Anda yakin semua transaksi sudah direkodkan dengan kemas. Sistem perakaunan tersusun. Tapi kemudian bila nak buat e-filing tiba-tiba diminta rekod e-invoice untuk tiga tahun lepas! Dan ketika itu barulah anda menyesal.
Sebenarnya ramai pembayar cukai di Malaysia masih tidak pasti tentang senarai e-invoice yang perlu disimpan. Oleh itu, artikel ini akan menjawab persoalan tersebut berdasarkan Garis Panduan E-Invois Versi 4.6 yang dikeluarkan oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM).
Apakah E-Invoice dan Mengapa Ia Perlu Disimpan?
Dalam konteks e-invoice Malaysia, e-invoice ialah dokumen transaksi elektronik yang menggantikan invois kertas tradisional. Ia dihantar, disahkan, dan direkodkan secara digital melalui sistem rasmi LHDNM iaitu Portal MyInvois.
Penyimpanan rekod e-invoice adalah sebahagian daripada kewajipan pematuhan cukai anda sebagai pembayar cukai. Setiap dokumen yang disimpan berfungsi sebagai bukti sah untuk transaksi yang melibatkan pendapatan mahupun perbelanjaan perniagaan, dan LHDNM berhak memintanya pada bila-bila masa semasa proses audit.
Memang benar bahawa e-invoice LHDN yang telah disahkan akan disimpan secara automatik dalam pangkalan data LHDNM. Namun, ini tidak bermakna tanggungjawab anda selesai di situ. Pembayar cukai tetap dikehendaki menyimpan rekod dan dokumentasi yang mencukupi di pihak mereka sendiri sebagai lapisan perlindungan apabila berlaku sebarang pertikaian, semakan, atau audit mengejut.
Senarai E-Invoice Yang Perlu Disimpan Pembayar Cukai
Apakah e-invoice yang wajib disimpan pembayar cukai? Tidak lain tidak bukan, terdapat lima jenis dokumen utama yang perlu sentiasa ada dalam rekod perniagaan anda:
| Jenis e-Invoice | Bila dikeluarkan | Tujuan Penyimpanan |
| Invois | Apabila jualan atau transaksi dilakukan | Bukti pendapatan |
| Nota kredit | Untuk pembetulan, diskaun atau pemulangan | Mengurangkan nilai e-invoice asal |
| Nota debit | Untuk caj tamabhan ke atas transaksi sedia ada | Menambah nilai e-invoice asal |
| Nota bayaran balik | Apabila berlaku pemulangan wang kepada pembeli | Mengesahkan pemulangan bayaran |
| e-Invoice bil kendiri | Transaksi khas seperti pembelian dari pembekal asing | Bukti perbelanjaan yang dikeluarkan oleh pembeli |
Siapa Yang Perlu Menyimpan E-Invoice?
Keperluan e-invoice terpakai kepada mana-mana perniagaan yang terlibat dalam transaksi berikut:
- B2B (Business-to-Business): transaksi antara dua entiti perniagaan
- B2C (Business-to-Consumer): transaksi antara perniagaan dengan pengguna individu
- B2G (Business-to-Government): transaksi antara perniagaan dengan agensi kerajaan
- Transaksi rentas sempadan: sama ada domestik mahupun antarabangsa
Tidak kira sama ada anda menjual kepada individu, syarikat lain, atau agensi kerajaan, selagi transaksi itu melibatkan pengiktirafan hasil atau dokumentasi perbelanjaan, rekod e-invoice perlu ada dan tersimpan dengan teratur.
Berapa Lama E-Invoice Perlu Disimpan?
Tempoh simpan e-invoice yang ditetapkan oleh LHDNM ialah 7 tahun, dikira dari tarikh transaksi dilakukan.
Anda boleh memuat turun dan menyimpan e-invoice dalam pelbagai format melalui Portal MyInvois:
- XML / JSON: format teknikal yang sesuai untuk integrasi sistem, boleh dimuat turun satu per satu atau dalam pakej
- Metadata: maklumat ringkasan transaksi untuk rujukan pantas
- Grid: paparan jadual yang memudahkan semakan dan penapisan
- PDF: paparan visual lengkap dengan kod QR untuk pengesahan
Pilih format yang paling sesuai dengan sistem perakaunan anda. Malah, menyimpan dalam lebih daripada satu format adalah amalan yang bijak sekiranya satu format tidak dapat dibaca pada masa hadapan, anda masih mempunyai backup.
Transaksi Yang TIDAK Memerlukan E-Invoice
Tidak semua transaksi berada dalam skop e-invoice Malaysia. Mengikut Seksyen 1.6.7 Garis Panduan E-Invois LHDNM, beberapa kategori transaksi berikut secara khusus dikecualikan:
| Kategori | Contoh |
| Pendapatan penggajian | Gaji dan elaun pekerja |
| pencen | Bayaran pencen bulanan |
| Nafkah atau alimoni | Pembayaran nafkah mahkamah |
| Pengagihan dividen tertentu | Dividen dari syarikat tidak layak potongan cukai |
| zakat | Pembayaran zakat perniagaan atau individu |
| Sekuriti dan derivatif | Nilai kontrak pembelian atau jualan sekuriti di bursa saham |
| Derma dan sumbangan | Penerimaan derma tertentu yang layak |
Baca juga: Tak Lapor atau Bayar Cukai Pendapatan? Ini Kesan & Penalti
Kesimpulannya, pematuhan e-invoice bukan beban tapi ia adalah perlindungan untuk perniagaan anda.
Dengan memahami senarai e-invoice yang perlu disimpan, mengetahui jenis transaksi yang terlibat, dan mematuhi tempoh simpan e-invoice selama 7 tahun yang diwajibkan, anda sudah membina tembok perlindungan yang kukuh untuk perniagaan anda di hadapan LHDNM.
Pengurusan Pekerja Boleh Jadi Mencabar Tanpa MySyarikat!
Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko salah pengiraan, rekod bercelaru, atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.
Perkenalkan MySyarikat, sistem HRMS (Human Resource Management System) automasi yang membantu majikan:
- Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
- Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
- Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.
Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, MySyarikat adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!
Mari BOOK DEMO untuk mendapatkan sistem MySyarikat sekarang!
