Dalam dunia pengurusan pekerja, proses merekrut pekerja bukan lagi sekadar membuka iklan kerja dan menunggu resume masuk ke e-mel.
Realitinya, pegawai sumber manusia (HR) kini perlu berdepan dengan puluhan, malah ratusan resume calon pekerja dalam tempoh yang singkat. Semuanya perlu disaring, dinilai dan dipilih secepat mungkin.
Disebabkan itu, semakin banyak syarikat yang mula menggunakan Applicant Tracking System (ATS) untuk mempercepatkan proses saringan resume pekerja. Dalam era digital dan persaingan bakat yang semakin sengit, penggunaan ATS bukan lagi satu pilihan tetapi menjadi keperluan strategik untuk syarikat.
Apa Itu Applicant Tracking System (ATS)?
Sebagai pengetahuan, ATS adalah sebuah sistem atau perisian yang digunakan untuk mengumpul, membaca dan mengatur maklumat daripada resume calon pekerja secara automatik.
Sistem ini membantu pegawai HR menyaring resume berdasarkan kata kunci (keyword), kemahiran, pengalaman kerja, kelayakan akademik dan pelbagai kriteria lain yang telah ditetapkan.
Mudah kata, ATS bertindak seperti “penapis awal” sebelum resume sampai ke tangan pegawai HR.
Melalui penggunaan ATS, tempoh masa untuk menyaring resume dapat dipendekkan dengan ketara. Pegawai HR tidak lagi perlu membaca setiap resume secara manual satu per satu, sebaliknya boleh memberi fokus kepada proses merekrut lain seperti sesi temuduga, penilaian calon dan pembangunan strategi pengambilan pekerja.
Bukan itu sahaja, penggunaan ATS untuk menyaring resume pekerja juga membantu syarikat membuat keputusan pengambilan pekerja dengan lebih pantas, tersusun dan tepat.
Kelebihan Guna ATS Kepada Syarikat
Secara asasnya, ATS berfungsi dengan menyaring maklumat calon berdasarkan kriteria tertentu yang telah ditetapkan syarikat seperti keyword, kemahiran (skill), pengalaman kerja, sijil akademik, industri berkaitan dan sebagainya.
Selain itu, kebanyakan sistem ATS moden juga mampu menyusun kedudukan resume calon secara automatik bagi memudahkan pegawai HR melakukan proses shortlist untuk dibawa ke peringkat temu duga (interview).
Namun kelebihan ATS tidak terhenti di situ sahaja. Berikut merupakan antara manfaat utama penggunaan ATS kepada syarikat:
- Tingkatkan Efisiensi Proses Rekrut
Salah satu manfaat paling besar penggunaan ATS adalah meningkatkan efisiensi proses pengambilan pekerja.
Bayangkan jika syarikat menerima 500 resume untuk satu jawatan kosong. Tanpa sistem ATS, pegawai HR perlu membuka dan membaca resume satu demi satu secara manual. Ia bukan sahaja memakan masa, malah meningkatkan risiko kesilapan manusia.
Dengan ATS, proses saringan resume boleh dilakukan secara automatik dalam masa yang jauh lebih singkat. Resume yang memenuhi kriteria akan disusun secara automatik, manakala resume yang tidak relevan boleh ditapis lebih awal.
Hasilnya, pegawai HR dapat memberi fokus kepada tugasan yang lebih penting seperti interview, employer branding dan pengalaman calon pekerja (candidate experience).
Tidak dilupakan juga sesetengah perisian ATS turut menawarkan fungsi ranking calon berdasarkan kesesuaian dengan jawatan yang ditawarkan. Ini menjadikan proses shortlist lebih cepat dan sistematik.
- Membantu Membuat Keputusan Dengan Lebih Tepat
ATS bukan sekadar sistem menyimpan resume. Ia juga membantu syarikat membuat keputusan pengambilan pekerja dengan lebih teratur dan berpandukan data.
Apabila resume disaring mengikut keyword dan kriteria tertentu, pegawai HR dapat melihat calon mana yang benar-benar memenuhi keperluan jawatan.
Sebagai contoh, jika syarikat mencari calon yang mempunyai pengalaman dalam “digital marketing”, “SEO”, dan “Google Analytics”, ATS akan membantu mengenal pasti resume yang mempunyai elemen tersebut dengan lebih pantas.
