Cara Buat Laporan ‘Year-End Performance Review’

Kebiasaanya, apabila menghampiri hujung tahun syarikat akan mula membuat laporan penilaian prestasi akhir tahun atau juga dikenali sebagai year-end performance review. Ia biasanya diadakan dalam bentuk mesyuarat atau laporan bertulis yang membincangkan segala pencapaian serta cabaran yang dihadapai syarikat sepanjang tahun tersebut.

Memandangkan tahun ini bakal berakhir, pasti ramai majikan sedang sibuk ingin mengeluarkan laporan penilaian prestasi ini. Jadi, mari belajar cara untuk membuat laporan year-end performance review dan apakah tindakan yang pekerja perlu ambil selepas sesi penilaian ini diadakan.

Fahami Laporan Year-End Performance Review

Sekirannya anda seorang pekerja, pasti laporan year-end performance review ini sesuatu yang sangat menakutkan. Masakan ia bukan sahaja penilai restasi kerja pekerja semata-mata tetapi pada masa yang sama menjadi penentu sama ada terdapat kenaikan gaji atau tidak!

Tetapi sebenarnya laporan year-end performance review ini juga merupakan satu cabaran kepada majikan dan pegawai di bahagian sumber manusia (HR). Hal ini kerana untuk mengeluarkan penilaian prestasi bukannya suatu pekara yang mudah lebih-lebih lagi dalam mengukur kualiti kerja. 

Mudah kata laporan year-end performance review ini tidak mudah untuk pihak pekerja mahupun majikan. Mana tidaknya sebagai manusia ia bukan satu perkara mudah untuk memberi kritikan yang dapat membantu naikkan semangat apatah lagi menerima kritikan yang dinilai untuk satu tempoh yang panjang.

Kalau susah nak buat kenapa majikan masih keluarkannya setiap tahun?

Sebenarnya year-end performance review ini perlu dibuat kerana ia  merupakan satu alat penting untuk pengurusan pekerja dan syarikat. Apa yang dilaporkan adalah penting dalam memastikan perkembangan pekerja seperti kenaikan gaji, kenaikan pangkat atau pemberhentian pekerja.

Kata kuncinya di sini adalah penilaian prestasi, jadi ia memainkan peranan penting dalam mengukur kualiti kerja pekerja untuk tempoh satu tahun. Jika ada pekerja yang gagal mencapai KPI yang ditetapkan, majikan boleh membuat keputusan untuk tidak memberi kenaikan gaji atau memberi peluang dengan menurunkan sasaran pada tahun seterusnya.

Tutorial Buat Year-End Performance Review

1. Senaraikan Tugasan dan Pencapaian Tahun Tersebut

Langkah pertama dalam membuat laporan year-end performance review adalah majikan atau pegawai HR perlu menyenaraikan segala tugasan dan KPI kerja yang ditetapkan untuk pekerja pada tahun tersebut.

Ini bukan sahaja dapat memudahkan proses penilaian prestasi pekerja, di samping itu ia turut membantu syarikat mengenal pasti kelebihan dan kekurang yang perlu diperbaiki syarikat untuk tahun berikutnya.

2. Bincangkan Pencapaian dan Cabaran Tahun Tersebut

Selepas selesai proses penyenaraian, tiba masa untuk bincangkan pendapatan tersebut bersama para pekerja. Pada peringkat ini majikan atau pegawai HR dinasihatkan memilih sama ada ingin lakukan perbincangan secara peribadi dengan pekerja atau berkumpulan dengan bahagian-bahagian masing-masing.

Tips : Dalam membincangkan year-end performance review ini adalah baik untuk memulakannya dengan perkara positif terlebih dahulu sebelum perlahan-lahan beralih ke perkara yang perlu diperbaiki untuk tahun berikutnya.

3. Terangkan Perkara Yang Perlu Diperbaiki

Gunakan teknik kritikan membangun (constructive criticism) dalam menyampaikan perkara yang pekerja perlu perbaiki untuk tahun berikutnya. Ramai majikan atau pegawai HR gagal di peringkat ini kerana tidak mahir dalam memberikan teguran dengan cara yang betul.

Atas faktor itu ramai pekerja makan hati semasa proses year-end performance review ini. Mereka mungkin merasakan pihak majikan lebih berfokus kepada kesilapan berbanding pencapai yang berjaya diraih untuk syarikat pada tahun tersebut.

4. Berikan Sasaran Untuk Tahun Seterusnya

Peringkat akhir dalam proses year-end performance review ini adalah untuk memaklumkan kepada pekerja sasaran syarikat untuk mereka pada tahun hadapan. Jika pekerja gagal untuk mencapai sasaran yang ditetapkan tahun sebelumnya tidak salah untuk minta pekerja cuba mencapainya pada tahun depan.

Dalam menetapkan sasaran ini, majikan dan pegawai HR dinasihatkan untuk berfikiran secara realistik seiring dengan momentum perkembangan syarikat. Jangan sesekali meletakkan sasaran yang terlalu tinggi sehingga pekerja gagal untuk mencapainya!

5. Notis Pemberhentian atau Makluman Kenaikan Gaji/ Pengkat (Jika Ada) 

Semasa dalam laporan year-end performance review inilah masa sesuai untuk majikan maklumkan kepada pekerja berkaitan kenaikan gaji atau pangkat. Jika pekerja berjaya capai KPI ditetapkan tidak salah untuk majikan memberi ganjaran!

Sementara itu, jika sebaliknya majikan juga boleh digunakan masa untuk memberi amaran atau menamatkan perkhidmatan pekerja yang bermasalah. Namun, ia perlu dilakukan dengan mengikut penetapan undang-undang kerja Akta Kerja yang sah.

Tindakan Pekerja Selepas Year-End Performance Review

Untuk sisi pekerja, selepas daripada year-end performance review anda perlu ambil maklum segala teguran dan memperbaiki kelemahan diri. Gunakan sasaran yang ditetapkan syarikat sebagai penanda aras dan motivasi kerja untuk anda.

Jika anda diberikan kenaikan gaji atau pangkat, perlu difahamkan bahawa tanggungjawab anda semakin besar dan anda perlu berusaha untuk mengekalkan prestasi kerja yang baik! Dan jika berlaku sebaliknya jangan rasa diri anda gagal kerana mungkin prestasi yang anda tunjukkan tidak cukup dan perlu diperbaiki.

Naik Taraf Pengalaman Bekerja Syarikat Anda dengan MySyarikat!

Dalam pada itu, anda pemilik syarikat yang hadapi masalah pengurusan KPI pekerja secara efisien? Berita baik kerana MySyarikat tawarkan semua penyelesaian kepada masalah tersebut! 

Pengurusan KPI pekerja boleh jadi efisien dengan fungsi KPI Management MySyarikat yang direka untuk membantu pegawai HR mengurusakan KPI pekerja secara automatik dalam satu sistem sahaja!

Paling best lagi sistem MySyarikat juga tawarkan pelbagai lagi fungsi yang diperlukan syarikat dan bahagian HR dalam menguruskan pekerja seperti proses rekod kehadiran, proses tuntutan, proses penggajian, proses membuat pengumuman, proses KPI dan pelbagai lagi tanpa kompromi!

Jom dapatkan MySyarikat, sistem HR software terbaik di Malaysia sekarang!

Klik BOOK DEMO untuk temujanji demo sistem secara percuma!