Latihan pekerja bukan lagi pilihan tetapi ia keperluan. Dalam dunia kerja yang bergerak pantas, majikan perlu sentiasa melatih semula tenaga kerja agar kekal relevan dan berdaya saing.
Tetapi setiap latihan ada kosnya, dan di sinilah HRD Corp (Human Resource Development Corporation) membuka ruang untuk majikan menuntut semula kos tersebut melalui skim tuntutan HRDF online.
Panduan ini menerangkan cara tuntut HRD Corp dengan langkah yang jelas, teratur, dan sesuai untuk setiap syarikat yang berdaftar di bawah HRD Corp Malaysia.
Apa Itu Tuntutan HRD Corp?
Tuntutan HRD Corp ialah proses majikan mendapatkan semula perbelanjaan latihan yang telah diluluskan dan dijalankan untuk pekerja mereka. Skim ini bukan sahaja membantu mengurangkan beban kos, tetapi juga menggalakkan pembangunan kemahiran dalam organisasi.
Dana HRDF (Human Resource Development Fund) diwujudkan supaya majikan tidak melihat latihan sebagai kos, tetapi sebagai pelaburan jangka panjang terhadap produktiviti dan daya saing.
Setiap tuntutan yang berjaya diluluskan membawa nilai bukan sekadar wang, tetapi juga peningkatan kompetensi tenaga kerja.
Langkah-Langkah Tuntutan HRD Corp
Langkah 1: Pilih Kursus Yang Layak dan Berdaftar Dengan HRD Corp
Langkah pertama dalam cara tuntut HRD Corp ialah memastikan kursus yang dijalankan benar-benar layak dituntut. Syarat tuntutan HRDF menetapkan bahawa hanya kursus yang berdaftar dan disahkan oleh HRD Corp Malaysia layak untuk pembiayaan semula.
Kursus boleh berbentuk fizikal atau dalam talian, asalkan dijalankan oleh penyedia latihan yang sah. Untuk menyemak kelayakan penyedia, majikan boleh menggunakan direktori rasmi dalam sistem e-TRiS HRD Corp, platform digital yang mengurus semua proses latihan dan tuntutan.
Langkah 2: Mohon Kelulusan Sebelum Kursus Bermula
Setiap tuntutan perlu mendapat kelulusan awal melalui e-TRiS HRD Corp. Di sini, majikan perlu memohon kelulusan dengan mengemukakan butiran seperti:
- Nama dan tarikh kursus
- Senarai peserta
- Anggaran kos dan justifikasi latihan
Permohonan disarankan dibuat 7–14 hari sebelum kursus bermula untuk memberi masa semakan oleh pihak HRD Corp. Tanpa kelulusan, tuntutan HRDF online anda berisiko ditolak walaupun latihan telah dijalankan.
Langkah 3: Laksanakan Kursus dan Hadirkan Pekerja
Apabila kursus diluluskan, majikan perlu memastikan pelaksanaannya menepati jadual dan butiran yang diluluskan. Kehadiran pekerja mesti lengkap, dan rekod latihan perlu disimpan dengan teliti.
Beberapa tip untuk memastikan kursus berjalan lancar:
- Rekodkan kehadiran setiap hari dengan Borang T3.
- Pastikan jurulatih menandatangani pengesahan kehadiran.
- Ambil foto atau bukti aktiviti latihan sebagai sokongan.
Langkah 4: Sediakan Dokumen Untuk Tuntutan
Proses tuntutan HRDF online menuntut dokumen yang lengkap dan tepat. Berikut senarai dokumen penting:
- Borang Kehadiran Peserta (T3 Form) yang lengkap dengan tandatangan dan pengesahan penyedia latihan.
- Invois kepada HRD Corp yang mesti ditujukan kepada Pembangunan Sumber Manusia Berhad dengan butiran kursus, tarikh, dan jumlah kos.
- Borang Pengisytiharan Majikan (Employer Declaration Form) sebagai pengesahan rasmi latihan dilaksanakan mengikut kelulusan.
- JD/14 Form jika kursus melibatkan peserta peringkat pengurusan atau latihan khas.
Sebelum hantar, semak semula semua maklumat pastikan nama, tarikh, dan tandatangan sepadan dengan kelulusan asal dalam e-TRiS HRD Corp. Kesalahan kecil seperti format fail salah atau invois tidak sah boleh menyebabkan penangguhan pembayaran.
Langkah 5: Hantar Tuntutan Melalui e-TRiS
Setelah lengkap, log masuk ke portal e-TRiS HRD Corp Malaysia:
- Pilih menu Claim Submission.
- Isi maklumat kursus dan jumlah kos latihan.
- Muat naik semua dokumen sokongan.
- Semak semula, kemudian klik Submit.
Jumlah yang boleh dituntut bergantung kepada kadar yang diluluskan oleh HRD Corp. Pastikan amaun tidak melebihi nilai yang dipersetujui semasa permohonan awal. Untuk mengelakkan isu teknikal, pastikan sambungan stabil dan semua fail dimuat naik dengan betul.
Langkah 6: Tunggu Kelulusan dan Bayaran Balik
Proses semakan mengambil masa antara 30 hingga 60 hari bekerja. Setelah tuntutan HRDF online disahkan, bayaran balik akan dipindahkan terus ke akaun syarikat yang berdaftar di bawah HRD Corp Malaysia.
Untuk semak status:
- Log masuk ke e-TRiS.
- Pilih Claim Status untuk maklumat terkini.
- Muat turun bukti kelulusan sebagai rekod audit.
Jika terdapat kelewatan, semak sama ada HRD Corp meminta dokumen tambahan atau pengesahan semula.
Langkah 7: Pengurusan Tuntutan Tambahan
Kadangkala, HRD Corp memerlukan maklumat tambahan bagi menyempurnakan semakan. Jangan panik, respon segera membantu mempercepat proses.
Lakukan perkara berikut:
- Semak e-mel dan portal e-TRiS dua kali seminggu.
- Hantar semula dokumen tambahan dalam format yang jelas dan sah.
- Gunakan komunikasi profesional ketika berurusan dengan pegawai HRD Corp.
Maklum balas pantas menggambarkan profesionalisme dan membantu memastikan kelancaran bayaran balik.
Baca juga: HRDC Claimable: Cara Claim Kursus untuk Majikan dan Pekerja
Kesimpulannya, proses tuntutan HRDF online bukan sekadar borang dan invois tetapi ia cerminan komitmen syarikat terhadap pembangunan manusia. Dengan mematuhi setiap syarat tuntutan HRDF, majikan bukan sahaja menuntut semula kos latihan tetapi menuntut semula nilai pelaburan terhadap masa depan tenaga kerja mereka.
Dalam pada itu, MySyarikat Academy ada menawarkan kursus latihan berkaitan melaksanakan kontrak pekerjaan dengan betul. Kursus latihan ini bukan sahaja 100% HRD Corp Claimable tetapi ia juga membolehkan majikan menggunakan dana levi HRD Corp yang terkumpul.
Melalui kursus latihan ini anda boleh mempelajari cara membuat kontrak pekerjaan yang betul, dan bagaimana cara untuk memasukkan klausa berkaitan conflict of interest bagi memastikan syarikat dilindungi kepentingan masing-masing.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