Ini secara tidak langsung membantu mengurangkan bias semasa proses pemilihan calon dan meningkatkan ketepatan dalam membuat keputusan.
Apabila data calon telah dikumpulkan secara tersusun, proses pengambilan pekerja menjadi lebih efisien dan profesional.
- Mengurangkan Kos Perbelanjaan Merekrut
Ramai tidak sedar bahawa proses merekrut pekerja sebenarnya melibatkan kos yang agak besar.
Ia bukan sekadar kos iklan jawatan kosong, tetapi turut melibatkan masa kerja HR, proses temu duga, penggunaan platform pengambilan pekerja dan kadangkala kos mendapatkan khidmat pihak ketiga untuk menyaring resume.
Melalui penggunaan ATS, banyak proses manual dapat dikurangkan. Ini membantu syarikat menjimatkan masa dan kos operasi dalam jangka panjang.
Malah dalam banyak situasi, kos menggunakan sistem ATS adalah jauh lebih rendah berbanding mengambil tenaga pakar luar untuk menguruskan proses saringan resume secara manual.
Dalam kata lain, ATS membantu syarikat bekerja dengan lebih bijak tanpa perlu menambah kos tenaga kerja yang besar.
- Mengenal Pasti Calon Pekerja Yang Sesuai
Sistem ATS juga membantu syarikat mengenal pasti calon pekerja yang benar-benar sesuai dengan jawatan dan budaya kerja syarikat.
Calon yang berkualiti selalunya mempunyai resume yang tersusun, jelas dan dioptimumkan mengikut jawatan yang dipohon. ATS membantu mengenal pasti elemen-elemen ini dengan lebih cepat.
Apabila syarikat berjaya mendapatkan pekerja yang berkualiti, risiko seperti masalah turnover pekerja, pemberhentian awal dan ketidakserasian kerja dapat dikurangkan.
Kesannya bukan sahaja membantu menjimatkan kos merekrut pekerja baru, tetapi turut meningkatkan produktiviti pasukan serta imej syarikat secara keseluruhan.
Dalam pasaran kerja yang kompetitif hari ini, mendapatkan pekerja yang tepat sejak awal boleh memberi kesan besar kepada perkembangan syarikat.
- Menyelaraskan Tugasan Pentadbiran HR
Proses pengambilan pekerja sebenarnya melibatkan banyak tugasan pentadbiran yang memerlukan koordinasi antara pelbagai bahagian dalam syarikat.
Dengan penggunaan ATS, semua maklumat calon dapat dikumpulkan dalam satu sistem yang lebih tersusun dan mudah diakses.
Ini memudahkan pegawai HR berkongsi maklumat calon dengan pengurus jabatan, pihak pengurusan atau panel interview tanpa perlu mencari fail secara manual.
Apabila aliran kerja menjadi lebih tersusun, setiap bahagian dalam organisasi dapat bergerak dengan lebih lancar dan efisien.
Selain itu, penggunaan ATS juga membantu memastikan komunikasi dan pengurusan data calon menjadi lebih profesional, selamat dan sistematik.
Baca juga: Cara Masukkan ‘Skill’ dengan Betul dalam Resume
Dalam era digital hari ini, penggunaan ATS untuk menyaring resume pekerja bukan lagi sesuatu yang hanya digunakan oleh syarikat besar. Malah syarikat kecil dan sederhana (SME) juga mula melihat kepentingan sistem ini dalam mempercepatkan proses rekrut dan mendapatkan calon pekerja berkualiti.
Dengan kemampuan menyaring resume secara automatik, menjimatkan masa, mengurangkan kos dan membantu membuat keputusan yang lebih tepat, ATS menjadi antara teknologi penting dalam pengurusan sumber manusia moden.
Akhirnya, proses pengambilan pekerja yang lebih pantas dan tersusun bukan sahaja memberi manfaat kepada bahagian HR, tetapi juga membantu syarikat berkembang dengan lebih stabil dan kompetitif.
Dalam pada itu, jika anda ingin tambah kemahiran untuk dimasukan dalam resume, jom sertai kursus anjuran MySyarikat Academy yang merupakan program di bawah HRD Corp. Melaluinya, anda bukan sahaja boleh dapatkan kursus percuma (HRD Corp Claimable) tetapi anda juga mendapat latihan rapi yang diajar oleh HRD Corp certified trainer.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk mendapatkan sistem MySyarikat sekarang!
