Dalam konteks pekerjaan selain surat tawaran kerja, surat pengesahan atau confirmation letter juga adalah sama penting kepada pekerja. Ia menjadi bukti bahawa pekerja sudah melepasi tempoh percubaan (probation period).
Jika anda sudah berjaya menamatkan tempoh probation period sama ada tiga bulan atau enam bulan, tahniah! Kini anda hanya perlu dapatkan confirmation letter untuk menjadi seorang pekerja tetap.
Maka artikel kali ini akan mengajar anda cara untuk mendapatkan confirmation letter, dan jika anda sebagai seorang majikan pula akan diajar cara membuat surat pengesahan jawatan pekerja.
Apa Itu Confirmation Letter?
Sepanjang 3 ke 6 bulan melalui probation period pasti anda menanti-nantikan saat menerima confirmation letter untuk melayakkan anda menerima faedah yang sama seperti pekerja tetap lain.
Di sini perlu diingatkan bahawa tanpa mengira status sama ada pekerja percubaan atau pekerja tetap anda masih layak untuk menerima faedah-faedah asas yang ditawarkan dalam Akta Kerja 1955 seperti cuti, caruman dan gaji minimum.
Cuma yang membezakannya adalah sesetengah syarikat mungkin tidak membenarkan dahulu pekerja percubaan menggunakan cuti tahunanan semasa probation period, tetapi cuti tahunan itu ada di prorata selepas mendapat confirmation letter.
Surat pengesahan atau confirmation letter adalah sebuah surat yang mengesahkan pengambilan pekerja apabila pekerja itu telah menamatkan tempoh percubaan di bawah syarikat.
Tujuan utama surat ini diberikan adalah untuk mengucap tahniah kepada pekerja dan bertindak sebagai sumber motivasi kepada pekerja, jadi isinya perlulah ringkas dan mudah difaham oleh semua pihak.
Selalunya dalam surat pengesahan juga akan menyatakan jika terdapat kenaikan jumlah gaji pekerja, faedah cuti yang di prorata dan beberapa maklumat lain.
Perlu difahamkan surat pengesahan ini berbeza dengan surat tawaran yang diberikan syarikat selepas anda lalui sesi temuduga. Surat tawaran adalah makluman kepada anda bahawa syarikat setuju terima anda bekerja, dan surat pengesahan adalah sahkan anda habis probation.
Antara kepentingan syarikat memberikan confirmation letter kepada pekerja selepas tamat tempoh percubaan adalah
- Bukti pengesahan tambahan secara bertulis yang mengesahkan kedudukan pekerja dalam syarikat
- Sebagai bukti pemahaman atau persetujuan antara pekerja dan majikan mengenai jawatan yang dipegang
- Sebagai satu bentuk motivasi dan pekerja tidak perlu bimbang dengan status jawatan yang disandang
- Membantu pekerja dalam sebarang urusan termasuk sebagai bukti bekerja jika berlaku masalah untuk di bawa ke pejabat buruh
Proses Peralihan Ke Pekerja Tetap
Sebagai seorang majikan yang bertanggungjawab pastinya anda perlu tahu prosedur mengeluarkan confirmation letter. Di sini pekerja juga perlu ambil tahu proses peralihan dari probation period ke pekerja tetap.
Untuk mengeluarkan confirmation letter tidak kira sama ada bentul fizikal atau dalam bentuk emel, terdapat beberapa elemen penting yang perlu ada di dalamnya.
- Nama dan alamat penerima
- Tarikh surat dikeluarkan
- Kepala surat yang menyatakan tujuan yang jelas
- Isi penting boleh ditebalkan untuk memudahkan pembacaan
- Tandatangan pengesahan pemberi dan penerima
Penting untuk pekerja dan majikan memastikan segala maklumat yang dinyatakan dalam surat pengesahan itu tepat dan benar sebelum menandatanganinya. Jika terdapat kesilapan atau ketidakpuashatian, pekerja boleh buat rundingan terlebih dahulu.
Kebiasaannya juga sebelum majikan menyerahkan confirmation letter, adalah dinasihatkan untuk mengadakan perjumpaan dengan pekerja. Tujuan perjumpaan ini adalah untuk memberi sebarang maklum balas prestasi pekerja semasa probation period.
Bagi sesetengah kes lain majikan juga boleh memberi ujian sebelum mengesahkan pemberian confirmation letter pekerja. Tapi pekerja tidak perlu khuatir kerana ujian yang diberikan selalunya untuk menguji pemahaman pekerja terhadap syarikat sahaja.
Lepas selesai segala proses perjumpaan dan tandatangan confirmation letter, majikan wajib memberikan salinan surat tersebut kepada pekerja sebagai rujukan.
Sebaik segalanya selesai, maka anda secara sahnya adalah seorang pekerja tetap syarikat dan layak menerima segala faedah seperti yang dinyatakan dalam Akta Kerja 1955. Anda juga perlu peka bahawa kini anda ada tanggungjawab besar sebagai seorang pekerja di syarikat.
Selamat maju jaya dan sentiasa lakukan yang terbaik dalam bidang kerja yang anda ceburi!
