Antara prosedur terakhir dalam proses pengambilan pekerja (recruitment) adalah dengan mengeluarkan surat tawaran (offer letter). Tujuan pengeluaran offer letter ini adalah sebagai pemberitahuan majikan kepada pekerja bahawa mereka bersetuju untuk diambil bekerja.
Selalunya juga pengeluaran offer letter ini sering dianggap sebagai pra-kontrak oleh kebanyakan syarikat, menandankan bahawa pekerja di mengikat perjanjian untuk berkhidmat dan ada sesetengah juga menganggap ia sebahagian daripada kontrak kerja.
Apa Itu Offer Letter?
Secara asasnya offer letter berbeza diantara satu syarikat dengan yang lain. Bergantung kepada polisi syarikat, sesetengahnya menganggap offer letter itu sama seperti kontrak kerja. Pada hakikatnya offer letter dan kontrak kerja adalah dua benda yang sama.
Jika dilihat pada definisi offer letter merupakan satu dokumentasi yang mengikat persetujuan awal di antara pekerja dan majikan. Ia juga dikenali sebagai pra-kontrak yang menandakan pekerja setuju dengan terma serta syarat bekerja bersama majikan.
Kata kuncinya di sini adalah persetujuan awal, di mana ia boleh dikategorikan sebagai pra-kontrak di antara pekerja dan majikan. Maka, andai offer letter tersebut mengandungi maklumat perkhidmatan lengkap ia boleh dianggap sebagai kontrak kerja.
Jadi berdasarkan teorinya, apabila seorang pekerja menandatangani offer letter maka individu tersebut sebenarnya sudah bersetuju untuk berkhidmat dengan majikan dan andai menolak tawaran selepas tandatangan majikan berhak menuntut ganti rugi.
Perkara Penting Yang Perlu Ada Dalam Offer Letter
Tidak kira sama ada pekerja, pegawai sumber manusia (HR) atau majikan sekalipun adalah sangat penting untuk mengetahui bahawa offer letter memainkan peranan sangat penting dalam pengambilan pekerja.
Oleh itu, penting juga untuk semua pihak mengetahui 6 perkara atau elemen penting yang perlu ada di dalam sebuah offer letter. Seperti dibincangkan atas offer letter dan kontrak kerja boleh jadi benda yang sama, maka penting untuk kenal pasti terma persetujuan sebelum menurunkan tandatangan.
Antara perkara atau elemen penting yang ada dalam sebuah offer letter dan perlu dikenal pasti sebelum menandatanganinya adalah seperti berikut:
- Jawatan
Perkara pertama yang perlu dikenal pasti terutamanya bagi seorang pekerja adalah jawatan yang ditawarkan. Hal ini kerana pekerja wajib untuk pastikan bahawa jawatan yang ditawarkan syarikat adalah sama dengan apa yang dimohon.
Bagi pihak syarikat pula andai terdapat perubahan jawatan terhadap permohonan pekerja, wajiblah untuk memaklumkannya kepada pekerja terlebih dahulu sebelum menulisnya dalam offer letter.
Kegagalan mana-mana pihak untuk mengambil maklum tentang jawatan ini boleh menyebabkan ketidakpuasan hati, seterusnya boleh mencetus masalah lain seperti kekecewaan kontrak (frustration of contract).
- Tugasan Kerja
Dalam apa jua pekerjaan, tugasan kerja (job scope) amat penting kepada pekerja dan majikan. Hal ini kerana jika tugasan kerja yang disenaraikan tidak sesama dengan persetujuan dalam offer letter ia boleh terjadi bebanan kerja tambahan.
Atas faktor itu juga syarikat dinasihatkan menyenaraikan tugasan kerja pekerja dengan jelas supaya mereka tahu akan bebanan kerja yang perlu ditanggung sebelum menandantangani offer letter.
Pekerja juga dinasihatkan untuk meneliti tugasan kerja dan memastikannya selari dengan bebanan kerja dalam jawatan dimohon. Pada kebanyakan kes pekerja tidak membaca tugasan kerja ini dan tanpa sedar telah melakukan kerja berlebihan dari sepatutnya.
- Pampasan
Maksud pampasan di sini adalah segala nilai wang termasuk gaji, elaun, komisen bagi mereka yang bekerja dibahagian layak menerima komisen dan bonus. Selalunya, syarikat akan senaraikan jumlah gaji yang diterima sahaja dalam offer letter.
