Ketidakhadiran pekerja secara kerap bukan sahaja mengganggu kelancaran operasi harian syarikat, malah boleh menjejaskan moral pasukan dan produktiviti keseluruhan. Bahagian Sumber Manusia (HR) perlu memainkan peranan penting dalam menangani isu ini secara profesional dan berstrategi.
Dalam artikel ini, akan dikongsikan langkah-langkah strategik HR untuk menangani pekerja yang sering tidak hadir, termasuk bagaimana penggunaan sistem kehadiran digital seperti MySyarikat boleh membantu menyelesaikan isu ini dengan lebih efektif.
1. Rekod dan Pantau Kehadiran Secara Sistematik
- Kepentingan Rekod Kehadiran Yang Tepat
Rekod kehadiran yang tepat adalah asas kepada sebarang tindakan lanjut. Ia menjadi rujukan sah jika berlaku pertikaian dan membolehkan HR bertindak secara objektif.
- Sistem Pengurusan Kehadiran Digital
Sistem seperti MySyarikat membantu HR mengautomasikan pemantauan kehadiran, menghasilkan laporan secara real-time dan mengenal pasti corak ketidakhadiran dengan lebih cepat serta efisien.
2. Kenal Pasti Punca Ketidakhadiran
- Kaedah Siasatan Awal
Gunakan kaedah seperti temubual, borang penilaian atau laporan supervisor untuk memahami sebab ketidakhadiran sebelum mengambil tindakan.
- Kategori Punca Umum
Masalah peribadi, kesihatan fizikal/mental, atau tekanan kerja sering menjadi sebab utama ketidakhadiran. Mengenal pasti punca ini membolehkan HR mengambil langkah yang lebih sesuai.
3. Sesi Kaunseling dan Pendekatan Empati
- Kaunseling Dua Hala
Perbincangan dua hala membina kepercayaan dan membuka ruang komunikasi antara pekerja dan pihak HR.
- Peranan HR Sebagai Pendengar
HR harus bersikap empatik dan mengenal pasti sokongan yang boleh ditawarkan seperti menghantar pekerja hadiri kursus memperbaiki diri. Bercakap tentang kursus, anda boleh dapatkan kursus latihan berkualiti yang diiktiraf HRDF di MySyarikat Academy!
4. Amaran Lisan dan Bertulis
- Struktur Pemberian Amaran
Langkah disiplin perlu dilakukan secara berperingkat: amaran lisan, diikuti amaran bertulis, dan akhirnya memo rasmi jika perlu.
- Kandungan Surat Amaran
Nyatakan dengan jelas jenis pelanggaran, tempoh pemantauan dan tindakan susulan yang akan diambil jika masalah berterusan.
5. Laksanakan Prosedur Disiplin Berasaskan Undang-Undang
- Surat Tunjuk Sebab dan Proses Soal Siasat
Berikan pekerja peluang membela diri dengan surat tunjuk sebab. Jika perlu, jalankan Domestic Inquiry secara profesional dan telus.
- Kepatuhan Kepada Akta Kerja 1955
Pastikan setiap proses mematuhi peruntukan Akta Kerja 1955 untuk mengelakkan tindakan balas undang-undang daripada pekerja.
6. Penamatan Perkhidmatan (Sebagai Langkah Terakhir)
- Bila Penamatan Dibenarkan?
Penamatan hanya dibenarkan selepas semua langkah terdahulu dilaksanakan dengan lengkap dan adil.
- Kepentingan Dokumentasi dan Prosedur Sah
Rekod dan dokumen lengkap diperlukan untuk mengelakkan kes di mahkamah buruh atau aduan ke Jabatan Tenaga Kerja.
7. Gunakan Teknologi Sebagai Penyelesaian Jangka Panjang
- Faedah Sistem Pengurusan Kehadiran
Dengan sistem pengurusan kehadiran, HR boleh memantau kehadiran secara masa nyata, menghasilkan laporan bulanan dan mengesan corak dengan lebih mudah.
- Contoh Sistem: MySyarikat
MySyarikat, sebagai contoh HR software Malaysia, menawarkan integrasi penuh untuk kehadiran, cuti, dan tindakan disiplin—menjadikannya penyelesaian digital yang lengkap dan mesra pengguna.
8. Galakkan Persekitaran Kerja Yang Menyokong
- Pendekatan Insentif dan Fleksibiliti
Berikan ganjaran kepada pekerja yang cemerlang dari segi kehadiran. Sediakan juga pilihan kerja anjal atau bekerja dari rumah (WFH) untuk meningkatkan keseimbangan kerja-hidup.
- Kesihatan Mental dan Fizikal Pekerja
HR perlu menyediakan program kesihatan dalaman atau rujukan profesional sebagai sokongan jangka panjang kepada pekerja.
Baca juga: Apakah Tindakan Ke Atas Pekerja Yang Datang Lambat?
Kesimpulannya, isu kehadiran tidak boleh diselesaikan dengan satu pendekatan sahaja. Ia memerlukan gabungan langkah strategik HR, tindakan berlandaskan undang-undang, dan pendekatan empati.
Penggunaan teknologi seperti sistem kehadiran digital dan HR software Malaysia memainkan peranan besar dalam memudahkan pemantauan dan dokumentasi. Sementara itu, membina budaya kerja yang positif dan menyokong akan membantu organisasi mengekalkan tenaga kerja yang lebih bertanggungjawab dan berdisiplin.
Dengan pendekatan yang seimbang dan menyeluruh, HR bukan sahaja dapat menangani isu ini secara efektif, malah mengukuhkan lagi reputasi organisasi sebagai tempat kerja yang profesional dan prihatin.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
