Tutorial Dan Contoh Surat Tunjuk Sebab (Show Cause Letter)

Pekerja yang memiliki masalah disiplin seperti terlambat ke tempat kerja ataupun berlaku penurunan prestasi akan diberikan surat amaran oleh pegawai sumber manusia (HR). Selalunya surat tersebut akan diiringi dengan surat tunjuk sebab kepada pekerja.

Pengeluaran surat tunjuk sebab ini bukan untuk menakut-nakutkan pekerja tetapi sebaliknya untuk memberi peluang dan ruang kepada pekerja untuk membuat penjelasan serta membela diri kepada majikan.

Jika anda pernah diminta untuk mengeluarkan surat tunjuk sebab pasti anda pernah mencari format atau tutorial dan contoh menulis surat tersebut bukan? Oleh itu, artikel kali ini akan menerangkan tutorial dan contoh surat tunjuk sebab yang betul.

Apa Itu Surat Tunjuk Sebab?

Surat tunjuk sebab atau show cause letter adalah sebuah surat yang dikeluarkan oleh pekerja kepada majikan bagi menjelaskan alasan, sebab, tindakan dan penerangan terhadap sesuatu kejadian yang berkaitan dengan salah laku.

Contoh salah laku tersebut boleh jadi kerana terlambat datang kerja, hadir lewat tetapi balik awal, mengambil cuti berlebihan, mencetuskan pergaduhan, gagal hadir ke mesyuarat syarikat ataupun berlaku penurunan prestasi kerja yang drastik.

Mudah kata tujuan pengeluaran surat tunjuk sebab ini adalah sebagai pemberitahuan pekerja mengenai kebimbangan atau tuduhan khusus mengenai tingkah laku yang dibuatnya secara profesional kepada majikan. Ia juga berperanan untuk pekerja membela diri dan mencerita perkara dari sisi pekerja.

Kepentingan Surat Tunjuk Sebab

Jika anda diberikan peluang untuk mengeluarkan surat tunjuk sebab, manfaatkannya sebaik mungkin. Hal ini kerana jika anda tidak menjawab surat yang diberikan majikan boleh mengambil tindakan sewajarnya atas kesalahan salah laku disiplin yang dibuat.

Contohnya, anda gagal untuk hadir ke tempat kerja untuk 2 hari berturut-turut tanpa memaklumkan ketidakhadiran kepada majikan. Jika mengikut Akta Kerja 1955 tindakan pekerja yang gagal hadir 2 hari berturut-turut tanpa alasan munasabah majikan boleh mengambil tindakan dengan membuang kerja.

Akan tetapi jika anda diberikan peluang untuk membela diri melalui surat tunjuk sebab, maka ada perlu menulisnya bagi menerangkan alasan mengapa anda gagal hadir 2 hari berturut-turut tersebut. Selepas membacanya majikan boleh membuat keputusan dengan adilnya.

Apa Perlu Ada Dalam Surat Tunjuk Sebab?

Dalam menulis surat tunjuk sebab penting untuk anda pertimbangkan beberapa perkara. Sebenarnya surat tunjuk sebab ini sama sahaja dengan mana-mana surat rasmi lain, cuma perbezaannya adalah pada cara penyampaian dan bahagian isi yang perlu memberi penekanan terhadap salah laku dibuat.

Ini adalah beberapa elemen yang perlu dipertimbangkan dalam merangka surat tunjuk sebab.

1. Tajuk dan Pengenalan Jelas

• Mulak pembukaan surat dengan tajuk dan pengenalan yang jelas dengan menyatakan tujuan surat dikeluarkan seperti isu yang berlaku, salah laku atau kebimbangan yang berlaku.

2. Penerangan Terperinci Tentang Tindakan

• Nyatakan penerangan tentang tindakan yang berlaku seperti tuduhan, insiden, tarikh, jenis kesalahan dan apakah salah laku yang telah dibuat. Penting untuk nyatakannya secara spesifik.

3. Penerangan Polisi Syarikat

• Untuk bahagian HR yang mengeluarkan surat tersebut, ia perlu dinyatakan penerangan tentang polisi syarikat kemudian menyatakan apakah pelanggan yang telah dibuat oleh pekerja.

4. Maklum Balas

•  Ini merupakan bahagian yang paling penting di mana pekerja perlu menulis maklum balas terhadap kesalahan yang telah dibuat. Untuk bahagian HR pula pula dinyatakan tempoh surat perlu dibalas selalunya dalam 5 ke 7 hari selepas penerimaan.

5. Implikasi Atas Ketidakpatuhan

• Terangkan kesan atas ketidakpatuhan jika pekerja terus melanggar dan melakukan kesalahan secara berulang. Bahagian ini sama seperti surat amaran yang menyatakan implikasi atas kegagalan pematuhan seperti digantung kerja atau dibuang.

6. Tandatangan 

• Akhir sekali, penutupan surat mesti disertakan oleh tandatangan beserta jawatan dan tarikh surat dikeluarkan. Pengeluaran tandatangan ini sebagai tanda setiap pihak menerima syarat yang dinyatakan dalam surat.

Contoh Surat Tunjuk Sebab

Contoh surat tunjuk sebab pada artikel ini adalah rujukan semata-mata dan ia berdasarkan format surat rasmi lain. Anda boleh menggunakannya sebagai rujukan dan ubah mengikut kesesuaian keadaan.

