Dalam dunia pekerjaan, ada satu surat yang mampu mengubah nasib kerjaya seseorang dalam sekelip mata. Namanya show cause letter atau dalam Bahasa Malaysia, surat tunjuk sebab pekerja.
Bagi sesetengah pekerja, ia terasa seperti hukuman awal. Bagi majikan dan HR pula, ia adalah alat kawalan disiplin, berstruktur dan berlandaskan keadilan prosedur.
Namun hakikatnya, show cause letter bukan terus bermaksud buang kerja. Ia adalah peringatan rasmi untuk pekerja menjelaskan diri, mempertahankan tindakan, atau mengakui kesilapan sebelum sebarang keputusan drastik dibuat.
Apakah Itu Show Cause Letter?
Secara ringkas, show cause letter ialah surat rasmi yang dikeluarkan oleh majikan untuk meminta pekerja memberi penjelasan bertulis berhubung satu atau beberapa isu tertentu. Isu ini boleh melibatkan:
- Salah laku tatatertib
- Pelanggaran polisi syarikat
- Penurunan prestasi kerja yang serius
- Tindakan yang menjejaskan pasukan atau reputasi organisasi
Dalam konteks tertentu, ia juga digunakan selepas contoh surat amaran prestasi kerja tidak memuaskan gagal menghasilkan perubahan.
Antara sebab lazim syarikat mengeluarkan surat tunjuk sebab pekerja termasuklah:
- Pergaduhan atau serangan fizikal
- Konflik kepentingan (conflict of interest)
- Tuduhan mencuri atau penipuan
- Gangguan seksual
- Penyertaan dalam mogok haram
- Mengeluarkan kenyataan fitnah terhadap syarikat
- Prestasi kerja yang konsisten tidak memuaskan
Jika anda seorang pekerja dan menerima surat ini, satu perkara perlu difahami bahawa
ini bukan surat untuk panik tapi ini surat untuk berfikir dan bertindak dengan matang.
Langkah-Langkah Sebelum Keluarkan Show Cause Letter
Dari sudut HR, show cause letter tidak boleh dikeluarkan secara semberono. Ia mesti didahului oleh proses yang adil, telus dan boleh dipertahankan secara undang-undang.
Berikut ialah langkah penting yang sepatutnya diambil sebelum surat ini dikeluarkan.
- Temu bual pekerja dan saksi terlibat
Komunikasi ialah asas keadilan. Pegawai HR perlu mendengar penjelasan pekerja secara langsung, bukan sekadar bergantung pada laporan pihak ketiga atau khabar angin dalaman.
Jika isu melibatkan pasukan, pandangan semua pihak wajar diambil untuk memahami konteks sebenar. Dalam proses ini, HR wajib mengelakkan bias dan membuat penilaian berdasarkan fakta, bukan persepsi.
- Semak rekod dan dokumentasi pekerja
Tiada tindakan disiplin tanpa bukti. Jika isu melibatkan:
- Kecurian
- Kenyataan di media sosial
- Penyelewengan
- Penurunan prestasi
Segala bukti perlu direkod dan disimpan secara sistematik. Amalan terbaik adalah menyimpan dokumentasi pekerja sekurang-kurangnya lima (5) tahun.
Bagi kes prestasi, HR perlu menilai rekod lampau. Adakah prestasi benar-benar menurun atau sekadar satu episod sementara? Kualiti hasil kerja sering menjadi indikator paling objektif.
- Rujuk penasihat undang-undang jika perlu
Untuk kes berat seperti penyelewengan kewangan, kesalahan jenayah atau isu keselamatan, rujukan kepada penasihat undang-undang adalah langkah bijak.
HR perlu menyediakan dokumentasi lengkap bagi memastikan siasatan dan tindakan yang diambil selari dengan undang-undang buruh dan prinsip keadilan semula jadi.
- Beri amaran lisan atau bertulis terlebih dahulu
Dalam banyak situasi, surat amaran prestasi kerja tidak memuaskan atau amaran lisan sudah mencukupi sebagai langkah pembetulan awal.
Tujuan amaran ini bukan untuk menghukum, tetapi:
- Memberi kesedaran
- Memberi peluang untuk berubah
- Mendokumentasikan usaha pembetulan oleh majikan
- Keluarkan show cause letter
Hanya selepas semua langkah di atas diambil, barulah show cause letter wajar dikeluarkan.
Surat ini biasanya menjadi langkah terakhir sebelum keputusan besar dibuat, sama ada:
- Penamatan perkhidmatan
- Penggantungan kerja
- Penurunan jawatan
- Atau tindakan disiplin lain
Cara Beri Respon Kepada Show Cause Letter (Panduan Pekerja)
Jika anda berada di pihak pekerja, jangan balas surat ini secara emosional.
Langkah pertama ialah memahami isu yang dibangkitkan. Jika perlu, minta penjelasan lanjut daripada HR tentang tindakan yang dianggap sebagai kesalahan.
