Pembayaran gaji (payroll) merupakan antara proses terpenting dalam mana-mana bisnes perniagaan. Terutamanya sebagai majikan adalah penting untuk pastikan pembayaran gaji, caruman dan sebarang pampasan dibuat dengan betul dan tepat pada waktunya.
Dari menjejak kehadiran sehingga mengira gaji pekerja, banyak tanggungjawab dan tugasan berat perlu dipertimbangkan dalam membuat payroll. Atas faktor itu majikan dinasihatkan untuk menggunakan sistem payroll seperti yang ditawarkan MySyarikat dalam membantu proses pembayaran gaji.
Apakah Itu Sistem Payroll?
Sepertinya namanya, sistem payroll merupakan sebuah perisian yang digunakan pemilik perniagaan untuk mengurus dan mengautomasikan proses pembayaran gaji pekerja. Ini termasuk mengira, merekod, menjejak kehadiran dan agihkan gaji tepat pada masanya.
Kata kuncinya di sini adalah mengurus dan mengautomasikan. Jadi sistem payroll ini digunakan dalam segala tugasan berulangan yang melibatkan pengiraan gaji termasuk percukaian sehingga caruman wajib seperti KWSP, PERKESO dan SIP di Malaysia.
Walaupun setiap syarikat memiliki akauntan mereka tersendiri untuk menyelaraskan segala pengiraan gaji, penggunaan sistem payroll ini dapat membantu meningkatkan lagi efisiensi dan mengurangkan sebarang risiko kesalahan pengiraan oleh manusia.
Mudah katanya sistem payroll umpama mesin dan akauntan pula adalah pengendali mesin. Kedua-duanya saling memerlukan diantara satu sama lain, dan dengan kehadiran mesin ini tugasan pengendali menjadi semakin mudah.
5 Sebab Kenapa Syarikat Perlukan Sistem Payroll
Mengambil contoh sistem payroll yang ditawarkan MySyarikat, ia dapat membantu bahagian pengurusan dan bahagian sumber manusia (HR) untuk mengutomasikan segala tugasan berat dalam mengiran gaji.
Dengan menggunakan MySyarikat kini tiada lagi sebarang masalah pengiraan sehingga agihan kerana segala dijana secara automate daripada sistem sahaja. Bahagian pengurusan dan bahagian HR hanya perlu masukkan data yang diperlukan, dan sistem akan membuat pengiraan.
- Tingkatkan Efisiensi
Salah satu kelebihan utama syarikat memilih untuk menggunakan sistem payroll walaupun sudah memiliki akauntan adalah kerana ia dapat meningkatkan gerak kerja, seterusnya menjadikan tugasan yang dilakukan secara lebih efisien.
Contohnya, akauntan perlu mengambil masa dalam mengira kehadiran setiap pekerja untuk selaraskannya dengan pembayaran gaji dan dek kerana terlalu banyak data ia boleh memberi tekanan sehingga terjadinya masalah seperti pengiraan.
Jadi dengan menggunakan sistem payroll ini ia dapat memudahkan urusan akauntan dalam menyelaraskan kehadiran dan gaji pekerja, seterusnya meningkatkan efisiensi gerak kerja termasuk mengurangkan tekanan dan kesalahan dalam pengiraan.
- Pengiraan dan Pembayaran Tepat
Ketepatan masa (on-time) adalah sangat penting dalam mana-mana perniagaan. Malah, pekerja juga akan menjadi lebih gembira apabila pembayaran gaji dibuat oleh majikan tepat pada masanya dan dibayar dalam kuantiti dipersetujui.
Oleh itu, sistem payroll digunakan dalam memastikan pengiraan jumlah gaji dikira tepat dan agihan pembayaran dibuat tepat pada masa yang ditetapkan. Perlu diingatkan bahawa majikan perlu membayar gaji pekerja dalam tempoh 7 hari pertama setiap bulan.
