secured Payroll); pengurusan cuti (Leave Management); pengurusan tuntutan (Claim Management); merekod kehadiran (Smart Attendance) hingga membuat pengumuman (Smart Announcement) dan banyak lagi!
Bagi syarikat yang berdepan masalah pekerja datang lambat atau kehadiran banyak lopong, fungsi Smart Attendance – MySyarikat dapat bantu proses kehadiran dengan penyelesaian innovatif. Pekerja boleh clock-in dan clock-out mengguna selfie pada smartphone sahaja!
Dengan sistem pengurusan sumber manusia digitaliasi yang mudah digunakan dan mesra pengguna, MySyarikat mampu untuk merevolusikan cara syarikat anda bekerja dan menaik taraf kualiti kerja pekerja dengan sekelip mata!
Rasai sendiri pengalaman menggunakan sistem MySyarikat sekarang! Klik ‘Book Demo’ untuk tetapkan sesi demo bersama kami, 100% percuma!