Seterusnya:
- Rujuk polisi syarikat
- Semak kontrak pekerjaan
- Fahami terma dan klausa yang berkaitan
Sebab itulah menyimpan salinan kontrak kerja bukan pilihan tetapi ia keperluan. Apabila membalas surat tunjuk sebab pekerja, lakukan salah satu daripada dua perkara:
- Buat pembelaan diri secara fakta dan profesional, jika anda percaya tiada pelanggaran berlaku
- Akui kesilapan dan mohon maaf, jika anda benar-benar tersilap langkah
- Nada balasan anda boleh menentukan hala tuju kerjaya anda seterusnya
Baca juga: Apa Itu Conflict Of Interest Di Tempat Kerja?
Kesimpulannya, walaupun sering dianggap negatif, show cause letter sebenarnya wujud untuk melindungi kedua-dua pihak pekerja dan majikan.
Bagi HR dan majikan, ia adalah alat untuk memastikan tindakan disiplin dibuat secara adil dan berasas. Bagi pekerja pula, ia adalah peluang terakhir untuk menjelaskan diri sebelum keputusan muktamad dibuat.
Dalam dunia kerja yang semakin kompleks, keadilan tidak lahir daripada emosi tetapi daripada proses yang betul. Dan show cause letter, jika digunakan dengan bijak, adalah sebahagian daripada proses itu.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!
Berapa lama surat tunjuk sebab boleh dikeluarkan oleh HR selepas tarikh kejadian
Sesegera yang mungkin. Ia bergantung kepada polisi syarikat tetapi lebih cepat ia dikeluarkan maka lebih pantas isu yang berlaku boleh diselesaikan.
Sekiranya syarikat mengeluarkan show cause letter tanpa mengikut aturan flow seperti yang dinyatakan diatas , adakah saya boleh mengambil tindakan aduan kepada jabatan buruh ?
Langkah-langkah yang dinyatakan di sini adalah rujukan semata-mata. Setiap syarikat mungkin berbeza tetapi secara umumnya show cause letter akan dikeluarkan selepas pemberian amaran pertama atau kedua bagi kesalahan berulang.
Jika bos terus keluarkan surat tanpa bicara dan tanpa amaran, dan di dalam surat terdapat kesalahan yang tidak saya buat, bolehkah bos ini dikenakan tindakan dari H.R atau pihak atasan jika saya report?
Boleh tetapi pekerja perlu menyimpan dan kemukakan bukti yang kukuh.
adakah amaran pertama boleh di keluarkan serentak dengan amaran lisan
Boleh ya.
Hi my namre is Nizam saya ingin bertanya berkenaan gantung kerja kes mc palsu
Tindakan yg diambil oleh majikan saya terima dan saya akui kesalahan saya cuma ingin. Tau betul ke cara tindakan dari HR kami buat MCM ni.saya cuma nk tanya dan ingin tahu kenapa
Ini yg berkenaan kes saya
▪️21/02/2025
-}Terima surat gantung kerja dari HR
⬇️
▪️26/02/2025
-}Terima surat tunjuk sebab Dari HR
⬇️
▪️28/02/2025
-}Perlu jawab surat tunjuk sebab tersebut jam 1000hrs
___________________________________
Sepatutnya dlm fikiran saya ini yg tetjadi
▪️21/02/2025
-}Terima surat tunjuk sebab Dari HR
⬇️
*Dalam masa 3 Hari hingga ke 7 hari*
-}Perlu jawab surat tunjuk sebab tersebut jam 1000hrs
⬇️
*Mengikut tarikh selepas siasatan dalaman dibuat*
-}Terima surat gantung kerja dari HR
Setiap syarikat memiliki polisi berbeza-beza. Akta Kerja tidak menetapkan sebarang urutan hanya menyatakan majikan perlu mengeluarkan kepada pekerja surat tunjuk sebab sahaja.
boleh ker company beri surat final warning kpd pekerja tanpa ada first or second warning letter. tapi sblm nie pekerja telah mendapat verbal warning dari ketua bahagian.
Boleh.
pekerja telah melakukan kesalahan pertama dan diberi amaran dan peringatan secara lisan. utk kesalahan kedua dan ke3 pekerja diberikan surat amaran pertama dan kedua. tarikh surat berlainan tp tarikh penyerahan sama sebab pekerja tidah hadir. utk kesalahan yang ke4, surat amaran ke3 diberikan dan majikan telah menamatkan perkhidmatan pekerja serta merta. adakah ini menyalahi akta?
Jika pekerja melanggar persetujuan kontrak kerja maka majikan berhak untuk menamatkan perkhidmatan pekerja.
1) Boleh ke saya report ke JTK kerana Majikan tidak mahu menanggung sepenuhnya bayaran untuk pekerja asing. Pekerja tersebut memperbaharui Eplks kerana kehendak majikan.
2) Majikan sesuka hati memotong gaji pekerja asing disebab kan reject. Ini terjadi kepada pekerja asing sahaja. Pekerja local tidak di tolak gaji walau pun byk reject.
Boleh.
Assalamualaikum. Nak tanya.
Boleh ke HR keluarkan cause letter sebab saya pergi tandas tak thumprint. Staff lain pun sama je pergi tandas tak thumbprint tapi HR nak keluarkan surat cause letter untuk saya sorang je 😅 pastu dia kata nanti dpt surat. Bila saya kata tak adil dia kata kenapa nak ikut staff lain. Apa yang perlu saya buat ? Terima kasih.
Boleh berbincang dengan majikan terlebih dahulu, jika diberhentikan secara tidak adil atas alasan seperti di atas boleh buat aduan ke JTK.