Tips Memilih Sistem HR Terbaik & Betul untuk Syarikat di Malaysi

Pengurusan sumber manusia bukan sekadar urusan gaji atau cuti, ia adalah nadi utama operasi organisasi. Di sinilah pentingnya memilih sistem HR yang terbaik dan betul untuk memastikan kecekapan, ketelusan, dan pematuhan undang-undang kerja.

Kepentingan Memiliki Sistem HR?

Sebuah sistem HR berkualiti bukan sahaja mempercepatkan kerja pentadbiran, malah memastikan ketepatan dalam pengiraan gaji, caruman KWSP, SOCSO, dan EIS, serta membantu HR mematuhi Akta Kerja 1955 dengan lebih mudah. 

Sistem sebegini membolehkan syarikat menjejaki kehadiran, mengurus kontrak, dan menghasilkan laporan pematuhan tanpa beban manual yang memakan masa.

Sebaliknya, sistem HR yang tidak sesuai boleh menyebabkan pelbagai isu seperti data gaji tidak tepat, laporan lewat, audit sukar dijalankan, malah risiko pelanggaran undang-undang yang boleh membawa kepada penalti daripada pihak berkuasa. 

Oleh itu, memilih sistem HR bukan keputusan kecil tapi ia adalah pelaburan strategik untuk masa depan organisasi.

Bagaimana Untuk Memilih Sistem HR Yang Betul dan Terbaik?

1. Kenal Pasti Keperluan Syarikat Anda

Langkah pertama sebelum melanggan sistem HR ialah memahami keperluan dalaman syarikat. Tidak ada satu sistem yang sesuai untuk semua, kerana setiap organisasi mempunyai struktur dan cabaran yang berbeza.

Beberapa faktor penting perlu dipertimbangkan:

• Saiz syarikat: Syarikat kecil (mikro atau SME) memerlukan sistem yang ringkas dan berpatutan, manakala korporat besar mungkin memerlukan modul lanjutan seperti pengurusan KPI dan analitik prestasi.
• Jenis industri dan operasi: Industri perkilangan atau logistik, misalnya, memerlukan sistem dengan kehadiran berasaskan lokasi (geofencing), berbeza dengan syarikat profesional yang lebih menekankan cuti fleksibel dan prestasi individu.
• Fungsi utama yang diperlukan: Gaji, kehadiran, cuti, kontrak, dan laporan HR mestilah tersedia dalam satu sistem yang saling berhubung.

2. Pastikan Sistem Mematuhi Undang-Undang Kerja

Salah satu perkara paling kritikal dalam pemilihan sistem HR di Malaysia ialah pematuhan terhadap undang-undang kerja tempatan. Sistem HR yang baik mesti dikemas kini secara automatik mengikut perubahan peraturan agar syarikat tidak terdedah kepada risiko pelanggaran.

Antara undang-undang utama yang mesti dipatuhi termasuk:

• Akta Kerja 1955: Memastikan hak cuti, kerja lebih masa, dan faedah minimum dikira dengan betul.
• Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP): Mastikan kadar caruman dikira tepat mengikut kadar semasa.
• Pertubuhan Keselamatan Sosial (SOCSO) dan Sistem Insurans Pekerjaan (EIS): Memastikan perlindungan sosial pekerja diurus dengan betul.
• Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN): Memastikan potongan PCB (Potongan Cukai Berjadual) dilaksanakan tepat pada masa.

Ciri-ciri utama sistem HR yang patuh undang-undang termasuk:

• Pengiraan KWSP, SOCSO, dan EIS automatik.
• Notifikasi tamat kontrak pekerja.
• Laporan bulanan KWSP/SOCSO sedia muat naik ke portal rasmi.
• Pengurusan cuti berasaskan Akta Kerja 1955.

Dengan sistem HR patuh undang-undang, syarikat bukan sahaja mengelak risiko, tetapi turut menonjolkan imej profesional sebagai majikan yang bertanggungjawab.

