Dalam era digital hari ini, banyak tugasan syarikat sudah diautomasi. Kehadiran pekerja boleh direkod melalui telefon pintar, gaji boleh dikira secara automatik, malah permohonan cuti juga boleh diluluskan hanya dengan beberapa klik sahaja.
Namun, di sebalik kemajuan teknologi itu, satu persoalan mula timbul, adakah jawatan sumber manusia atau human resources (HR) masih relevan?
Jawapannya, ya. Malah semakin penting!
Kepentingan HR Dalam Syarikat
Bahagian sumber manusia atau human resource department (HR) masih menjadi antara unit paling penting dalam sesebuah organisasi kerana mereka bukan sekadar mengurus pekerja, tetapi mengurus manusia. Dan manusia tidak boleh difahami sepenuhnya oleh sistem.
Walaupun kewujudan sistem pengurusan sumber manusia atau human resource management system (HRMS) banyak membantu memudahkan tugasan operasi HR, realitinya teknologi hanya membantu mempercepatkan proses. Ia tidak menggantikan empati, komunikasi, pertimbangan dan kebijaksanaan manusia dalam mengurus tenaga kerja.
Sebab itulah sehingga hari ini, kebanyakan syarikat besar masih aktif menawarkan jawatan HR walaupun sudah menggunakan sistem HRMS yang moden.
Peranan HR Dalam Syarikat
Secara asasnya, HR adalah bahagian pengurusan yang bertanggungjawab mencari, merekrut, menyaring dan melatih pekerja dalam sesebuah syarikat. Dalam masa yang sama, mereka juga mengurus pelbagai program serta hal berkaitan pekerja.
Namun, fungsi HR hari ini jauh lebih besar berbanding dahulu.
Dalam dunia kerja moden, HR menjadi jambatan utama antara pekerja dan majikan. Mereka membantu syarikat menyesuaikan diri dengan perubahan persekitaran perniagaan, cabaran industri dan keperluan mendapatkan bakat berkualiti.
Mudah kata, HR mengurus keseluruhan pengalaman kerja seorang pekerja bermula dari hari pertama pekerja memasuki syarikat sehinggalah hari terakhir pekerja meninggalkan organisasi.
Ini termasuk urusan seperti:
- Pengambilan pekerja
- Pengurusan gaji dan faedah
- Kebajikan pekerja
- Latihan dan pembangunan kerjaya
- Prestasi kerja
- Budaya organisasi
- Perhubungan antara pekerja dan majikan
Atas faktor itu, walaupun syarikat menggunakan HRMS untuk mengurus tugasan teknikal dan pentadbiran, kehadiran pegawai HR masih diperlukan bagi memastikan aspek kemanusiaan dalam organisasi terus terjaga.
Teknologi boleh mengira gaji pekerja. Tetapi teknologi tidak mampu memahami tekanan emosi pekerja, konflik dalaman pasukan atau budaya kerja toksik yang sedang berlaku dalam organisasi.
Bagaimana Untuk Menjadi Seorang HR yang Berjaya?
Untuk berjaya sebagai seorang pegawai HR pula, seseorang individu perlu memiliki kemahiran pengurusan dan komunikasi yang tinggi, terutama apabila mengendalikan pekerja dalam jumlah yang besar dan latar belakang yang berbeza-beza.
Antara kemahiran penting yang perlu dikuasai oleh seorang pegawai HR ialah:
- Kemahiran komunikasi
Seorang HR perlu tahu cara bercakap dalam “bahasa pekerja” dan pada masa yang sama memahami kehendak majikan. Mereka bertanggungjawab menyampaikan maklumat dengan jelas, mengurus konflik dan memastikan komunikasi dalam organisasi berjalan lancar.
- Kemahiran penyelesaian masalah
Setiap tempat kerja pasti mempunyai cabaran tersendiri sama ada tekanan kerja, konflik dalaman, isu disiplin atau masalah prestasi pekerja. HR perlu bijak mengenal pasti masalah dan mencari jalan penyelesaian yang profesional serta adil.
- Kemahiran pengurusan
Mengurus manusia bukan perkara mudah. Setiap pekerja mempunyai perangai, emosi dan cara kerja yang berbeza. Pegawai HR perlu tahu bagaimana untuk menyatukan semua individu ini dalam satu hala tuju yang sama demi memastikan operasi syarikat kekal stabil dan produktif.
Skop Pekerjaan Sebagai HR
- Pengambilan dan Merekrut Pekerja
Antara tugas paling utama seorang pegawai HR adalah mencari, merekrut dan menyaring calon pekerja yang sesuai untuk syarikat.
