Antara dua dokumen yang paling digeruni pekerja ialah Surat Tunjuk Sebab (Show Cause Letter) dan Surat Amaran (Warning Letter). Kedua-dua surat yang dikeluarkan oleh majikan atau syarikat ini sama-sama serius dan penting, dan perlu dikeluarkan mengikut urutan yang betul.
Oleh itu, timbul satu persoalan yang sering bermain dalam fikiran. “Perlu keluarkan Show Cause Letter dulu atau boleh terus keluarkan Warning Letter bagi mengurusan masalah disiplin pekerja?
Prinsip utama: Tunjuk Sebab Dulu, Amaran Kemudian
Dalam amalan HR dan rujukan undang‑undang di Malaysia, Show Cause Letter biasanya dikeluarkan terlebih dahulu, sebelum mana‑mana Warning Letter diberikan.
Hal ini kerana Show Cause Letter berfungsi sebagai peluang untuk pekerja membela diri. Peluang untuk majikan memastikan mereka tidak menghukum berdasarkan persepsi atau kekeliruan.
Sementara, Surat Amaran pula adalah tindakan rasmi yang direkodkan dalam fail pekerja. Ia boleh menjadi asas jika kesalahan berulang, sehingga ke peringkat pemecatan.
Jadi, secara ideal urutan adalah seperti berikut:
Show Cause Letter → Penilaian jawapan → (jika perlu) Warning Letter → Tindakan lanjut.
Apa itu Show Cause Letter (Surat Tunjuk Sebab)?
Show Cause Letter bukan hukuman. Ia soalan bertulis daripada majikan kepada pekerja:
“Kenapa ini berlaku? Beri penjelasan anda.”
Ciri utama Surat Tunjuk Sebab:
- Menyatakan jenis kesalahan dan butiran insiden (tarikh, masa, tempat, pihak terlibat).
- Memberi tempoh masa tertentu untuk pekerja memberi jawapan bertulis, biasanya 3–7 hari.
- Menekankan tujuan: mendapatkan penjelasan, bukan terus menghukum.
Dari sudut undang‑undang, ini sebahagian daripada prosedur siasatan adil yang ditekankan dalam Seksyen 14 Akta Kerja 1955.
Tanpa Show Cause Letter, majikan berisiko dianggap tidak memberi peluang membela diri yang boleh membawa kes ke Jabatan Tenaga Kerja atau Mahkamah Syarikat jika pekerja memfailkan aduan.
Apa itu Warning Letter (Surat Amaran)?
Warning Letter adalah dokumen disiplin rasmi. Ia bukan soalan. Ia makluman.
Ciri utama Surat Amaran:
- Menyatakan kesalahan yang telah disahkan atau berulang.
- Menyebut tindakan pembetulan yang dijangka daripada pekerja.
- Menyatakan akibat jika kesalahan berulang, contohnya amaran seterusnya atau pemecatan.
Dalam banyak syarikat, amaran bertulis dibahagikan kepada:
- Amaran pertama untuk kesalahan pertama atau berulang yang masih boleh diperbaiki.
- Amaran kedua/terakhir untuk kesalahan yang berulang atau serius, sebagai peluang terakhir sebelum tindakan tegas.
Warning Letter menjadi rekod bertulis dalam fail pekerja. Rekod ini penting jika majikan kemudiannya perlu mengambil tindakan disiplin yang lebih berat.
Urutan yang paling selamat untuk majikan dan pekerja
Dalam dunia pekerjaan, urutan disiplin pekerja sepatutnya jelas dan konsisten:
- Pemerhatian / pengesanan kesalahan
- Ketidakhadiran berulang, kelewatan, pelanggaran polisi, atau tingkah laku tidak profesional.
- Show Cause Letter (Surat Tunjuk Sebab)
- Majikan menghantar surat yang menerangkan tuduhan.
- Pekerja diberi peluang menjelaskan diri secara bertulis.
- Penilaian jawapan pekerja
- HR / majikan meneliti penjelasan dan bukti.
- Jika kesalahan disahkan, majikan boleh memutuskan untuk:
- Memberi amaran bertulis.
- Mengambil tindakan lain (penurunan pangkat, penggantungan, pemecatan – jika kesalahan serius).
- Warning Letter (Surat Amaran)
- Dikeluarkan selepas keputusan disiplin dibuat.
- Direkodkan dalam fail pekerja dan diserahkan salinannya kepada pekerja.
Beberapa syarikat mungkin mengeluarkan Show Cause Letter dan Warning Letter serentak, tetapi ini boleh dianggap kurang selari dengan prinsip keadilan kerana pekerja seolah‑olah dihukum sebelum sempat menjelaskan diri sepenuhnya.
Bolehkah majikan terus keluarkan Warning Letter tanpa Show Cause Letter?
Secara teknikal, Akta Kerja 1955 tidak mewajibkan nama “Show Cause Letter”. Tetapi ia mewajibkan siasatan adil sebelum penamatan kerana salah laku (Seksyen 14).
Maknanya:
- Majikan boleh mengeluarkan Warning Letter tanpa Show Cause Letter, jika syarikat tidak mengamalkan prosedur formal.
- Namun, tanpa proses tunjuk sebab, risiko tindakan undang‑undang meningkat jika pekerja merasakan proses tidak adil.
Dari sudut perlindungan kedua‑dua pihak, urutan yang paling selamat tetap Show Cause Letter dahulu, baru Warning Letter.
Contoh situasi praktikal di tempat kerja
Kesalahan kecil / pertama kali
- Pekerja lewat berkali‑kali, tetapi belum ada rekod serius.
- Majikan mungkin:
- Beri amaran lisan dahulu.
- Jika berulang, keluarkan Show Cause Letter untuk mendapatkan penjelasan.
Kesalahan berulang / serius
- Pekerja sering tidak hadir tanpa notis, walaupun sudah diberi amaran.
- Majikan:
- Keluarkan Show Cause Letter.
- Selepas meneliti jawapan, beri Warning Letter (peringatan pertama, kedua, atau terakhir).
Kesalahan sangat serius (pecah amanah, keselamatan)
- Walaupun kesalahan serius, amalan yang baik tetap:
- Show Cause Letter → siasatan → keputusan.
- Ini memastikan majikan tidak bertindak secara emosi, tetapi berdasarkan bukti dan prosedur yang jelas.
Baca juga: Panduan Pemecatan dan Pemberhentian Pekerja Di Malaysia
Kesimpulannya, dalam dunia kerja yang semakin peka terhadap hak pekerja, urutan yang betul iaitu Show Cause Letter dahulu, baru Warning Letter bukan sekadar prosedur. Ia lambang keadilan yang boleh dibaca, bukan sekadar dirasa.
Dalam pada itu, jika anda ingin tambah pengetahuan dan kemahiran pengurusan, jom sertai kursus anjuran MySyarikat Academy yang merupakan program di bawah HRD Corp. Melaluinya, anda bukan sahaja boleh dapatkan kursus percuma (HRD Corp Claimable) tetapi anda juga mendapat latihan rapi yang diajar oleh HRD Corp certified trainer.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
