Panduan Kira Gaji Prorata Pekerja

Sebelum ini MySyarikat pernah kongsikan topik berkenaan Cuti Tahunan Prorata yang mengajar pengiraan cuti berkadar bagi pekerja yang masuk bekerja pada pertengahan tahun atau tidak cukup bulan untuk kira cuti tahunannya.

Artikel kali ini pula akan membincangkan berkenaan pengiraan Gaji Prorata bagi pekerja yang masuk bekerja pada pertengahan bulan atau tidak cukup bulan dalam kitaran penggajian.

Definisi Prorata

Sebagai imbas kembali, prorata membawa maksud berkadar atau bahagian tertentu. Ini bermakna sebarang pengiraan prorata adalah pengiraan berkadar yang mengikut bahagian, dalam kes dunia pekerjaan ia sama ada bulan atau hari.

Pada konteks cuti tahunan prorata digunakan untuk menghitung jumlah hari yang layak pekerja dapat cuti selepas menyertai syarikat. Perlu diingatkan jumlah kelayakan cuti tahunan telah ditetapkan dalam Akta Kerja 1955.

Andai seorang pekerja itu menyertai syarikat pada pertengahan tahun dan kelayakan cuti tahunan yang ditetapkan Akta Kerja 1955 adalah 12 hari setahun, maka pekerja itu mungkin hanya dapat cuti tahunan sebanyak 6 hari sahaja pada tahun tersebut.

Kesnya sama juga seperti pengiraan gaji prorata di mana andai pekerja sertai syarikat pada 15 haribulan, maka pekerja itu hanya akan dibayar jumlah gaji mengikut hari datang kerja sahaja.

Jadinya penting untuk pekerja dan majikan ambil tahu tentang cara kira gaji prorata agar tidak berlaku perbalahan seperti pekerja menuduh majikan tidak bayar gaji penuh atau majikan terpaksa menanggung rugi bayar gaji pekerja yang tidak hadir bekerja.

Pengiraan Gaji Prorata

Sebenarnya terdapat beberapa cara untuk mengira gaji prorata tetapi sebelum itu penting untuk difahamkan terlebih dahulu syarat-syarat yang ditetapkan Akta Kerja 1955 mengenai gaji yang boleh diproratakan. Antara yang digariskan adalah,

• Pekerja mula bekerja selepas hari pertama bulan tersebut
• Pekerja ditamatkan perkhidmatan sebelum akhir bulan tersebut
• Pekerja mengambil cuti tanpa gaji (UPL) 
• Pekerja mengambil cuti tanpa gaji (UPL) atas sebab perkhidmatan negara atau atas sebab mematuhi undang-undang berkaitan perkhidmatan negara

Pada asasnya terdapat 3 cara untuk mengira gaji prorata terutamanya bagi pekerja yang menyertai syarikat pada pertengahan bulan penggajian atau bagi pekerja yang ingin berhenti pada pertengahan tahun.

1. Pengiraan Gaji Untuk Bulan Tidak Lengkap

Gaji Bulanan / Jumlah Hari Dalam Bulan* x Bilangan Hari Pekerja Bekerja

Contoh, Pekerja A sertai syarikat sebagai Sale Assistant dan terima gaji bulanan sebanyak RM2,500. Namun, beliau masuk bekerja pada 18 Januari 2023 atas sebab peribadi. Maka pengiraan gaji Pekerja A untuk bulan tersebut adalah:

RM2,500 / 31 x 14 = RM1,129.03

*bilangan hari dalam bulan bergantung kepada 28,29,30,31

2. Pengiraan Baki Cuti Tahunan

Gaji Bulanan / 26 x Baki Cuti Tahunan Pekerja

Contoh, Pekerja B bekerja sebagai Sale Assistant selama 2 tahun dan terima gaji bulanan sebanyak RM2,500. Pada bulan Jun, Pekerja B putuskan untuk berhenti dan telah mengambil 2 hari cuti tahunan. Maka, baki pengiraan cuti tahunan Pekerja B adalah,

RM2,500 / 26 x 2* = RM192.30

*bagi pekerja yang bekerja kurang 2 tahun faedah cuti tahunan yang diberikan adalah sebanyak 8 hari menurut Akta Kerja 1955, maka pengiraan prorata cuti 8 / 12 x 6 = 4

3. Pengiraan Kadar Kerja Lebih Masa (OT)

Ordinary Rate Pay (ORP) = Gaji Bulanan / 26

Hourly Rate Pay (HRP) = Gaji Bulanan / 26 / Jam Bekerja Sehari

Contoh, Pekerja C bekerja sebagai Sale Assistant dan terima gaji bulanan sebanyak RM2,500. Pada hari Isnin Pekerja C  buat OT sebanyak 3 jam dan pada hari Ahad (cuti hari rehat) pula majikan minta beliau buat lagi 3 jam sahaja OT bagi menyiapkan tugasan. 

Suka diingatkan di sini bahawa overtime (OT) adalah tempoh waktu kerja tambahan selepas tempoh waktu kerja normal. OT boleh jadi tempoh waktu kerja tambahan 2 jam atau 3 jam dari tempoh waktu kerja 8 jam asal. 

Maka pengiraannya,

RM2,500 / 26 = RM96.15 / 8** = RM12.01

**jam bekerja minimum ditetapkan dalam Akta Kerja 1955 adalah 8 jam sehari

Kadar OT Hari Bekerja Biasa: RM12.01 x 3 x 1.5 = RM54.05

Kadar OT Hari Cuti Rehat: RM96.15 / 2 = RM48.08

Kesimpulannya, pengiraan untuk gaji prorata boleh dibuat dengan menggunakan formula pengiraan gaji tidak lengkap bulan bagi mana-mana situasi sama ada pekerja menyertai syarikat pada pertengahan bulan atau pekerja ingin berhenti kerja.

Oleh itu, sebagai seorang majikan atau pegawai sumber manusia (HR) malah seorang pekerja perlu ambil maklum cara pengiraan gaji prorata ini. Pengiraannya bukan diguna pakai untuk pekerja yang baru sertai syarikat tidak cukup bulan sahaja.

Pekerja yang ingin berhenti pertengahan semasa dalam kitaran penggajian juga boleh mengikut pengiraan ini dalam pembayaran gaji terakhir mereka. Harapnya semua pihak ambil maklum cara pengiraan agar tidak berlaku pertelingkaran kelak.