Tetapi pekerja boleh bertanya kepada pegawai HR tentang pampasan lain yang layak diterima, dan majikan wajib untuk menerangkannya. Penting untuk difahamkan bahawa pampasan kerja merupakan hak utama pekerja.
Pada sesetengah kes, majikan juga boleh menyenaraikan jenis potongan wajib yang bakal dibuat pada gaji pekerja seperti KWSP, PERKESO dan SIP. Ini merupakan potongan wajib yang juga menjadi hak pekerja.
- Waktu Bekerja dan Masa Cuti
Penting juga untuk majikan menyenaraikan tempoh waktu bekerja serta jumlah cuti yang layak pekerja terima dalam offer letter. Hal ini kerana pekerja berhak untuk tahu tempoh waktu bekerja dan faedah cuti mereka seperti yang digariskan dalam Akta Kerja 1955.
Andai majikan tidak memaklumkan tempoh waktu bekerja dan jumlah cuti di dalam offer letter, maka ia akan berbalik kepada penetapan di dalam Akta Kerja di mana pekerja tidak boleh bekerja lebih 8 jam sehari dan jumlah cuti tahunan akan mengikut perundangan.
Maka, kedua-dua pihak perlu peka terhadap perkara melibatkan tempoh waktu bekerj adan faedah cuti ini. Kegagalan untuk memahami hak masing-masing boleh mendatangkan pelbagai masalah lain termasuk pelanggaran syarat kontrak.
- Pakej Faedah
Bergantung kepada polisi sesebuah syarikat, faedah-faedah yang ditawarkan adalah berbeza. Satu syarikat mungkin boleh tawarkan faedah kesihatan seperti panel klinik gigi sementara yang lain mungkin berikan faedah percutian tambahan.
Sebenarnya jika dilihat dalam Akta Kerja 1955 pakej faedah ini tidak dinyatakan dalam mana-mana seksyen. Ia bergantung seratus peratus kepada polisi syarikat semata-mata. Tetapi apabila sudah dinyatakan ia perlu dilaksanakan.
Contohnya, syarikat berikan pakej faedah duit poket perjalanan kepada pekerja semasa interview namun tidak dinyatakan dalam offer letter. Di sini pekerja berhak untuk mendapatkan penjelasan dan menolak tawaran jika tidak bersetuju.
- Syarat Penamatan
Perkara terakhir yang perlu ada dan dikenal pasti dalam sesebuah offer letter adalah syarat penamatan kontrak. Ia adalah maklumat yang paling penting selain daripada jawatan dan senarai tugasan kerja pekerja.
Dengan menerangkan syarat penamatan ini kedua-dua pihak, pekerja dan majikan akan lebih peka terhadap hak masing-masing. Kegagalan mana-mana pihak untuk mengenal pasti syarat penamantan ini boleh membawa ke pelanggaran undang-undang kerja.
Jadi dinasihatkan kepada pekerja untuk membaca offer letter dengan teliti dan sampai habis sebelum menurunkan tandatangan. Pastinya pekerja tidak mahu ditindas oleh majikan disebabkan kesalahan diri sendiri yang tidak membaca persetujuan.
Automasikan Segala Dokumentasi Dengan MySyarikat!
Adakah syarikat anda menghadapi masalah menguruskan dokumen pekerja? Perlukan sistem yang boleh simpan sebarang dokumen penting dan mudah diakses oleh pekerja dan pegawai HR? MySyarikat, satu-satunya sistem HR software yang anda perlukan!
Dengan MySyarikat pengurusan sumber manusia anda akan lebih efisien dan efektif. Terdapat pelbagai fungsi pengurusan yang ditawarkan termasuk pengurusan gaji, cuti, tuntutan, termasuk feature rekod kehadiran dan membuat pengumuman yang moden serta inovatif.
Dengan HR software terbaik di Malaysia ini, operasi syarikat anda akan lebih teratur dan efisien, serta meningkatkan kualiti kerja pekerja dan produktiviti. Masa untuk digitalisasikan pengurusan sumber manusia syarikat anda dengan MySyarikat!
Rasai pengalaman menggunakan HR software Malaysia terbaik sekarang dengan ‘Book Demo’ secara percuma bersama kami!
