Dalam dunia perniagaan, automasi gaji dan pembayaran cukai bukan lagi sekadar pilihan. Proses pengurusan gaji yang cekap bukan sahaja memastikan pekerja menerima bayaran tepat pada masanya, tetapi juga membantu organisasi mengekalkan pematuhan undang-undang buruh dan peraturan cukai seperti yang ditetapkan oleh Akta Kerja 1955, KWSP, PERKESO, dan LHDN.
Tanpa automasi, banyak syarikat masih bergantung kepada proses manual yang mudah terdedah kepada kesilapan. Situasi ini bukan sahaja memberi tekanan kepada pasukan HR, malah boleh menjejaskan reputasi dan kepercayaan pekerja terhadap majikan.
Di sinilah MySyarikat, sebuah sistem HR tempatan, memainkan peranan penting. Sistem ini direka untuk membantu majikan mengurus gaji, automasi pembayaran, dan pematuhan undang-undang dengan lebih mudah, tepat, dan selamat.
Melalui fungsi automatik yang menyeluruh, MySyarikat menjadikan keseluruhan proses penggajian lebih lancar dari pengiraan hingga pelaporan.
Apa Itu Automasi Gaji dan Pembayaran Cukai?
Automasi gaji bermaksud penggunaan sistem HR digital bagi mengurus keseluruhan proses penggajian dan pemotongan cukai tanpa campur tangan manual. Ia menggabungkan algoritma dan data pekerja untuk memastikan setiap kiraan dilakukan mengikut formula dan kadar semasa yang ditetapkan oleh pihak berkuasa.
Dalam sistem gaji manual, HR perlu mengira satu persatu jumlah gaji, potongan KWSP, SOCSO, dan PCB menggunakan kalkulator atau fail Excel. Sebaliknya, sistem automatik seperti MySyarikat melakukan semuanya secara automatik, menjimatkan masa dan mengurangkan risiko ralat.
Antara kelebihan utama automasi pembayaran dan gaji termasuk:
- Penjimatan masa: Semua pengiraan dan proses disiapkan dalam beberapa minit.
- Ketepatan tinggi: Risiko kesilapan manusia dapat dikurangkan secara signifikan.
- Pematuhan undang-undang: Sistem dikemas kini mengikut kadar dan garis panduan terkini.
Dengan automasi, HR bukan sahaja lebih efisien, malah dapat menumpukan tenaga kepada strategi pembangunan pekerja dan pertumbuhan organisasi.
- Pengiraan Gaji Automatik dan Pengurangan Ralat
Melalui sistem HR MySyarikat, pengiraan gaji dilakukan secara automatik berdasarkan struktur gaji pekerja yang telah ditetapkan. Sistem ini turut mengambil kira potongan wajib seperti KWSP, SOCSO, EIS, dan PCB secara tepat mengikut kadar semasa.
Sebagai contoh, MySyarikat akan:
- Mengira caruman KWSP majikan dan pekerja mengikut julat gaji yang sah.
- Mengira jumlah potongan PCB bulanan selaras dengan formula e-PCB LHDN.
Dengan automasi ini, HR tidak lagi perlu risau tentang potongan salah kadar atau tersilap jumlah. Semua pengiraan disahkan secara automatik, sekali gus mempercepatkan proses penggajian bulanan dan meningkatkan kecekapan pengurusan sumber manusia.
- Pematuhan Undang-Undang dan Kemas Kini Automatik
Kadar caruman dan peraturan buruh sering berubah dari semasa ke semasa. Setiap tahun, LHDN, KWSP, PERKESO, dan EIS akan mengemas kini kadar atau formula pengiraan. Bagi HR yang masih menggunakan sistem manual, menjejak perubahan ini boleh menjadi satu cabaran besar.
Dengan MySyarikat, semua kemas kini berlaku secara automatik. Sistem ini diselaraskan dengan kadar terkini dari agensi berkaitan dan mengintegrasikan potongan cukai melalui e-PCB LHDN, membolehkan laporan dihantar terus tanpa muat naik manual.
Kelebihan utama:
- HR tidak perlu mengemas kini kadar caruman secara manual.
- Risiko ketidakpatuhan terhadap undang-undang dapat dielakkan.
- Semua laporan dan rekod selaras dengan keperluan kerajaan.
