Tugasan Ad Hoc bukan sesuatu yang asing dalam dunia pekerjaan. Dalam kebanyakan situasi tugas-tugas penting yang muncul secara tiba-tiba ini memerlukan tindakan segera.
Sebagai contoh, anda seorang pengurus yang sedang menyelesaikan laporan suku tahun, tiba-tiba diarahkan untuk menyediakan bahan pembentangan untuk mesyuarat tergempar esok pagi. Inilah realiti tugasan Ad Hoc, ia mendesak, tak dijangka, dan perlu diselesaikan dengan pantas!
Kenapa Perlu Bijak Mengurus Tugasan Ad Hoc?
Mengurus tugasan Ad Hoc dengan berkesan bukan sahaja tentang menyelesaikan sesuatu dengan cepat, tetapi juga memastikan tugasan tersebut tidak menjejaskan tugasan rutin lain atau menurunkan kualiti hasil kerja.
Jika tidak diurus dengan baik, tugasan jenis ini boleh:
- Menyebabkan tekanan kerja melampau
- Mengganggu aliran kerja sedia ada
- Menurunkan semangat dan motivasi pasukan
- Menjejaskan pengurusan masa dan produktiviti keseluruhan
Lebih penting, pengurusan yang kurang teratur akan menjejaskan keutamaan tugasan yang lebih kritikal dan mengundang konflik dalaman dalam organisasi.
Strategi Mengurus Tugasan Ad Hoc
- Susun Tugasan Ikut Keutamaan
Dalam situasi mendesak, penting untuk menilai tahap kepentingan dan deadline sesuatu tugasan. Anda boleh membahagikan tugas kepada empat kategori:
- Penting dan segera
- Penting tetapi tidak segera
- Tidak penting tetapi segera
- Tidak penting serta tidak segera.
- Jadi Fleksibel dan Adaptasi
Fleksibiliti kerja adalah kunci untuk bertindak pantas. Dalam konteks tugasan Ad Hoc, ini bermaksud mampu mengagihkan semula masa, tenaga kerja, dan alat sokongan dengan efisien. Keupayaan adaptasi boleh menjadi satu aset penting dalam situasi ini.
- Komunikasi Jelas dan Konsisten
Tanpa komunikasi berkesan, tugasan Ad Hoc boleh menjadi kelam-kabut. Setiap pihak yang terlibat perlu memahami konteks tugasan, jangka masa pelaksanaan, dan peranan mereka masing-masing.
Gunakan komunikasi dua hala seperti perbualan video ringkas atau mesej dalam saluran dalaman untuk memastikan maklumat disampaikan secara tepat.
- Latihan Pengurusan Pekerja
Kemahiran pengurusan masa dan pengalaman terhadap situasi juga dapat membantu menyelesaikan tugasan Ad Hoc yang mendesak. Lebih banyak pendedahan terhadap tugasan Ad Hoc anda akan jadi lebih mahir dalam mengendalikannya secara fizikal dan emosi.
Hadiri kursus latihan pekerja seperti yang ditawarkan oleh MySyarikat Academy dalam membantu melatihan pekerja dengan kemahiran pengurusan masa yang efektif, di samping menambah pengalaman pekerja dalam situasi dunia sebenar.
Anda juga boleh menggunakan dana HRDF untuk menghadiri kurus latihan yang ditawarkan MySyarikat Academy kerana ia menawarkan program latihan yang diiktiraf oleh HRD Corp.
- Tetapkan Deadline Realistik
Walaupun sifat tugasan Ad Hoc adalah segera, menetapkan deadline yang terlalu ketat boleh mengorbankan kualiti. Oleh itu, penting untuk berbincang dan menetapkan jangka masa yang boleh dicapai oleh pasukan berdasarkan kapasiti semasa.
Seimbangkan keperluan menyelesaikan tugasan dengan cepat dan memastikan hasil kerja tidak tergesa-gesa. Ini akan membantu mengekalkan integriti kerja dan mengurangkan risiko kesilapan.
Tips Pengurusan Tugasan Ad Hoc Dengan Cemerlang
Berikut adalah empat ciri utama yang membentuk asas kepada pengurusan tugasan yang berkesan dalam dunia kerja moden:
- Fleksibiliti dan Adaptasi
- Jangan terlalu terikat pada rutin sebaliknya adaptasi terhadap situasi dan bersedia untuk menjadi fleksibel dalam menjalankan suatu tugasan. Pekerja yang pantas adaptasi dan fleksibel berjaya menyelesaikan tugasan Ad Hoc lebih pantas.
- Dokumentasi
- Catat deadline dan susun penjadualan tugasan secara harian, mingguan dan bulanan. Pekerja akan berasa lebih tenang selepas menyusun jadual kerja walaupun jika terdapat tambahan kerja yang mendesak dan tanpa diduga.
- Mesyuarat
- Penting untuk mengadakan mesyurat untuk menjelaskan objektif tugasan, tarikh akhir dan jangkaan tugasan. Jelasan kepentingan tugasan kepada pasukan supaya bebanan dapat diringankan.
- Kerjasama
- Dalam menyiapkan sebarang tugasan penting untuk sentiasa bekerjasama dalam pasukan. Komunikasi dan pengagihan tugasan yang baik dapat membantu menyiapkan segala tugasan dengan lebih lancar dan pantas.
Baca juga: 5 Cara MySyarikat Bantu Pengurusan HR Anda
Kesimpulannya, mengurus tugasan Ad Hoc secara berkesan adalah satu seni yang menggabungkan strategi, fleksibiliti kerja, dan kemahiran komunikasi. Dengan membina budaya kerja yang responsif dan tersusun organisasi akan lebih bersedia menghadapi cabaran luar jangka secara lebih efektif.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
