Tutorial Buat Year-End Performance Review Untuk Syarikat

Jika anda seorang pengusaha perniagaan atau pemilik syarikat pasti tidak asing dengan laporan penilaian prestasi ahkir tahun (year-end performance review). Biasanya ia diadakan dalam bentuk mesyuarat atau dalam bentuk laporan bertulis yang mendedahkan segala pencapaian yang berjaya diraih sepanjang tahun tersebut.

Year-end performance review ini juga turut dikenali sebagai penilaian prestasi pekerja (employee performance appraisal) oleh sesetangah syarikat, dan ia melibatkan ketua bahagian membincangkan prestasi keseluruhan semua ahlinya dalam bentuk suasana formal.

Memandangkan kita sudah beberapa hari lagi bakal memasuki tahun baru, mari belakar cara untuk membuat laporan year-end performance review dan apakah tindakan yang pekerja perlu ambil selepas sesi penilaian ini diadakan.

Fahami Laporan Year-End Performance Review

Sekirannya anda seorang pekerja, pasti laporan year-end performance review ini sesuatu yang sangat menakutkan. Masakan ia bukan sahaja penilai restasi kerja pekerja semata-mata tetapi pada masa yang sama menjadi penentu sama ada terdapat kenaikan gaji atau tidak.

Tetapi sebenarnya laporan year-end performance review ini juga merupakan satu cabaran kepada majikan dan pegawai di bahagian sumber manusia (HR). Hal ini kerana untuk mengeluarkan penilaian prestasi bukannya suatu pekara yang mudah lebih-lebih lagi dalam mengukur kualiti kerja. 

Mudah kata laporan year-end performance review ini tidak mudah untuk pihak pekerja mahupun majikan. Mana tidaknya sebagai manusia ia bukan satu perkara mudah untuk memberi kritikan yang dapat membantu naikkan semangat apatah lagi menerima kritikan yang dinilai untuk satu tempoh yang panjang.

Akan tetapi laporan year-end performance review ini masih perlu dibuat kerana ia  merupakan satu alat penting untuk pengurusan pekerja dan syarikat. Apa yang dilaporkan adalah penting dalam memastikan perkembangan pekerja seperti kenaikan gaji, kenaikan pangkat atau pemberhentian pekerja.

Kata kuncinya di sini adalah penilaian prestasi jadi ia memainkan peranan penting dalam mengukur kualiti kerja pekerja untuk tempoh satu tahun. Jika ada pekerja yang gagal mencapai prestasi yang dimahukan majikan boleh membuat keputusan untuk memberhentikannya atau memberi peluang dengan menurunkan sasaran pada tahun seterusnya.

Tip Membuat Year-End Performance Review

1. Senaraikan Tugasan dan Pencapaian Tahun Tersebut

Langkah pertama dalam membuat laporan year-end performance review adalah majikan atau pegawai HR perlu menyenaraikan segala tugasan dan pencapaian kerja yang pekerja lakukan untuk tahun tersebut.

Ini bukan sahaja dapat memudahkan proses penilaian prestasi pekerja, di samping turut membantu dalam menyaksikan jika syarikat memiliki lebihan pekerja atau kekurangan pekerja dalam satu bahagian.

2. Bentangkan Kejayaan dan Sumbangan Tahun Tersebut

Selepas selesai proses penyenaraian, tiba masa untuk membentangkan pendapatan tersebut bersama pekerja. Pada peringkat ini majikan atau pegawai HR dinasihatkan memilih sama ada ingin lakukan pembentangan secara peribadi dengan pekerja atau lebih sesuai beramai-ramai.

Tip dalam membentangkan year-end performance review ini adalah dengan memulakan perbincangan dengan perkara positif terlebih dahulu sebelum perlahan-lahan bergerak ke perkara yang perlu diperbaiki untuk tahun berikutnya.

3. Bincangkan Perkara Yang Perlu Diperbaiki

Gunakan teknik kritikan membangun (constructive criticism) dalam menyampaikan perkara yang pekerja perlu perbaiki untuk tahun berikutnya. Ramai majikan atau pegawai HR gagal diperingkat ini kerana tidak mahir dalam memberikan kritikan yang betul.

Atas faktor itu ramai juga pekerja mengambil makan hati semasa proses year-end performance review ini. Mereka mungkin akan merasakan pihak atas lebih berfokus kepada kesilapan yang dibuat berbanding pencapai yang berjaya diraih untuk syarikat.

4. Terangkan Sasaran Untuk Tahun Seterusnya

Peringkat akhir dalam proses year-end performance review ini adalah untuk memaklumkan kepada pekerja sasaran syarikat kepada mereka untuk tahun seterunsya. Jika pekerja gagal untuk mencapai sasaran yang ditetapkan tahun tersebut tidak salah untuk meminta pekerja cuba mencapainya pada tahun depan.

Dalam menetapkan sasaran ini, majikan dan pegawai HR dinasihatkan untuk berfikiran secara realistik seiring dengan momentum perkembangan syarikat. Jangan sesekali meletakkan sasaran yang terlalu tinggi sehingga pekerja gagal untuk mencapainya.

5. Berikan Notis Pemberhentian atau Makluman Kenaikan Gaji/ Pengkat (Jika Ada) 

Andai anda sebagai majikan berasa berpuas hati dengan prestasi kerja yang ditunjukkan oleh pekerja, semasa year-end performance review ini adalah masa terbaik untuk memberikan makluman kenaikan gaji atau kenaikan pangkat.

Sementara itu, jika sebaliknya juga semasa year-end performance review ini juga boleh digunakan untuk memberhenti pekerja yang dirasakan bermasalah. Tetapi segala terletak di tangan anda sama ada untuk memberikan pekerja peluang kedua atau tidak.

Tindakan Pekerja Selepas Year-End Performance Review

Untuk sisi pekerja, selepas mendapat input dari year-end performance review anda perlu ambil maklum segala teguran dan memperbaiki kelemahan diri. Gunakan sasaran yang ditetapkan syarikat sebagai penanda aras dan motivasi kerja untuk anda.

Jika anda diberikan kenaikan gaji atau pangkat, perlu difahamkan bahawa tanggungjawab anda semakin besar dan anda perlu berusaha untuk mengekalkan prestasi kerja yang baik. Dan jika berlaku sebaliknya jangan rasa diri anda gagal kerana mungkin prestasi yang anda tunjukkan tidak cukup dan perlu perbaiki diri.

Kesimpulannya, year-end performance review ini memainkan perasan yang besar dalam menilai prestasi dan perkembangan syarikat. Jika syarikat anda selalu mengamalkannya ia adalah satu pertanda yang tempat kerja anda sangat menghargai pekerja.

Namun, jika tempat kerja anda tidak membuat year-end performance review jangan risau kerana masih belum terlambat untuk melakukannya. Membuat year-end performance review ini sangat mudah dan boleh dibuat dalam masa sehari sahaja.