Hakikatnya, sesebuah syarikat hanya akan berkembang jika memiliki tenaga kerja yang berkualiti. Disebabkan itu, proses pengambilan pekerja bukan sekadar mengisi kekosongan jawatan, tetapi mencari individu yang benar-benar sesuai dengan budaya dan matlamat syarikat.
Biasanya apabila seseorang memohon kerja, dia perlu melalui sesi temu duga terlebih dahulu. Dalam banyak keadaan, pegawai HR akan menjadi individu pertama yang menilai calon sebelum sesi bersama ketua bahagian atau head of department (HOD).
Dalam sesi inilah HR memainkan peranan penting untuk:
- Menilai kesesuaian calon
- Memahami personaliti dan cara kerja calon
- Membuat rundingan tawaran kerja
- Menjelaskan visi dan budaya syarikat
- Memastikan calon benar-benar memahami skop kerja yang ditawarkan
Pendek kata, HR adalah “pintu pertama” yang menentukan siapa layak menjadi sebahagian daripada organisasi.
- Melatih Pekerja untuk Syarikat
Selepas proses pengambilan selesai, tanggungjawab HR tidak berhenti di situ.
Ramai menyangka pekerja berpengalaman tidak memerlukan latihan. Hakikatnya, setiap syarikat mempunyai budaya kerja, sistem operasi dan cara komunikasi yang berbeza.
Disebabkan itu, HR bertanggungjawab membantu pekerja menyesuaikan diri dengan persekitaran kerja baharu.
Antara tugas HR dalam proses ini termasuk:
- Mengurus sesi onboarding pekerja
- Memberi penerangan polisi syarikat
- Membantu pekerja memahami aliran kerja
- Menghantar pekerja ke kursus atau latihan kemahiran
- Membantu pembangunan kerjaya pekerja
Pelaburan terhadap latihan pekerja sebenarnya bukan sekadar untuk meningkatkan prestasi individu, tetapi juga untuk membantu syarikat kekal kompetitif dalam industri.
- Perhubungan dan Kebajikan Pekerja
Salah satu tanggungjawab paling besar seorang pegawai HR adalah menjaga kebajikan pekerja.
Dalam konteks ini, HR bukan hanya menjaga pekerja baharu yang direkrut, tetapi keseluruhan tenaga kerja dalam organisasi. Mereka perlu memastikan pekerja berada dalam persekitaran kerja yang sihat, profesional dan selamat.
Ini termasuk urusan seperti:
- Rundingan kenaikan gaji
- Pengurusan pampasan dan faedah
- Kebajikan pekerja
- Aduan dalaman
- Konflik tempat kerja
- Keseimbangan kerja dan kehidupan
Pada masa yang sama, HR juga sering menjadi “orang tengah” antara pekerja dan majikan. Mereka perlu memastikan kedua-dua pihak dapat mencapai persefahaman tanpa menjejaskan operasi syarikat.
Dalam banyak situasi, keupayaan HR mengurus emosi dan komunikasi menjadi faktor utama sama ada sesebuah organisasi mampu mengekalkan pekerja berkualiti atau tidak.
- Pentadbiran dan Pengurusan Syarikat
Selain mengurus pekerja, pegawai HR juga memainkan peranan penting dalam urusan pentadbiran syarikat. Antara tugasan biasa yang dikendalikan ialah:
- Penyimpanan rekod pekerja
- Pengurusan kehadiran
- Rekod cuti pekerja
- Resit tuntutan pekerja
- Maklumat gaji
- Dokumen pentadbiran syarikat
Pada peringkat inilah penggunaan HRMS menjadi sangat penting.
Keperluan HRMS untuk HR
Sistem HRMS membantu memudahkan tugasan rumit seperti penyimpanan data, pengiraan gaji, pengurusan cuti dan penyediaan laporan pekerja secara automatik.
Melalui penggunaan HRMS, syarikat dapat mengurangkan kesilapan manual, menjimatkan masa, dan memastikan operasi syarikat berjalan lebih lancar.
Namun begitu, sistem tetap memerlukan manusia untuk mengawalnya.
Akhirnya, teknologi hanyalah alat. Tetapi HR adalah individu yang memastikan setiap pekerja dalam organisasi masih dilayan sebagai manusia.
Baca juga: Manfaat Sistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMS) untuk Syarikat Malaysia
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk mendapatkan sistem MySyarikat sekarang!
