Cara Buat Pemeriksaan Latar Belakang Pekerja (Panduan HR 2025)

Pemeriksaan latar belakang adalah satu langkah kritikal sebelum pengambilan pekerja. Proses ini membolehkan majikan mengenal pasti calon yang benar-benar sesuai, berkredibiliti dan bebas risiko dari segi undang-undang dan etika.

Tujuan utama pemeriksaan ini adalah untuk melindungi keselamatan organisasi, mengukuhkan reputasi, serta menjamin prestasi jangka panjang syarikat. Di Malaysia, proses ini juga tertakluk kepada Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA), menjadikannya satu prosedur yang perlu dilakukan dengan telus dan sah.

Apa Itu Pemeriksaan Latar Belakang?

Pemeriksaan latar belakang atau background check merujuk kepada proses mengesahkan maklumat yang diberikan oleh calon, serta menyemak rekod berkaitan untuk memastikan kesesuaian mereka dengan keperluan jawatan.

Jenis maklumat yang biasa disemak termasuk:

• Maklumat peribadi.
• Kelayakan akademik.
• Sejarah pekerjaan.
• Rekod jenayah.
• Status kredit.
• Rujukan bekas majikan.

Melalui prosedur background check HR yang betul, majikan boleh mengelakkan pelantikan calon berisiko dan memastikan proses semakan latar belakang pekerja dilakukan secara profesional dan sah.

Langkah-Langkah Pemeriksaan Latar Belakang yang Betul

1. Dapatkan Persetujuan Bertulis Calon

• Wajib di bawah PDPA.
• Sertakan notis perlindungan data peribadi.
• Contoh: “Maklumat anda akan digunakan untuk pemeriksaan latar belakang bagi tujuan pengambilan kerja.”

2. Kumpulkan Maklumat Asas Calon

• Sahkan nama, IC, alamat, dan nombor telefon.
• Guna Jabatan Pendaftaran Negara atau bil rasmi untuk pengesahan.

3. Semak Latar Belakang Pendidikan

• Hubungi institusi pendidikan yang dinyatakan.
• Minta sijil asal dan elakkan pemalsuan kelayakan.

4. Semak Sejarah Pekerjaan

• Sahkan jawatan, tempoh bekerja dan prestasi.
• Kenal pasti isu disiplin atau konflik terdahulu.

5. Semak Rekod Jenayah

• Guna sumber rasmi seperti PDRM.
• Penting untuk jawatan yang melibatkan kepercayaan tinggi.

6. Semak Rekod Kredit (Jika Berkaitan)

• Hanya untuk jawatan kewangan atau berkaitan aset.
• Guna laporan CTOS/CCRIS dengan kebenaran bertulis.

7. Semak Rujukan

• Tanya rujukan tentang prestasi dan keperibadian calon.
• Gunakan rujukan sebagai pelengkap maklumat.

8. Elakkan Diskriminasi

• Patuh kepada undang-undang anti-diskriminasi.
• Fokus kepada kelayakan, bukan status peribadi.

9. Simpan Rekod dengan Selamat

• Lindungi data yang diperoleh.
• Padam data selepas tempoh diperlukan mengikut PDPA.

Kesalahan Lazim dalam Pemeriksaan Latar Belakang

Walaupun pemeriksaan latar belakang menjadi satu proses penting dalam pengambilan pekerja, masih ramai majikan yang melakukan kesilapan kritikal semasa melaksanakannya. Antara kesilapan lazim yang sering berlaku termasuk:

• Tidak Mendapat Kebenaran Bertulis
  • Setiap semakan latar belakang pekerja perlu dimulakan hanya selepas mendapat persetujuan bertulis calon.
• Mengambil Tindakan Berdasarkan Maklumat Tidak Sah
  • Majikan kadangkala membuat keputusan pengambilan berdasarkan maklumat tidak rasmi atau tidak disahkan, seperti khabar angin atau kenyataan media sosial.
• Diskriminasi Secara Tidak Sedar
  • Diskriminasi halus seperti mengelak calon berdasarkan umur, status perkahwinan atau jantina, walaupun tidak disengajakan, boleh berlaku jika majikan tidak sedar akan bias dalaman mereka.
• Gagal Melindungi Data Peribadi
  • Maklumat yang dikumpulkan dalam proses cara buat background check mengandungi data sensitif. Kebocoran maklumat yang menjejaskan calon dan reputasi syarikat.

Baca juga: Prosedur Asas Background Check Untuk HR

Kesimpulannya, jika anda sedang membina pasukan kerja yang boleh dipercayai, profesional dan bebas risiko pastikan anda melaksanakan pemeriksaan latar belakang dengan cara yang betul dan sah.

Jika anda berasa kurang yakin untuk melakukan pemeriksaan latar belakang atau perlukan pendedahan nyata (hands-on), boleh sertai kelas-kelas yang ditawarkan oleh MySyarikat Academy. Di sini anda bukan sahaja dapat pendedahan secara nyata tetapi anda akan dibimbing oleh trainer yang diiktiraf oleh HRD Corp. Menariknya lagi anda boleh claim kelas-kelas ini dengan dana HRDF secara percuma!

Soalan Lazim (FAQ)

1. Adakah pemeriksaan latar belakang wajib di Malaysia?

Tidak wajib, tetapi sangat digalakkan untuk jawatan yang penting atau berisiko tinggi.

2. Adakah calon boleh menolak permintaan semakan latar belakang?

Ya, tetapi majikan boleh membuat keputusan berdasarkan tahap kerjasama calon.

3. Berapa lama data pemeriksaan boleh disimpan oleh majikan?

Hanya selama yang diperlukan, selepas itu perlu dipadam selaras dengan PDPA.

4. Bolehkah majikan guna media sosial untuk menyemak latar belakang calon?

Boleh, jika digunakan secara etika dan berdasarkan maklumat yang tersedia secara umum.

Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!

Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.

Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:

• Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
• Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
• Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.

Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!

Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!