Tanpa mengira sektor ataupun industri kerja apabila menyebut sahaja tentang perniagaan kita tidak boleh lari daripada tugasan menyimpan rekod untuk keperluan undang-undang dan sebagainya.
Sama ada anda majikan, bahagian Sumber Manusia (HR) atau pekerja sekalipun terdapat dokumen-dokumen pekerjaan penting yang semua perlu ambil maklum dan kenal pasti untuk memudahkan sebarang rujukan apabila diperlukan nanti.
Jadi mari kita lihat apakah dokumen-dokumen pekerjaan yang perlu semua pihak perlukan, daripada peringkat awal pekerjaan sehingga peringkat akhir bekerja seperti semasa berhenti kerja.
Apakah Itu Dokumen Pekerjaan?
Dokumen pekerjaan (employment document) adalah sebarang surat-menyurat untuk tujuan dokumentasi komprehensif syarikat dan berkait dengan pematuhan undang-undang yang perlu disediakan oleh majikan dan pegawai HR kepada pekerja.
Mudah kata dokumen pekerjaan ini adalah sebarang dokumentasi yang menjadi hitam putih, yang mengikat pekerja dengan syarikat secara sah di sisi undang-undang contohnya seperti kontrak kerja.
Oleh itu, penting untuk majikan dan pegawai HR menyediakan semua dokumen pekerjaan secara lengkap sepanjang tempoh pekerja bekerja dengan syarikat. Ini termasuk semasa dari peringkat pengambilan (onboarding) sehingga penamatan pekerja.
Penting ke simpan dokumen pekerjaan ini?
Jawapannya penting! Sebenarnya, dari majikan sehingga ke pegawai HR wajib menyimpan rekod dokumen pekerjaan untuk satu tempoh masa tertentu walaupun selepas pekerja berhenti. Malah, untuk sisi pekerja juga penting untuk menyimpan dokumen pekerjaan sehingga menamatkan perkhidmatan dengan syarikat.
Perlu difahamkan di sini bahawa semua pihak perlu menyimpan segala dokumen pekerjaan sepanjang tempoh bekerja dengan syarikat. Hal ini kerana dokumen pekerjaan ini berfungsi untuk membantu saat diperlukan seperti berikut:
- Tujuan Undang-Undang – jika berlaku sebarang pertikaian berkaitan pekerjaan, ia boleh digunakan untuk rujukan semula semua pihak.
- Tujuan Pengurusan – membantu proses pengambilan, penamatan, penambahan dan kenaikan pangkat untuk pekerja di dalam syarikat.
- Tujuan Tugasan – membantu bahagian HR untuk urusan dan proses pekerjaan seperti pangiraan gaji, percukaian, pembayaran caruman dan sebagainya.
Contoh-Contoh Dokumen Pekerjaan
Seperti yang diterangkan awal tadi semua pihak dari majikan, bahagian HR sehingga ke pekerja wajib untuk menyimpan rekod dokumen pekerjaan mereka sendiri. Tapi apakah contoh-contoh dokumen tersebut?
Di bawah ini adalah beberapa contoh dokumen pekerjaan yang penting untuk majikan dan bahagian HR sediakan, dan perlu untuk pekerja menyimpannya.
- Semasa Peringkat Pengambilan
Dalam tempoh ini kebiasaannya majikan dan bahagian HR tidak perlu menyediakan banyak dokumen, tetapi sebaliknya sisi pekerja pula yang perlu menyertakan dokumen pekerjaan untuk urusan pengambilan kerja.
Antara dokumen pekerjaan yang perlu disediakan pada peringkat ini adalah,
- Penerangan Kerja (Job Description)
Dokumen ini perlu disediakan oleh majikan dan bahagian HR dalam proses mencari pekerja. Ia perlu menerangkan dengan teliti mengenai tugasan dan tanggungjawab bagi suatu jawatan.
- Laporan Pemeriksaan Latar Belakang (Background Check)
Selepas memilih calon pekerja, bahagian HR perlu membuat pemeriksaan latar belakang dan mengemukakan laporan tersebut kepada majikan untuk tujuan membuat keputusan.
- Borang Permohonan, Resume atau Cover Letter
Pekerja perlu menghantar borang permohonan kerja (employment application) dengan menyertakan sekali rujukan latar belakang seperti resume dan cover letter kepada syarikat.