3. Uji Sistem Melalui Versi Demo atau Percubaan Percuma

Sebelum membuat keputusan akhir, pastikan anda menguji sistem HR melalui versi demo atau percubaan percuma. Langkah ini membolehkan anda menilai sama ada sistem tersebut benar-benar sesuai dengan keperluan dan proses sedia ada.

Antara perkara yang perlu diperhatikan:

• Antara muka pengguna (UI): Adakah sistem mudah digunakan tanpa perlu latihan panjang?
• Pengalaman pengguna (UX): Adakah ia mesra pengguna dan sesuai dengan cara kerja pasukan HR?
• Keserasian: Bolehkah sistem HR diintegrasi dengan aplikasi lain seperti sistem akaun atau komunikasi dalaman?

Semasa sesi demo, tanyakan soalan penting seperti:

• “Adakah sistem ini menyokong pelaporan automatik PCB kepada LHDN?”
• “Bolehkah sistem ini dikemas kini secara automatik apabila kadar KWSP berubah?”

Demo bukan sekadar percubaan, ia ujian praktikal yang menentukan sama ada pelaburan anda benar-benar berbaloi.

4. Pertimbangkan Skalabiliti dan Fleksibiliti

Skalabiliti bermaksud keupayaan sistem HR untuk berkembang seiring pertumbuhan syarikat. Sistem yang fleksibel memastikan operasi tidak terganggu walaupun jumlah pekerja meningkat atau fungsi HR diperluas.

Sebuah sistem HR fleksibel dan berskala membolehkan syarikat kekal efisien tanpa menanggung kos tambahan yang besar. Ia juga memberi ruang untuk penyesuaian jangka panjang.

5. Sokongan Pelanggan dan Perkhidmatan Lepas Jualan

Sokongan pelanggan adalah nadi kepada kejayaan penggunaan sistem HR. Vendor yang baik tidak hanya menjual sistem, tetapi membimbing pengguna sepanjang proses penggunaan.

Pilih pembekal sistem HR yang menawarkan:

• Sokongan tempatan dalam Bahasa Malaysia.
• Zon masa yang sama (MYT) untuk memastikan respons pantas.
• Onboarding support bagi membantu HR memahami fungsi sistem sepenuhnya.
• Pusat bantuan 24 jam atau sistem tiket sokongan.

6. Automasi dan Integrasi Sistem

Automasi ialah kunci kepada sistem HR moden. Dengan automasi, tugas HR menjadi lebih cepat, tepat, dan bebas daripada kesilapan manual.

Antara kelebihan utama automasi:

• Pengiraan KWSP, SOCSO, EIS, dan PCB automatik.
• Rekod kehadiran digital menggunakan selfie atau geofencing.
• Portal pekerja (employee self-service) untuk akses slip gaji, cuti, dan tuntutan secara kendiri.

Selain itu, integrasi sistem HR membolehkan semua data berfungsi secara selaras. Sistem HR terbaik biasanya boleh diintegrasi dengan:

• Sistem perakaunan (accounting system).
• ERP dan aplikasi komunikasi dalaman.
• Perisian jadual kerja dan OT.

Apabila semua sistem ini bersinergi, operasi HR menjadi lebih pintar, efisien, dan data-driven.

Baca juga: Tips Pilih HR Soffware Terbaik Untuk Pemula

Contoh sistem HR terbaik dan menyeluruh adalah MySyarikat. Sistem pengurusan sumber manusia (HRMS) Pilihan utama untuk SME di Malaysia. MySyarikat menawarkan automasi menyeluruh termasuk pengurusan gaji, cuti, kehadiran, tuntutan, serta caruman wajib seperti KWSP dan SOCSO.

Kesimpulannya, dalam era digital, sistem HR bukan sekadar alat pentadbiran tetapi aset strategik syarikat. Sistem yang tepat memastikan pengurusan tenaga kerja berjalan lancar, mematuhi undang-undang, dan mampu berkembang seiring masa.

Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!

Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.

Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:

• Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
• Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
• Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.

Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!

Mari BOOK DEMO untuk dapatkan sistem MySyarikat sekarang!