Automasi ini memastikan syarikat sentiasa mematuhi kehendak undang-undang buruh tanpa membebankan pasukan HR.
- Integrasi Dengan Modul Kehadiran, Cuti dan Tuntutan
Keunikan sistem HR MySyarikat terletak pada keupayaan integrasi data pekerja secara menyeluruh. Modul kehadiran, cuti, dan tuntutan pekerja disambungkan terus kepada modul penggajian.
Setiap kali pekerja mengambil cuti, membuat tuntutan elaun, atau bekerja lebih masa (OT), maklumat tersebut terus dikira dalam sistem gaji. Ini memastikan pembayaran dilakukan dengan adil dan tepat berdasarkan jam kerja sebenar serta cuti yang diluluskan.
Dengan automasi ini, HR tidak lagi perlu mengira atau mengemas kini data secara manual. Hasilnya, proses gaji menjadi lebih lancar, telus, dan bebas daripada kesilapan manusia.
- Penjanaan Slip Gaji dan Laporan Caruman Automatik
Satu lagi fungsi penting MySyarikat ialah penjanaan slip gaji dan laporan caruman automatik seperti Borang EA, Borang E, dan CP39. Semua laporan ini dijana secara automatik berdasarkan data gaji dan potongan yang telah direkodkan dalam sistem.
Kelebihan kepada HR termasuk:
- Rekod mudah dicapai: Semua data disimpan secara digital dan boleh diakses bila-bila masa.
- Audit pantas: Laporan boleh dijana serta-merta apabila diperlukan untuk semakan atau audit.
- Pematuhan lengkap: Sistem sentiasa mematuhi keperluan LHDN dan peraturan buruh.
Dengan digitalisasi HR, MySyarikat bukan sahaja mempercepatkan kerja pentadbiran, tetapi turut membantu syarikat menuju ke arah operasi tanpa kertas yang lebih moden dan efisien.
- Pembayaran Gaji Melalui Bank dan Pematuhan Akta Kerja
Menurut Seksyen 25 Akta Kerja 1955, majikan wajib membayar gaji pekerja melalui institusi kewangan yang sah kecuali terdapat persetujuan bertulis untuk pembayaran tunai. Pematuhan terhadap peraturan ini penting bagi memastikan ketelusan dan keselamatan transaksi gaji.
Melalui integrasi bank automatik, MySyarikat membolehkan HR memindahkan gaji terus ke akaun pekerja tanpa perlu memuat naik fail manual atau membuat transaksi berasingan. Setiap pemindahan dijadualkan mengikut tarikh pembayaran yang ditetapkan.
- Keistimewaan Sistem HR Berasaskan Awan (Cloud)
Sistem HR moden seperti MySyarikat beroperasi berasaskan teknologi awan (cloud) yang membolehkan akses mudah, kemas kini automatik, dan keselamatan data yang tinggi.
Antara kelebihannya:
- Akses fleksibel: HR boleh mengurus gaji, cuti, dan laporan dari mana-mana peranti.
- Keselamatan data tinggi: Semua maklumat disulitkan dan dilindungi dengan piawaian keselamatan.
- Kemas kini automatik: Tiada pemasangan manual diperlukan; sistem sentiasa dikemas kini mengikut undang-undang semasa.
Teknologi cloud juga meningkatkan kebolehskalaan (scalability) — sesuai untuk syarikat yang sedang berkembang — serta kebolehpercayaan (reliability) bagi operasi harian.
Langkah-Langkah Mengautomasikan Gaji dan Cukai Menggunakan MySyarikat
Berikut panduan ringkas untuk mula menggunakan sistem gaji automatik MySyarikat:
- Daftar akaun MySyarikat.
- Tambah profil pekerja & struktur gaji.
- Aktifkan potongan KWSP, SOCSO, EIS, dan PCB.
- Sambungkan akaun bank & tetapkan tarikh pembayaran.
- Jana slip gaji dan laporan automatik setiap bulan.
Dengan lima langkah mudah ini, keseluruhan proses automasi gaji dan automasi pembayaran dapat dijalankan tanpa stres dan menjadikan pengurusan HR lebih cekap dan patuh undang-undang.
Cuba MySyarikat hari ini dan nikmati automasi penuh tanpa stres!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
