Apabila seorang pekerja mengumumkan keputusan untuk berhenti kerja, ramai majikan menganggap episod tersebut tamat pada hari terakhir bekerja. Realitinya, itulah titik permulaan kepada satu proses HR yang jauh lebih rumit.
Proses selepas pekerja berhenti kerja bukan perkara remeh. Ia melibatkan pematuhan undang-undang, pengurusan kewangan, keselamatan data, dan perlindungan reputasi syarikat.
Artikel ini menghuraikan proses yang perlu dilalui oleh majikan selepas pekerja berhenti kerja, daripada pengesahan tempoh notis, pembayaran terakhir, pelaporan caruman wajib, dan penutupan rekod HR.
Gambaran Proses Selepas Pekerja Tinggalkan Syarikat
Secara prinsipnya, proses HR selepas pekerja resign ialah satu rantaian tindakan yang memerlukan koordinasi antara beberapa fungsi utama organisasi. HR, kewangan, IT dan pengurusan perlu bergerak seiring bagi memastikan peralihan berlaku tanpa menjejaskan operasi dan pematuhan.
HR bertanggungjawab terhadap dokumentasi dan pematuhan kontrak. Kewangan memastikan semua bayaran diselesaikan tepat pada masanya. IT mengawal keselamatan sistem dan data, manakala pihak pengurusan memastikan kesinambungan tugas berjalan lancar.
Keseluruhan proses ini berlandaskan kehendak Akta Kerja 1955, terutamanya berkaitan notis, pembayaran gaji, dan hak pekerja selepas penamatan pekerjaan. Tanpa proses yang tersusun, majikan terdedah kepada risiko ketidakpatuhan walaupun tanpa niat jahat.
Proses Selepas Pengesahan Pemberhentian Pekerja
Keperluan Notis Penamatan Perkhidmatan
Langkah pertama yang wajib ialah mendapatkan notis penamatan perkhidmatan daripada pekerja. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti rasmi bahawa penamatan pekerjaan berlaku secara sukarela, serta menetapkan tarikh akhir bekerja yang sah.
Tanpa notis ini, majikan berisiko berdepan pertikaian berkaitan status penamatan pekerjaan, khususnya jika timbul isu berkaitan bayaran atau notis.
Tempoh Notis & Rujukan Undang-Undang
Tempoh notis hendaklah dirujuk sama ada kepada kontrak pekerjaan atau peruntukan di bawah Seksyen 12 Akta Kerja 1955. Sekiranya kontrak menyatakan tempoh notis tertentu, kedua-dua pihak wajib mematuhinya.
Penting untuk difahami bahawa majikan tidak boleh menolak notis berhenti kerja Akta Kerja 1955 yang sah, sama ada melalui pemenuhan tempoh notis atau bayaran gaji ganti notis. Penolakan tanpa asas undang-undang boleh dianggap sebagai pelanggaran hak pekerja.
Perancangan Handover & Komunikasi Dalaman
Selepas disahkan, HR perlu menyusun jadual handover secara sistematik. Ini termasuk penyerahan tugas, pemindahan pengetahuan, dan penetapan tanggungjawab sementara.
Komunikasi dalaman kepada jabatan berkaitan juga penting bagi mengelakkan gangguan operasi, kekeliruan peranan, dan kehilangan maklumat kritikal.
Pembayaran Akhir & Faedah Pekerja
Komponen Pembayaran Akhir
Pembayaran akhir pekerja lazimnya merangkumi gaji terakhir sehingga hari akhir bekerja, gaji ganti notis (jika berkenaan), serta baki cuti tahunan yang belum digunakan.
Setiap komponen perlu dikira dengan tepat berdasarkan rekod kehadiran dan terma kontrak. Kesilapan pengiraan boleh mencetuskan aduan rasmi dan menjejaskan kepercayaan pekerja terhadap majikan.
Tempoh Pembayaran & Tanggungjawab Majikan
Amalan terbaik dan keperluan undang-undang buruh menetapkan bahawa pembayaran akhir hendaklah dibuat dalam tempoh munasabah, lazimnya dalam masa tujuh hari selepas tarikh akhir pekerjaan.
Untuk resignasi sukarela, prinsip umum yang perlu difahami ialah tiada pampasan pemberhentian atau severance pay diwajibkan. Namun, semua bayaran yang telah diperoleh pekerja tetap perlu diselesaikan sepenuhnya.
Kemas Kini Rekod Caruman & Pelaporan Wajib
- KWSP (EPF)
Majikan perlu memastikan caruman terakhir kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja telah dibuat dengan tepat. Walaupun tiada borang khas untuk resignasi, kemas kini rekod adalah wajib bagi memastikan hak simpanan pekerja tidak terjejas.
- SOCSO & EIS
Tarikh resignasi pekerja perlu dikemas kini dalam Portal Assist yang dikendalikan oleh Pertubuhan Keselamatan Sosial. Ketepatan data caruman penting bagi mengelakkan isu kelayakan faedah dan pertikaian tuntutan.
- LHDN
Dalam situasi tertentu, seperti pekerja meninggalkan Malaysia secara kekal, majikan perlu berurusan dengan Lembaga Hasil Dalam Negeri melalui Borang CP22A bagi tujuan tax clearance.
Dalam kes ini, majikan berhak menahan bayaran tertentu sehingga surat pelepasan cukai diperoleh, bagi mengelakkan liabiliti cukai pada masa hadapan.
Baca juga:
Kesimpulannya, proses offboarding yang tersusun bukan sekadar amalan HR yang baik, tetapi satu keperluan strategik. Proses selepas pekerja berhenti kerja yang patuh memastikan majikan dilindungi daripada risiko undang-undang, kewangan, dan reputasi.
Dengan memahami dan melaksanakan proses ini secara sistematik, majikan bukan sahaja mematuhi notis berhenti kerja Akta Kerja 1955, malah membina imej sebagai organisasi yang profesional, bertanggungjawab, dan beretika sehingga ke hari terakhir hubungan pekerjaan.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