[Nama Pekerja]

[Alamat Pekerja]

[Nama Majikan]

[Alamat Majikan]

[Tarikh] 

[Kata-kata Salutasi]

[Tajuk Surat]

[Isi 1] – Pengenalan Diri

[Isi 2] – Penerangan Salahlaku

[Isi 3] – Respon, Maklum Balas, Implikasi

[Tandatangan]

[Nama Pekerja]

[Tarikh]

Di bawah adalah contoh suratnya berdasarkan format yang dibentangkan atas.

[Nama Pekerja] [Alamat Pekerja] [Nama Majikan] [Alamat Majikan] [Tarikh]

Tuan/Puan,

SURAT TUNJUK SEBAB [SALAH LAKU]

Saya [Nama Pekerja] menulis ini untuk menerangkan berkenaan dengan [Salah Laku] pada [Tarikh] disebabkan oleh [Alasan dan Sebab Atas Tindakan]. Butirannya adalah seperti berikut:

1. [Nama]
2. [Jawatan]
3. [Tarikh]
4. [Salah Laku]
5. [Alasan dan Sebab]

Di sini saya juga menyertakan sekali bukti untuk menyokong sebab saya. Saya menyedari bahawa tindakan mungkin saya telah melanggar polisi [Salah Laku] diamalkan syarikat dan ia telah menimbulkan kesulitan.

Dengan rasa rendah diri saya memohon maaf atas kesalahan yang telah dilakukan. Saya juga bersedia untuk memperbaiki diri untuk kemajuan bersama, dan menerima sebarang tindakan yang pihak syarikat kenakan (jika ada).

Sekian, terima kasih.

Yang Benar,

[Tandatangan] [Nama Pekerja] [Tarikh]

Tindakan Majikan/ HR Selepas Terima Surat Tunjuk Sebab

Sebaik menerima surat tunjuk sebab ini pihak majikan atau bahagian HR perlu melakukan siasatan sebelum mengeluarkan sebarang keputusan sama ada untuk menerima alasan diberikan ataupun tidak.

Penting untuk diingatkan di sini bahawa surat tunjuk sebab ini adalah sulit di antara majikan dan pekerja. Setiap maklumat diberikan mesti disimpan rapi dan dipegang dengan penuh amanah. Kegagalan majikan untuk melindungi maklumat dalam surat ini boleh dianggap kesalahan kebocoran maklumat sulit.

FAQ

1. Siapa yang perlu keluarkan surat tunjuk sebab?

Surat tunjuk sebab boleh dikeluarkan oleh kedua-dua belah pihak; majikan dan pekerja. Selalunya majikan akan mengeluarkan surat amaran yang meminta pekerja untuk menulis surat tunjuk sebab atas salah laku mereka.

2. Bolehkah pekerja abaikan surat tunjuk sebab?

Secara teknikalnya pekerja boleh mengabaikan permintaan surat tunjuk sebab oleh majikan namun, adalah menjadi kebiasaan untuk menjawabnya kerana kegagalan memberi respon dalam tempoh ditetapkan boleh dianggap sebagai ketidakpatuhan.

3. Berapa lama masa untuk respon surat tunjuk sebab?

Bergantung kepada tempoh masa yang ditetapkan dalam surat amaran dikeluarkan majikan kepada pekerja. Kebiasaannya surat tunjuk sebab perlu diserahkan pekerja dalam tempoh 5 ke 7 hari dari tarikh ia dikeluarkan.

4. Apakah nada, ton dan perkataan yang perlu digunakan dalam surat tunjuk sebab?

Dinasihatkan untuk menggunakan nada, ton dan perkataan profesional kerana surat tunjuk sebab adalah surat rasmi. Sungguhpun begitu, penulisan dalam surat tunjuk sebab mesti jelas dan mudah difaham boleh kedua-dua belah pihak.

5. Perlukah pekerja dapatkan nasihat perundangan sebelum respon surat tunjuk sebab?

Pekerja boleh mendapatkan khidmat nasihat perundangan sebelum memberi respon kepada surat tunjuk sebab. Jika pekerja memiliki peguam dilantik atau wakil perundangan sendiri boleh minta nasihat mereka untuk merangka surat tunjuk sebab yang patuh undang-undang.

Mari Kami Bantu Tingkatkan Pengalaman Kerja Syarikat Anda Dengan MySyarikat!

Dalam pada itu, syarikat anda memiliki masalah pengurusan, pengalaman bekerja yang kurang best dan tidak efisien?

Berita baik untuk anda semua kerana MySyarikat tawarkan semua penyelesaian kepada masalah tersebut! Dari pengurusan gaji, pengurusan cuti dan claim, pengurusan kehadiran sehingga pengurusan prestasi semuanya dalam satu sistem sahaja!

Paling best lagi sistem MySyarikat juga tawarkan pelbagai lagi fungsi yang diperlukan syarikat dan bahagian HR dalam menguruskan pekerja seperti proses rekod kehadiran, proses tuntutan, proses penggajian, proses membuat pengumuman, proses KPI dan pelbagai lagi tanpa kompromi!

Jom dapatkan MySyarikat, sistem HR software terbaik di Malaysia sekarang! Klik BOOK DEMO untuk temujanji demo sistem secara percuma!