Adakah anda sedang mencari templat-templat rasmi pejabat seperti borang cuti, claim atau surat-menyurat kontrak kerja dan surat tawaran kerja? Ini adalah beberapa templat borang dan surat rasmi pejabat untuk kegunaan HR, majikan ataupun pekerja.
Tidak kira sama ada syarikat anda menjalankan perniagaan kecil-sederhana (SME) atau sedang menuju ke enterprise, templat-templat ini boleh dijadikan sebagai rujukan untuk membantu anda menjimat masa, mengurangkan beban dan melancarkan proses-proses pengurusan organisasi.
- Surat Tawaran Kerja
Surat tawaran kerja atau offer letter merupakan antara dokumen asas yang setiap syarikat perlu ada. Ia berfungsi untuk memaklumkan calon pekerja berkenaan persetujuan syarikat untuk menerima mereka bekerja.
Anda boleh rujuk contoh surat tawaran kerja di bawah sebagai panduan.
- Kontrak Kerja (Kontrak Perkhidmatan)
Antara dokumen penting yang setiap HR dan majikan perlu keluarkan adalah kontrak kerja atau kontrak perkhidmatan. Sama ada jawatan yang ditawarkan itu bersifat tetap ataupun secara kontrak, pengeluaran surat ini amat penting.
Di bawah adalah contoh kontrak kerja asas bagi pekerja bersifat tetap dan berdasarkan kontrak.
- Surat Pengesahan Jawatan Selepas Percubaan
Setiap syarikat di Malaysia mengamalkan tempoh percubaan (probation period). Tujuan probation period ini adalah untuk menilai kesesuian pekerja dengan budaya syarikat dan memberi ruang kepada pekerja menyesuaikan diri dengan tugasan baru mereka.
Apabila sudah tamat tempoh percubaan ini, HR atau majikan wajar untuk mengeluarkan surat pengesahan jawatan selepas percubaan bagi memaklumkan kepada pekerja bahawa mereka sudah tamat tempoh penilaian. Contoh templat surat boleh dirujuk di bawah.
- Surat Perletakan Jawatan
Bagi pekerja yang ingin berhenti adalah penting untuk menulis surat perletakan jawatan secara bertulis. Ia bukan sahaja sekadar pemberitahuan tetapi sebagai formaliti profesional untuk memaklumkan hasrat ingin berhenti kerja.
Rujukan surat perletakan jawatan boleh didapati di bawah ini.
- Surat Penamatan Perkhidmatan
Proses menamatkan perkhidmatan bukan perkara mudah untuk mana-mana majikan. Tidak kira sama ada pekerja melakukan salah laku disiplin atau mengalami masalah prestasi atau keputusan syarikat untuk mengurangkan pekerja (layoff), penting untuk melakukannya secara profesional melalui pengeluaran surat yang rasmi.
- Borang Permohonan Cuti/ Tuntutan
Setiap syarikat memiliki format borang permohonan cuti atau tuntutan tersendiri, namun mungkin terdapat beberapa komponen dalam borang tersebut yang tidak lengkap atau tidak mematuhi undang-undang. Ini adalah tempat borang permohonan cuti/ tuntutan yang rasmi.
- Surat Amaran
Pengeluaran surat amaran adalah perlu apabila ada pekerja didapati melakukan kesalahan disiplin atau berlaku penurunan prestasi. Tujuan surat ini adalah untuk memaklumkan kepada pekerja tentang salah laku dan meminta untuk perbaiki diri.
- Surat Tunjuk Sebab
Surat tunjuk sebab (show cause letter) merupakan dokumen penting yang pekerja perlu ambil maklum. Pengeluaran surat ini berfungsi sebagai peluang kepada pekerja untuk membela diri sebelum sebarang tindakan selanjutnya diambil.
- Borang Penilaian Prestasi
Borang penilaian prestasi ini sering keluarkan pada kadar tahunan atau bersuku. Sesebuah syarikat akan mengeluarkan surat ini kepada ketua bahagian untuk menilai anak buat sebelum membuat keputusan untuk menentukan hala tuju pekerja, sama ada dinaikkan gaji atau diberhentikan.
- Slip Gaji
Di bawah penetapan Akta Kerja 1955, setiap syarikat yang menggajikan pekerja wajib untuk mengeluarkan slip gaji. Kegagalan majikan untuk mengeluarkan slip gaji ini boleh dikenakan tindakan, selain itu penting juga untuk memastikan slip gaji yang dikeluarkan mengandungi komponen-komponen yang betul.
Baca juga: Influencer, Youtuber & Instafamous Kini Perlu Lapor LHDN
Secara keseluruhannya, templat-templat ini sangat penting untuk membantu proses pengurusan syarikat. Jika syarikat anda masih belum memiliki dokumen-dokumen HR di atas adalah dinasihatkan untuk membuatnya segera.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
