Tempoh hari MySyarikat ada kongsi tentang kesalahan pembayaran gaji yang perlu majikan elakkan, kini akan dibincangkan pula kepentingan sesebuah syarikat dan perusahaan kecil menggunakan sistem penggajian (payroll) automatik.
Seperti yang anda sedia maklum pembayaran gaji adalah pekara penting dalam pekerjaan, malah Akta Kerja 1955 menggariskan perihal pembayaran gaji di empat bahagian berbeza yang merangkumi semua aspek dari tempoh ke sistem pembayaran.
Disebabkan itu, sistem payroll automatik sangat penting dalam membantu pegawai sumber manusia (HR) mengurus pembayaran termasuk merekod tangga gaji pekerja sehingga ke tuntutan perbelanjaan dan caruman wajib lain.
Apa Itu Sistem Automasi Payroll?
Payroll merangkumi segala proses dari merekod gaji, kehadiran, tuntutan, pencukaian sehingga ke potongan wajib pekerja dalam sesebuah organisasi. Senang cerita payroll ini adalah satu sistem pentadbiran (admisnistration) gaji pekerja.
Pada beberapa kes payroll juga melibatkan proses pengambilan dan penamatan pekerja, sehingga ada sesetengah syarikat sanggup mengupah pakar bagi menyelesaikan masalah payroll. Ia bukan sekadar membayar gaji on time sahaja!
Atas faktor itu sistem payroll yang boleh automasi penggajian diwujudkan bagi mengganti proses penggajian manual. Kegunaan sistem automasi payroll ini bukan sahaja menyingkirkan kesalahan manusia (human error), malah menjimatkan lebih banyak kos syarikat.
Bayangkan sebuah syarikat memiliki seratus pekerja dengan seratus tangga gaji berbeza, seorang pegawai HR yang menguruskan penggajian secara manual cenderung membuat kesalahan apabila melibatkan kuantiti data yang banyak.
Maka, penggunaan sistem payroll yang automatik dapat menyingkirkan human error dan seterusnya menjimatkan kos syarikat daripada mengupah pakar luar untuk membetulkan kesalahan penggajian yang berlaku.
Manfaat Sistem Payroll Automatik
1. Jimat Masa
Sistem payroll yang automatik dapat menjimatkan masa dari segi pengiraan gaji secara manual. Seperti situasi di atas andai syarikat memiliki seratus orang pekerja, maka tugasan pengiraan gaji setiap pekerja boleh dikurangkan.
Dengan menggunakan sistem automatik, pengiraan gaji termasuk segala caruman wajib dan setiap potongan cukai untuk seratus orang pekerja dapat dibuat dengan janaan komputer dalam masa yang singkat.
2. Jimat Kos
Jika berlaku kesalahan dalam penggajian atau syarikat tidak memiliki akauntan tersendiri, kos untuk mengupah seorang pakar payroll adalah sangat mahal. Ia mungkin tidak memberi kesan kepada syarikat besar tetapi bagi syarikat baru boleh mencetus kerisauan.
Penggunaan payroll yang automatik dapat menjimatkan kos dari pelbagai segi, dengan sifat software yang intuitif dan mesra pengguna akan memudahkan lagi pegawai HR mengurus gaji. Kos perbelanjaan juga dapat di jimatkan dengan kadar harga perisian lebih mudah berbanding mengupah pakar.
3. Proses Agihan Automatik
Salah satu kelebihan sistem payroll automatik adalah kebolehannya untuk merekod, intergasi maklumat dan memudahkan proses pengagihan gaji tepat pada masa serta menjana slip gaji secara automatik.
Ia juga dapat membuat pengiraan sebarang penambahan imbuhan seperti komisen atau bonus secara automatik dan tepat. Jangan dibuat main dengan pembayaran gaji, lambat bayar boleh cetus perang pekerja dan majikan!
4. Tiada Human Error
Seperti yang dinyatakan pada awal lagi bahawa pengurusan data pekerja dalam kuantiti yang banyak boleh merisikokan human error. Jika terdapat kesalahan pengiraan pada mana-mana bahagian, prosesnya perlu dibuat semula dari awal.
Berbeza dengan sistem payroll yang automatik, perisisan akan terus buat pembetulan tanpa menelan sebarang kos tambahan. Sifat komputer yang tidak kenal erti penat juga dapat menguruskan data dalam kuantiti yang banyak tanpa ada kesalahan.
5. Keselamatan Data Terjamin
Sistem payroll automatik biasanya berdasarkan pengawanan (cloud-based), maka syarikat tidak perlu risau jika berlaku kemalangan di pejabat kerana ia telah disimpan dalam internet dan mudah di akses.
Perlu diingatkan bahawa ketirisan data payroll atau mana-mana data pekerja boleh menyebabkan syarikat didakwa atas kebocoran maklumat. Maka, sistem cloud-based menjadi pilihan untuk menyimpan data dalam kuantiti yang banyak dan lebih selamat.
Tukar Ke Sistem Payroll Automatik Yang Selamat Dengan MySyarikat
Jika anda mencari sistem payroll automatik yang selamat dan mudah digunakan, MySyrikat adalah jawapannya! Fungsi Secure Payroll boleh automasikan pembayaran dan pengiraan, caruman dan potongan gaji pekerja secara automatik.
Rasai sendiri pengalaman automasi sistem HR dengan muat turun aplikasi MySyarikat di App Store, Google Play Store dan App Gallery secara percuma sekarang! Atau klik pada gambar untuk mendaftar, 100% percuma!
