Dalam proses pengambilan pekerja (recruitment) penting untuk seorang pegawai sumber manusia (HR) mengenal pasti latar belakang calon pekerja sebelum membawa mereka menyertai (onboarding) ke dalam syarikat.
Tujuan mengenal pasti latar belakang atau background checking ini adalah untuk memastikan calon pekerja yang bakal diambil berkualiti, tiada rekod jenayah dan sesuai dengan hala tuju syarikat. Mudah kata background checking dapat membantu dalam membuat keputusan.
Apa Itu Background Checking?
Sebagai makluman, mengenal pasti latar belakang atau background checking merupakan satu teknik yang digunakan oleh majikan serta pegawai HR untuk menyaring calon pekerja. Ia dilakukan untuk pengesahan (validity) maklumat yang dikongsikan calon pekerja.
Ia juga sering digunakan oleh majikan dan pegawai HR dalam proses membuat keputusan sama ada untuk mengambil calon pekerja bekerja dengan syarikat atau tidak. Mudah kata teknik ini membolehkan syarikat menjauhi pekerja yang bermasalah.
Menariknya, satu kajian yang dilakukan mendapati syarikat yang mengamalkan background checking dalam proses merekrut pekerja memiliki kadar pemberhentian pekerja (turnover) yang lebih kurang berbanding majikan yang tidak mengamalkannya.
Selalunya dalam proses background checking majikan atau pegawai HR akan cuba mengesahkan beberapa maklumat seperti berikut:
- Identiti
- Alamat kediaman
- Latar belakang pendidikan
- Sejarah pekerjaan
- Rekod jenayah
Kenapa Background Checking Perlu Dilakukan?
Sungguhpun setiap syarikat memiliki polisi dan cara tersendiri untuk membuat background checking, terdapat beberapa jenis maklumat asas yang memerlukan pengesahan dalam menjalankan prosedur mengenal pasti latar belakang pekerja.
Antara jenis maklumat asas yang majikan dan pegawai HR perlu mengenal pasti untuk pengesahan semasa prosedur background checking calon pekerja adalah,
- Pengesahan maklumat pengenalan diri calon pekerja
Di sini majikan atau pegawai HR perlu mengesahkan sama ada jika benar calon pekerja adalah seperti apa yang dikatakan. Maklumat seperti nama, tarikh lahir, tempat tinggal, nombor telefon dan sijil kewarganegaraan (bagi pemastautin) adalah tepat seperti dalam rekod di Jabatan Pendaftaran Negara.
- Pengesahan maklumat pendidikan dan sejarah pekerjaan calon pekerja
Penting untuk mengenal pasti sama ada calon pekerja benar-benar memiliki tahap pendidikan seperti yang dikatakan, bagi memastikan syarikat memperolehi kemahiran yang diperlukan. Begitu juga dengan sejarah pekerjaan bagi memastikan calon pekerja tidak terikat dengan majikan di tempat kerja lamanya.
- Pengesahan maklumat rekod jenayah atau rekod kredit calon pekerja
Satu lagi maklumat penting yang memerlukan pengesahan adalah rekod jenayah. Tentunya syarikat tidak mahu pekerja bermasalah yang boleh merosakkan reputasi atau imej syarikat. Selain itu juga penting untuk mengenal pasti sama ada pekerja telah diisytiharkan bankrap atau tidak bagi memastikan tiada masalah lanjut.
- Pengesahan maklumat alamat persuratan calon pekerja
Bagi kes pekerja yang tinggal jauh dari syarikat, penting untuk membuat pengesahan alamat persuratan bagi memastikan tiada masalah jarak boleh berlaku. Pengesahan alamat persuratan juga boleh membantu dalam mengenal pasti jika calon pekerja memiliki rekod jenayah atau tidak sebagai langkah keselamatan.
Adakah Background Checking Beri Kesan Kepada Pengambilan Pekerja?
Jawapan mudahnya adalah ‘YA’ background checking boleh mempengaruhi keputusan majikan dan pegawai HR dalam proses mengambil pekerja. Ini juga secara tidak langsung boleh memberi kesan kepada peratusan pekerja untuk diambil bekerja.
Hal ini kerana majikan tentunya mahu pekerja yang benar-benar sesuai bekerja dengan syarikat dan mengisi jawatan yang diperlukan. Contoh mudahnya jawatan sebagai jurujual perkhidmatan memerlukan mereka yang berpengalaman dalam bidang yang sama.
Oleh itu, calon pekerja dinasihatkan untuk tidak memberi maklumat salah (missinformation) dan berlaku telus dalam proses interview bagi memastikan majikan dan pegawai HR mudah membuat keputusan selepas mereka membuat background checking.
Secara kesimpulannya prosedur background checking sangat penting dalam dalam proses pengambilan pekerja. Baik pekerja mahupun majikan, perlu diingatkan bahawa sebarang maklumat yang diberikan perlu mendapatkan pengesahan bagi memastikan ia sahih.
Ingatlah juga bahawa dalam memberi atau mengenal pasti maklumat, penting untuk menjaga kesulitan data tersebut kerana setiap maklumat yang dikongsi menjadi tanggungjawab yang perlu diperlihara dan tidak disalah gunakan.
Selaraskan Proses Pengambilan dan Kepuasan Pekerja Dengan MySyarikat!
Adakah syarikat anda menghadapi masalah pengurusan pekerja? Perlukan sistem pengurusan yang boleh melancarkan proses pengambilan pekerja dan meningkatkan kepuasan pengalaman bekerja? MySyarikat, satu-satunya sistem HR software yang anda perlukan!
Dengan MySyarikat pengurusan sumber manusia anda akan lebih efisien dan efektif. Terdapat pelbagai fungsi pengurusan yang ditawarkan termasuk pengurusan gaji, cuti, tuntutan, termasuk feature rekod kehadiran dan membuat pengumuman yang moden serta inovatif.
Dengan HR software terbaik di Malaysia ini, operasi syarikat anda akan lebih teratur dan efisien, serta meningkatkan kualiti kerja pekerja dan produktiviti. Masa untuk digitalisasikan pengurusan sumber manusia syarikat anda dengan MySyarikat!
Rasai pengalaman menggunakan HR software Malaysia terbaik sekarang dengan ‘Book Demo’ secara percuma bersama kami!
