Dalam banyak syarikat, majikan mungkin berdepan kekeliruan seperti bila sebenarnya tarikh gaji patut dibayar? Bila cut-off payroll perlu ditutup? Dan adakah sistem sedia ada benar-benar patuh undang-undang?
Salah menetapkan payroll cycle bukan sekadar gangguan dalam operasi HR. Ia boleh membawa kepada gaji lewat, kesilapan kiraan, penalti undang-undang, dan akhirnya, kepercayaan pekerja yang semakin terhakis.
Sebab itu, memahami asas undang-undang sebelum menetapkan kitaran penggajian adalah langkah wajib. Dalam artikel ini, anda akan belajar cara menetapkan payroll cycle yang tepat, patuh Akta Kerja 1955, dan berfungsi dalam realiti operasi syarikat.
Apa Itu Payroll Cycle (Kitaran Penggajian)?
Payroll cycle merujuk kepada tempoh masa yang digunakan oleh syarikat untuk mengira dan membayar gaji pekerja. Ia adalah rangka asas yang menentukan bagaimana data dikumpul, diproses, dan akhirnya diterjemahkan kepada bayaran.
Dalam konteks HR, kitaran penggajian bukan sekadar ‘bila gaji masuk’. Ia adalah sistem yang memastikan keseluruhan proses berjalan secara konsisten, tepat, dan boleh diaudit.
Antara bentuk payroll cycle yang biasa digunakan:
- Bulanan: standard industri di Malaysia
- Dua kali sebulan: contohnya pertengahan dan hujung bulan
- Mingguan: biasanya dalam sektor tertentu
Namun, walau apa pun bentuknya, fungsi utama payroll cycle kekal sama iaitu memastikan aliran gaji yang stabil, telus, dan boleh dijangka oleh pekerja.
Undang-Undang Berkaitan Payroll Cycle di Malaysia
Dalam menetapkan payroll cycle, ia tertakluk kepada Akta Kerja 1955, yang menetapkan garis panduan jelas untuk melindungi pekerja dan memastikan majikan bertindak secara adil.
Seksyen 18 Akta Kerja 1955
Undang-undang menetapkan bahawa tempoh upah tidak boleh melebihi satu bulan. Ini bermaksud, secara automatik, kitaran penggajian di Malaysia adalah bulanan. Jika kontrak tidak menyatakan tempoh ini, ia tetap dianggap sebagai tempoh bulanan.
Seksyen 19 Akta Kerja 1955
Seksyen ini menetapkan garis masa yang tegas:
Gaji mesti dibayar tidak lewat daripada 7 hari selepas tamat tempoh upah.
Contohnya, tempoh upah bagi bulan Mei (1–31 Mei), tarikh akhir bayar gaji adalah sebelum atau pada 7 Jun
Jika melepasi tempoh ini, majikan berisiko melanggar undang-undang.
Kaedah Pembayaran Gaji
Selain masa, cara pembayaran juga dikawal.
Gaji mesti dibayar melalui institusi kewangan iaitu terus ke akaun bank pekerja.
Pengecualian hanya dibenarkan jika:
- Pekerja membuat permintaan bertulis
- Mendapat kelulusan Ketua Pengarah JKTSM
Pendekatan ini memastikan rekod pembayaran jelas dan mengurangkan risiko pertikaian.
Kewajipan Majikan Dalam Menetapkan Payroll Cycle
Menetapkan payroll cycle datang bersama tanggungjawab yang tidak boleh diabaikan. Antara kewajipan utama majikan:
- Nyatakan tempoh upah dalam kontrak perkhidmatan
- Ini adalah asas kepada keseluruhan struktur payroll.
- Patuhi tarikh akhir pembayaran gaji
- Bayaran mesti dibuat dalam tempoh yang ditetapkan undang-undang.
- Urus potongan wajib dengan tepat
- Termasuk KWSP, PERKESO, dan EIS, semuanya perlu dikira dan diproses dengan betul.
- Pastikan ketelusan dan konsistensi
- Pekerja perlu tahu bila mereka dibayar mengikut kontrak.
Cara Tetapkan Payroll Cycle Yang Betul (Step-by-Step)
Menetapkan payroll cycle memerlukan struktur yang jelas dan disiplin pelaksanaan.
- Tetapkan Tempoh Upah Dalam Kontrak
Mulakan dengan menetapkan tempoh upah secara rasmi. Contohnya, tempoh upah adalah bulanan, dari 1 hingga 31 haribulan.
- Tetapkan Tarikh Cut-Off Payroll
Seterusnya, tetapkan cut-off payroll sebagai titik akhir pengumpulan data. Contohnya, 25 hari bulan setiap bulan. Tarikh ini digunakan untuk:
- Kehadiran (attendance)
- Kerja lebih masa (OT)
- Tuntutan (claim)
Tanpa cut-off yang jelas, proses payroll akan sentiasa terganggu.
- Tetapkan Tarikh Pembayaran Gaji
Pastikan gaji dibayar dalam tempoh 1 hingga 7 hari bulan berikutnya. Pilih satu tarikh tetap contohnya 5 haribulan untuk memastikan konsistensi. Konsistensi ini penting kerana ia membina kepercayaan pekerja.
- Sediakan Tempoh Pemprosesan Payroll
Payroll memerlukan masa. Ambil kira:
- Semakan data
- Kelulusan dalaman
- Pengiraan gaji dan potongan
Tanpa tempoh pemprosesan yang realistik, kesilapan akan menjadi norma.
- Pastikan Sistem Menyokong Timeline
Struktur yang baik memerlukan sistem yang menyokong. Jika masih menggunakan proses manual:
- Risiko kelewatan meningkat
- Kesilapan sukar dielakkan
- Compliance menjadi tidak konsisten
Sistem yang tepat akan memastikan payroll cycle berjalan seperti yang dirancang setiap bulan, tanpa gagal.
Baca juga: Bagaimana Sistem Pembayaran Gaji Dibuat?
Kesimpulannya, payroll cycle bukan sekadar rutin HR. Ia adalah sistem kawalan yang menentukan sama ada syarikat anda patuh atau berisiko.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk mendapatkan sistem MySyarikat sekarang!