Contohnya sistem MySyarikat yang boleh automasikan pengiraan gaji dengan menyelaraskannya dengan kehadiran pekerja sebelum mengagihkan pembayaran mengikut waktu yang ditetapkan walaupun hari pembayaran gaji jatuh pada hari minggu.
- Laporan Kewangan Komprehensif
Laporan kewangan sangat penting dalam mana-mana perniagaan, ia diperlukan dalam proses audit setiap tahun. Telah menjadi tugasan akauntan untuk mengumpul setiap rekod kewangan bulanan dan menyediakan laporan tahunan.
Mengenal pasti keperluan tersebut sistem payroll seperti MySyarikat menawarkan fungsi untuk mengumpul, merumuskan dan menyediakan laporan kewangan tahunan yang lengkap untuk tujuan pengauditan nanti.
Di sini akauntan, bahagian pengurusan atau bahagian HR boleh mengakses maklumat yang diperlukan dari dalam sistem sahaja tanpa perlu bersusah payah membuat tugasan tersebut secara manual lagi.
- Rekod Percukaian
Umumnya setiap tahun pekerja dan majikan wajib untuk mengistiharkan diri sebagai pembayar cukai kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN). Antara bulan Mac sehingga April dikenali sebagai musim cukai pendapatan di Malaysia.
Selalunya semasa musim cukai ini pekerja perlu mendapatkan Borang EA bagi tujuan membayar cukai pendapatan. Manakala untuk majikan pula mereka turut memerlukan borang tersendiri untuk isytiharkan diri sebagai pembayar cukai pendapatan koporat serta cukai keuntungan.
Rententan daripada itu sistem payroll MySyarikat memiliki fungsi untuk menjana Borang EA untuk tujuan pengisytiharan cukai pendapatan pekerja. Selain itu, sistem MySyarikat juga dapat membantu pekerja dan majikan untuk urusan potongan cukai bulanan (PCB).
- Mematuhi Undang-Undang
Pematuhan terhadap undang-undang kerja adalah penting lebih-lebih lagi dalam proses pembayaran gaji. Seperti kita sedia maklum Akta Kerja 1955 ada menggariskan penetapan pembayaran gaji kepada majikan dan pekerja.
Contoh paling mudah adalah berkenaan penetapan pembayaran gaji mestilah dibayar juga caruman wajib pekerja seperti KWSP, PERKESO dan SIP. Akta Kerja juga ada menyatakan tempoh pembayaran gaji yang majikan perlu ikuti.
Dengan MySyarikat segala penetapan undang-undang tersebut dapat dilaksanakan dengan baik kerana sistem ini mematuhi peruntukan Akta Kerja 1955 dalam proses pembayaran gaji. Jadi tiada kebimbangan pembayaran yang tidak mematuhi undang-undang.
Siapakah Sesuai Gunakan Sistem Payroll MySyarikat?
Sebenarnya setiap jenis perniagaan dari pelbagai sektor dan industri sesuai untuk gunakan sistem MySyarikat dalam menguruskan proses payroll. Sama ada perusahaan kecil sederhana (PKS) atau small-medium enterprise (SME) sehingga syarikat-syarikat koporat lain, semuanya sesuai untuk menggunakan sistem payroll MySyarikat.
Jom Dapatkan Sistem Payroll MySyarikat Sekarang!
Adakah anda sudah membuat keputusan untuk menggunakan sistem payroll? Jika jawapannya ‘Ya’ sudah tiba masa untuk menggunakan MySyarikat!
MySyarikat turut menawarkan segala fungsi lain yang dapat membantu majikan dan pegawai HR seperti pengurusan payroll, pengurusan cuti dan tuntutan, pengurusan kehadiran, pengurusan KPI dan banyak lagi!
Dengan MySyarikat pengurusan syarikat anda akan menjadi lebih lancar dan efisien. Rasai sendiri pengalaman menggunakan HR software terbaik di Malaysia – MySyarikat sekarang!
Klik BOOK DEMO untuk tetapkan temujanji demo sistem secara percuma!
