Seiring peredaran zaman yang memfokuskan ke arah digitalisasi, para majikan turut dinasihatkan untuk menaik taraf syarikat dengan mengadaptasikan sistem berteknologi pada bahagian-bahagian utama seperti pengurusan, pentadbiran dan operasi.
Dalam proses mencari sistem berteknologi ini pasti anda akan menemui pelbagai istilah-istilah baru dalam sistem sumber manusia (HR) seperti HRMS ataupun platform EMS. Jadi apakah maksud disebalik istilah-istilah ini? Apakah perbezaan antara setiapnya?
Jangan khuatir, artikel kali ini akan menerangkan beberapa istilah sistem berteknologi terutamanya untuk bahagian HR seperti HRMS dan platform EMS – serta menerangkan perbezaan termasuk kelebihannya dalam membantu anda membuat keputusan.
Human Resource Management System (HRMS)
Mudahnya Sistem Pengurusan Sumber Manusia atau Human Resource Management System (HRMS) merupakan sebuah rangkaian perisian yang direka untuk menguruskan kitaran pengurusan pekerja. Ia berkait rapat dengan pengurusan sumber manusia, data, proses dan semua perkara melibatkan tenaga pekerja.
Sebagai pengetahuan, HRMS ini merupakan sebahagian daripada payung besar perisian HR (HR Software) termasuk Human Resource Information System (HRIS) dan Human Capital Management (HCM). Ia sering ditawarkan sebagai software as a service (SaaS) yang menawarkan prkhidmatan perisian berbayar.
Ini antara fungsi-fungsi utama HRMS yang sering ditawarkan:
- Pengurusan Data Pekerja: Menyimpan, mengurus dan mendokumentasikan segala data pekerja dengan lengkap seperti maklumat alat surat menyurat
- Pengurusan Proses Gaji: Mengautomasikan pengiraan, agihan, potongan, percukaian dan pembayaran gaji tepat pada masanya
- Pengurusan Kehadiran dan Penjejak Masa: Merekod kehadiran pekerja, masa bekerja, overtime dan permohonan cuti
- Pengurusan Proses Permohonan Cuti dan Tuntuan: Menyepadukan proses permohonan cuti dan tuntuan dari peringkat pekerja kepada pengurusan
- Pengurusan Proses Prestasi: Memantau, menjejak dan menilai prestasi pekerja secara berterusan
Contoh terbaik untuk menerangkan sistem HRMS ini adalah MySyarikat. Dari mengautomasikan pengurusan gaji untuk memastikan pembayaran yang tepat, sehingga menjadualkan KPI untuk memantau perkembangan kerja pekerja semua berada dalam satu sistem sahaja.
Employee Management Software (EMS)
Perisian Pengurusan Pekerja atau Employee Management Software (EMS) merupakan sebuah platform yang menawarkan peralatan yang membantu mempermudahkan tugasan pentadbiran yang berkaitan dengan tenaga kerja.
Kejap, bunyinya sama seperti HRMS bukan?
Pada asasnya platform EMS menawarkan ciri-ciri mengautomasikan penjadualan, mengesan waktu pekerja, menguruskan permintaan cuti dan mengekalkan rekod pekerja sama seperti HRMS. Namun, EMS ini lebih memfokuskan kepada menguruskan pekerja secara berkesan bagi memastikan mereka memunihi objektif syarikat.
Ia memainkan peranan penting dalam mengurusan tenaga kerja syarikat dari hujung ke hujung (end-to-end), yang seing merangkumi pengurusan pengkalan data pekerja, gaji termasuk menjejak cuti pekerja.
Fungsi-fungsi utama yang ditawarkan platform EMS adalah seperti berikut:
- Penjadualan: Menghasilkan jadual kerja pekerja, menetapkan jadual kerja shift dan menjejak ketersediaan pekerja
- Penjejak Masa: Memantau waktu kerja, rehat dan kerja lebih masa pekerja utama pemprosesan gaji tepat
- Penjejak Cuti: Mengautomasikan aliran kerja dengan menyelaraskan permintaan cuti, jejak baki cuti dan pematuhan polisi cuti
- Rekod Pekerja: Menyimpan data asas pekerja seperti maklumat hubungan, kenalan kecemasa dan maklumat peribadi pekerjaan pekerja
Menariknya, sistem MySyarikat turut menwarkan beberapa fungsi EMS ini. Selain daripada memberi fokus kepada HRMS, sistem MySyarikat turut mengintergrasikan beberapa fungsi EMS pada platformnya.
Perbezaan HRMS dan EMS
Sungguhpun HRMS dan EMS merupakan sebahagian daripada perisian yang membantu meningkatkan pengurusan tenaga kerja, kedua-duanya memenuhi keperluan yang sedikit berbeza untuk kegunaan syarikat.
Antara perbezaan yang dapat dikenal pasti untuk HRMS dan EMS adalah seperti di bawah.
- Kegunaan
- HRMS: Keseluruhan proses HR dan pengurusan bakat
- EMS: Melancarkan tugas pengurusan dan jadual kerja
- Target Pengguna
- HRMS: Bahagian sumber manusia, pengurus, pekerja
- EMS: Bahagian sumber manusia, pengurus, ketua penyelia pekerja
- Kelebihan
- HRMS: Naik taraf efisiensi, selaraskan data untuk proses membuat keputusan
- EMS: Kurangkan tugasan, selaraskan penjadualan kerja
- Kekurangan
- HRMS: Kos sedikit mahal, perlu bantuan demo
- EMS: Fungsi agak terhad, tiada fungsi pengurusan gaji
Dalam memilih diantara HRMS dan EMS, penting untuk lihat kepada keperluan serta kemampuan syarikat anda sendiri. Mungkin mengambil HRMS lebih bermanfaat tetapi mungkin juga menggunakan EMS lebih baik memandangkan ia lebih selaras dengan kos syarikat.
Tetapi jika syarikat anda memerlukan kedua-dua HRMS dan EMS, maka pilihan terbaik tentunya adalah MySyarikat. Dengan penawaran sistem lengkap seperti pengurusan gaji, penjejak kehadiran, cuti, tuntutan, KPI sehingga mengautomasikan penjadualan kerja MySyarikat memilik semua dalam satu sistem sahaja.
Dengan sistem HR software MySyarikat, pengurusan sumber manusia syarikat akan akan menjadi lebih efisien dan efektif! Mari tingkatkan kualiti kerja tempat kerja, melancarkan operasi perniagaan dan merevolusikan syarikat anda dengan sistem HR software moden MySyarikat!
Jom rasai sendiri pengalaman menggunakan HR software MySyarikat sekarang secara percuma dengan ‘Book Demo’ bersama kami!
