Dalam dunia pekerjaan, memberi maklum balas (feedback) bukan sekadar satu formaliti, tetapi sebuah alat penting dalam pengurusan sumber manusia. Feedback yang baik mampu mencorakkan hala tuju pekerja, memacu prestasi, dan mewujudkan suasana kerja yang lebih sihat.
Artikel ini akan menghuraikan kepentingan memberi maklum balas yang betul kepada staf serta kaedah praktikal yang boleh digunakan oleh majikan untuk menjadikan sesi feedback lebih produktif, membina, dan bermanfaat untuk kedua-dua pihak.
Kepentingan Memberi Feedback Yang Berkesan
Memberi feedback yang berkesan kepada staf adalah tunjang kepada pembangunan kerjaya dan kejayaan syarikat. Hubungan rapat antara maklum balas yang jelas dan perkembangan staf dapat dilihat apabila pekerja diberi panduan yang konsisten, mereka lebih mudah memperbaiki prestasi dan meningkatkan motivasi kerja.
Apabila diamalkan secara berterusan, feedback berkesan bukan sahaja meningkatkan produktiviti pasukan, tetapi turut membentuk budaya kerja positif yang berasaskan keterbukaan, penghargaan, dan saling percaya.
Cara Berikan Feedback Kepada Staf Dengan Berkesan
- Gunakan Komunikasi Dua Hala
Salah satu asas penting dalam memberi feedback berkesan ialah memastikan komunikasi berjalan secara dua hala. Elakkan daripada menjadikan sesi maklum balas sebagai syarahan satu arah semata-mata.
Sebaliknya, beri ruang kepada staf untuk bertanya, berkongsi pandangan, dan memberi reaksi terhadap apa yang dibincangkan. Dengan cara ini, mereka akan lebih faham mesej yang disampaikan serta berasa dihargai kerana suara mereka turut diambil kira.
- Berikan Feedback Secara Berkala dan Konsisten
Jangan tunggu sehingga sesi penilaian prestasi tahunan untuk memberi maklum balas. Feedback kepada staf perlu diberikan secara berkala supaya mereka dapat memperbaiki diri dengan segera, bukannya hanya selepas berbulan-bulan melakukan kesilapan yang sama.
Konsistensi ini juga membantu staf mengekalkan prestasi yang baik secara berterusan kerana mereka tahu apa yang perlu diperkemaskan dari semasa ke semasa.
- Aplikasikan Teknik ‘Sandwich’
Teknik ‘Sandwich’ adalah salah satu pendekatan paling popular dalam pengurusan sumber manusia. Caranya mudah, mulakan dengan pujian, kemudian sampaikan perkara yang perlu diperbaiki, dan akhiri dengan galakan positif.
Sebagai contoh, anda boleh berkata: “Kerja laporan anda sangat kemas, cuma pastikan hantar mengikut tarikh akhir. Saya yakin dengan disiplin yang anda ada, perkara ini boleh dipertingkatkan lagi.”
Teknik ini membantu melembutkan mesej kritikal tanpa menjatuhkan semangat staf.
- Fokus Pada Tingkah Laku, Bukan Peribadi
Dalam memberi feedback berkesan, elakkan menyerang peribadi staf. Kritiklah tindakan atau tingkah laku tertentu yang boleh diperbaiki. Contohnya, jika seorang staf sering lewat hadir kerja, fokuskan kepada kesan kelewatan tersebut terhadap produktiviti pasukan, bukannya menuduh mereka sebagai “malas” atau “tidak berdisiplin”.
Pendekatan ini lebih adil, profesional, dan mudah diterima staf.
- Gunakan Bahasa Jelas dan Spesifik
Feedback yang kabur atau terlalu umum sering membuatkan staf keliru tentang apa yang perlu diperbaiki. Gunakan bahasa yang mudah, jelas, dan spesifik agar mesej lebih difahami.
Sebagai contoh, daripada berkata “kerja awak kurang baik”, lebih sesuai jika anda jelaskan, “laporan kewangan minggu ini ada beberapa angka tidak tepat, cuba semak semula bahagian kos operasi.” Bahasa yang jelas membolehkan staf bertindak dengan lebih tepat.
- Sertakan Cadangan Penambahbaikan
Maklum balas tanpa solusi ibarat membiarkan staf dalam keadaan terkapai-kapai. Oleh itu, setiap kali memberi maklum balas kepada staf, sertakan cadangan atau langkah penambahbaikan yang boleh mereka lakukan.
Misalnya, jika hasil kerja staf tidak menepati standard, anda boleh cadangkan mereka menghadiri latihan tertentu atau menggunakan template kerja yang lebih sistematik. Dengan cara ini, staf tahu arah yang perlu diambil untuk memperbaiki prestasi mereka.
- Kekalkan Sikap Positif & Elakkan Kata Negatif
Sikap dan pemilihan perkataan memainkan peranan besar dalam memberi feedback berkesan. Elakkan label negatif seperti “malas”, “lembab”, atau “tak berguna” kerana ia boleh menjejaskan keyakinan diri staf serta meninggalkan kesan psikologi yang buruk.
Sebaliknya, gunakan kata-kata membina yang memberi dorongan, contohnya: “Saya tahu awak boleh buat lebih baik” atau “Hasil kerja ini sudah bagus, cuba tambah sedikit perhatian pada butiran kecil.”
Nada positif bukan sahaja meningkatkan motivasi staf, malah membantu mengekalkan suasana kerja yang harmoni.
Baca juga: Cara Berikan Constructive Criticism Yang Berkesan
Memberi feedback berkesan kepada staf bukanlah sekadar satu rutin, tetapi strategi penting dalam membina pasukan kerja yang kuat dan produktif.
Sebagai majikan atau HR, amalkan teknik-teknik ini dalam pengurusan seharian anda. Dengan maklum balas kepada staf yang diberikan secara berhemah dan berkesan, anda bukan sahaja melahirkan tenaga kerja yang lebih kompeten, tetapi juga membina sebuah persekitaran kerja yang positif, penuh motivasi, dan mampan.
Dalam pada itu, MySyarikat Academy ada menawarkan kursus-kursus menarik untuk pembangunan pekerja anda. Menariknya, kursus ini adalah 100% ‘HRD Corp Claimable’ jadi anda boleh menuntut yuran kursus menggunakan dana levi HRD Corp (HRDF) yang terkumpul.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
