Kebanyakan SME di Malaysia memberi fokus kepada revenue dan fast growth, namun tanpa sedar mereka mungkin terlepas pandang perkara yang paling penting dalam membina syarikat iaitu pengurusan sumber manusia.
Menurut laporan daripada SME Corp Malaysia pada 2023, 60% SME gagal bertahan dalam tempoh lima tahun pertama. Bukan semata-mata sebab produk tak laku. Bukan juga kerana marketing lemah. Tetapi banyak tumbang kerana asas dalam terutamanya pengurusan pekerja rapuh.
Artikel ini menghimpunkan 5 masalah utama HR syarikat SME yang sering menjadi ‘silent killer’ kepada bisnes. Masalah yang nampak kecil, tetapi kesannya cukup besar untuk menjejaskan survival syarikat.
- Risiko Kesilapan Pengiraan Gaji dan Caruman Wajib
Realitinya, dalam kebanyakan SME, pengiraan gaji masih dilakukan secara manual seperti menggunakan Excel atau catatan biasa. Tiada sistem automasi. Risiko kesalahan pengiraan. Memakan masa. Segalanya bergantung kepada manusia.
Bila proses manual menjadi asas:
- Kesilapan kiraan KWSP, PERKESO, dan PCB mudah berlaku
- Berlaku overpay atau underpay kepada pekerja
- Data gaji tidak konsisten antara bulan
Kesilapan ini jarang berlaku secara drastik tetapi ia bermula kecil, kemudian terkumpul.
Apabila kesilapan dikesan:
- Syarikat berdepan risiko tindakan undang-undang
- Penalti daripada pihak berkuasa boleh dikenakan
- Kepercayaan pekerja mula terhakis
Dalam jangka panjang, ini bukan sekadar isu teknikal, tetapi ia menjadi isu reputasi dan kestabilan dalaman.
- Pengurusan Dokumen yang Tidak Efisien
Masih banyak SME bergantung kepada sistem fail fizikal:
- Kontrak pekerjaan
- Rekod cuti
- Penilaian prestasi
Tiada sistem penyimpanan digital yang tersusun. Dan apabila dokumen diperlukan:
- Proses pencarian menjadi lambat
- Risiko tersalah ambil dokumen meningkat
- Kecekapan operasi terganggu
Apa yang sepatutnya mengambil beberapa saat, menjadi berjam-jam. Lebih membimbangkan:
- Dokumen boleh hilang, rosak, atau dicuri
- Ruang pejabat digunakan secara tidak efisien
- Tiada salinan sandaran (backup)
Sekali data hilang, kesannya boleh menjadi kekal.
- Kesukaran Mengurus Kehadiran, Overtime, dan Cuti
Pengurusan kehadiran masih bergantung kepada:
- Punch card
- Rekod manual
- Permohonan cuti melalui WhatsApp atau borang
Tiada sistem yang menyatukan semua data ini secara automatik. Tanpa sistem yang jelas:
- Rekod kehadiran menjadi tidak konsisten
- Wujud manipulasi seperti “buddy punching”
- Overtime (OT) sukar dikira dengan tepat
Data yang sepatutnya menjadi asas keputusan, menjadi tidak boleh dipercayai. Kesan Kepada Syarikat apabila data tidak tepat:
- Gaji yang dibayar menjadi tidak adil
- Konflik antara HR dan pekerja meningkat
- Produktiviti keseluruhan merosot
Masalah ini sering bermula kecil, tetapi memberi kesan berantai kepada operasi.
- Tiada Kontrak Kerja Bertulis dan Polisi HR yang Betul
Ramai pemilik SME menggajikan pekerja tanpa:
- Kontrak kerja rasmi
- Polisi HR yang jelas
- SOP yang tersusun
Segalanya bergantung kepada persetujuan lisan. Maka, tanpa dokumentasi:
- Skop kerja menjadi kabur
- Berlaku salah faham tentang gaji dan waktu kerja
- Tiada rujukan jelas ketika konflik berlaku
Keputusan dibuat berdasarkan situasi, bukan sistem. Dalam jangka panjang:
- Ketidakkonsistenan dalam pengurusan meningkat
- Konflik dalaman menjadi lebih kerap
- Syarikat terdedah kepada tindakan undang-undang
Dalam konteks undang-undang buruh, ketiadaan kontrak bukan sekadar kelemahan, tetapi ia adalah risiko.
- Kegagalan Mematuhi Undang-Undang Buruh dan Peraturan Kerajaan
Peraturan sentiasa berubah. Namun ramai SME:
- Tidak mengikuti perkembangan undang-undang
- Tiada sistem pemantauan compliance
Pengetahuan lama terus digunakan tanpa semakan. Antara kesilapan yang sering berlaku:
- Tidak mengemaskini perubahan dalam Akta Kerja 1955
- Salah kira caruman atau cukai pekerja
Kesilapan ini bukan sekadar isu pentadbiran semata-mata tapi ia melibatkan implikasi undang-undang. Apabila berlaku ketidakpatuhan:
- Denda dan penalti boleh menjadi tinggi
- Aduan boleh dibuat kepada Jabatan Tenaga Kerja (JTK)
- Risiko kes dibawa ke mahkamah
Pada tahap ini, kos yang ditanggung bukan sahaja kewangan, tetapi juga masa dan reputasi.
Baca juga: 5 Masalah Utama Pengurusan HR Cara Manual
Kesimpulannya, kelima-lima masalah ini mungkin kelihatan berasingan. Namun jika diperhatikan dengan teliti, semuanya berpunca daripada satu isu utama iaitu ketiadaan sistem HR yang tersusun dan berfungsi.
Ini bukan isu kecil. Ini adalah kelemahan struktur. SME yang gagal mengurus HR dengan baik akan sentiasa berada dalam keadaan sukar untuk menyelesaikan masalah demi masalah, tanpa ruang untuk berkembang.
Maka, sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk mendapatkan sistem MySyarikat sekarang!