- Surat Tawaran
Syarikat perlu keluarkan surat tawaran (offer letter) kepada pekerja sebagai makluman mengenai penerimaan pekerja untuk sesuatu jawatan tersebut.
- Semasa Peringkat Bekerja
Semasa tempoh ini terdapat banyak dokumen pekerjaan yang perlu majikan dan bahagian HR sediakan untuk pekerja. Dan pekerja juga perlu ambil maklum dokumen-dokumen tersebut serta menyimpannya untuk rujukan.
- Kontrak Kerja
Setiap majikan wajib untuk menyediakan kontrak pekerjaan sebagai bukti undang-undang sah bahawa pekerja bersetuju untuk memberi khidmat kepada syarikat.
- Kontak Kecemasan
Senarai kontak kecemasan perlu disediakan oleh pekerja kepada majikan sebagai rujukan andai berlaku sebarang kecemasan yang perlukan syarikat hubungi.
- Buku Panduan Bekerja
Penting untuk mana-mana pekerja baru memahami setiap peraturan dan syarat bekerja dengan syarikat. Sesetengahnya mungkin panggil buku panduan bekerja ini sebagai buku polisi.
- Surat Tempoh Percubaan
Kebanyakan syarikat di Malaysia mengamalkan tempoh percubaan (probation period) selama 3 ke 6 bulan, dan selepas tamat tempoh itu majikan perlu beri surat makluman.
- Dokumen Percukaian
Setiap pekerja wajib untuk isytiharkan diri sebagai pembayar cukai setiap tahun, begitu juga untuk syarikat yang perlu membayar cukai kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN).
- Dokumen Caruman
Pekerja dan majikan wajib untuk membayar caruman KWSP, PERKESO dan SIP seperti yang dinyatakan dalam undang-undang kerja – Akta Kerja 1955.
- Dokumen Perbankan
Penting untuk syarikat menyimpan dokumen perbankan pekerja untuk proses pembayaran gaji, jadi pekerja juga wajib untuk berikan maklumat perbank apabila menyertai syarikat.
- Semasa Peringkat Penamatan Bekerja
Walaupun ketika pekerja ingin berhenti terdapat beberapa dokumen penting yang setiap pihak perlu ambil maklum. Penting untuk semua pihak menyimpan segala dokumen ini sebagai rujukan jika berlaku sebarang pertikaian.
- Surat Perletakan Jawatan/ Notis Berhenti Kerja
Mengikut Akta Kerja 1955 mana-mana pihak yang ingin berhenti perlu menghantar notis penamatan kontrak ke pihak satu lagi. Di sini notis berhenti kerja tidak memerlukan pengesahan oleh mana-mana pihak.
- Surat Pengesahan Pampasan
Bagi kes untuk pemberhentian di bawah Skim Pemisahan Sukarela (VSS) perlu mendapatkan surat makluman mengenainya dan jumlah pampasan yang layak pekerja terima.
Amalan Terbaik Untuk Simpan Semua Dokumen Pekerjaan
Setiap syarikat memiliki cara tersendiri untuk menyimpan rekod segala dokumentasi pekerjaan. Sama ada menyimpannya secara fizikal atau dalam bentuk digital, ia mestilah mudah untuk diakses kembali apabila diperlukan.
Ingat, dokumen pekerjaan ini perlu disimpan untuk suatu tempoh tertentu walaupun selepas pekerja meninggalkan syarikat. Selalunya ia disimpan untuk tempoh 5 ke 6 tahun sebelum dihapuskan.
Lancarkan Pengurusan Dokumentasi Dengan MySyarikat!
Syarikat anda ada masalah menyimpan rekod dokumentasi pekerja? Pengurusan jadi tidak teratur dan perlukan sistem automasi?
Berita baik kepada anda kerana MySyarikat turut menawarkan segala fungsi lain yang dapat membantu majikan dan pegawai HR seperti pengurusan payroll, pengurusan cuti dan tuntutan, pengurusan kehadiran, pengurusan KPI dan banyak lagi!
Dengan MySyarikat pengurusan syarikat anda akan menjadi lebih lancar dan efisien. Rasai sendiri pengalaman menggunakan HR software terbaik di Malaysia – MySyarikat sekarang!
Klik BOOK DEMO untuk tetapkan temujanji demo sistem secara percuma!
